? 组织是否已知道这一情况？
? 组织是否已判定出它是否反映了对某项法规的符合性问题？ ? 组织是否立即采取了适当的纠正措施来处理这一问题？ ? 是否根据制度的要求进行了通报？
? 如果环境管理体系未能识别或者正确处理违规问题，认证机构应予以识别。 5.3 认证机构应如何回应相关方的抱怨
当认证机构收到来自相关方对已获认证组织环境表现方面的抱怨时，他们应： ? 立即将抱怨通报该组织并判定该抱怨的正确性；
? 判定环境管理体系是否已认识到并对这一抱怨（或情况）进行了充分的回应； ? 判定此种情况是否反映了与标准的不符合；
? 对抱怨的处理进行跟踪并将结果通知投诉方（同时对获证组织保持必要的保密）； ? 对环境管理体系出现不符合的情况采取适当的措施。
将抱怨通报给获证组织、判定管理体系是否持续符合ISO-14001的要求，是认证机构的职责。
组织负责跟踪并且针对抱怨做出适当回应，确保体系能够持续的或采取纠正措施后能够持续符合标准的要求。
5.4 办公室审核/文件审核与对组织日常活动中体系实施的现场评价之间的平衡 每一个EMS评价都包括对环境管理体系的策划、实施和有效性的评价。这一过程要求对体系文件进行评审，对记录进行检查。没有对体系的适宜性和实施情况的充分评价，就无法对体系的有效性进行判定。
第一阶段审核中包含对体系的完整性和为第二阶段审核所做的审核准备方面的判定，大量案例表明，审核员没有在现场对设施、活动和产品的审核，就不可能进行实事求是的评价。。
在第二阶段审核中，必须根据环境管理体系对环境因素在其发生场所进行控制的情况来对实施进行审核。进一步说，EMS依赖于信息交流和所有有关人员对环境方针的承诺，而这些只能通过对组织日常活动的观察进行评价。
为了对EMS有效性进行恰如其分的评价，审核员必须合理地分配文件审核和对正常活动中环境管理体系实施情况进行现场审核的时间。遗憾的是，由于组织的情况千差万别，无法用一个公式来规定它们之间的比例。但实际情况表明，文件审核占用过多审核时间的情况经常出现。这可能导致不能对环境管理体系的有效性做出恰当的评价，并遗漏一些环境表现不如人意之处，从而使利益相关方对认证过程失去信任。