合乎需要的审计方案应该在现场调查之后及时编制,以指导现场审计工作。在初步准备和现场调查工作中,通过查阅有关档案文件资料、与管理人员讨论经营活动、实地观察作业现场和操作过程、进行简单的审计测试和分析性检查,并在工作底稿、备忘录或其原始工作记录中记载、汇总了调查了解的结果,由此内部审计人员对被审计单位的过去、现在和未来的发展趋势有了一个较全面的了解,为综合所获信息,确定审计目标和重点范围打下了基础。这时,内部审计人员应该组织在一起认真讨论准备工作中所掌握的各种情况,尤其是那些显示出具有较高风险,可能存在问题的方面,编制审计方案。下面,我们介绍内部审计人员在编制审计方案时应予认真研究和确认的内容,即审计方案的一般结构和内容。
(一)确定审计范围
任何一个被审计单位都有许多相互联系的活动和极其复杂的业务处理过程。要全面审计其中的每一个方面和处理环节,将花费大量的时间,紧张的资源预算所要求的严格费用控制使审计工作不可能对被审计单位的每一项活动进行全面彻底的检查和评价,即使是那些风险高的,被认为重点审汁的部分,也不可能进行全面彻底的检查。在准备过程中所获得的信息有助于确定审计目标的重点领域,经济有效的审计方案是侧重于达到组织目标的重要事项而不是全部或令人感兴趣的事项。《内部审计专业实务标准》认为,内部审计总的审计范围是对被审计单位内部控制系统的适当性和有效性,以及履行职责的工作质量进行检查和评价;但企业管理当局和董事会对审计工作范围提供一般指导。就一个具体审计项目而言,通常仅涉及与完成该项审计任务相关的活动和重要方面。例如,对购货部门进行审计时,审计人员可能将审计工作效力集中于三个方面:购货的来源;视供货者的情况选择购货;使用购货订单购货。选择这三个方面作为对购货部门审计重点的原因是,这三个方面存在着重大问题的可能性;通过测试发现有关供货方情况的记录存在令人迷惑的问题,既定的标准、程序未能有效地执行;分析性检查又发现向某些供货单位采购的金额或订货合同的金额较大或增长幅度较大。总之,具体审计项目的审计范围应根据准备工作.尤其是现场调查的结果,视控制状况、风险高低和重要性来确定。有关内部控制评审和风险评估的内容,请读者参阅第六部分和第七部分。在此,我们介绍一下重要性概念。
重要性概念是会计审计理论和实务中的一个基本概念。不同阶层的人员(诸如企业管理当局、审计委员会、股东、债权人、外部审计人员等)从各自关心的角度,对企业生产经营管理活动各方面的重要性所持的态度和观点会存在差异。对外部审计人员来说,重要性主要是针对财务报告所列项目的真实性和公允性而言的,凡对财务报表所列信息的真实性和公允性有重大影响,可能导致报表使用者改变其决策,并具有重大遗漏和错误的事项。换言之,凡对签署客观公正的审
计意见有实质性影响的事项都具有重要性(例如,应收帐款、或有负债、资产存货等)。对内部审计人员来说,重要性概念更为宽广。一般而言,企业生产经营管理的所有重要方面,以及企业管理当局关心或提出具体要求的任何方面都具有重要性,而不局限于财务报表所列事项有关内容,例如,采购业务、设备的保管和维修、安全管理和资源的使用等。但是,在具体的审计项目中,重要性概念的运用仍然具有针对性,通常根据完成审计任务的需要来判断哪些方面具有重要性。
在编制审计方案、执行现场审计和评价审计结果的各个具体工作阶段,都需要对有关事项的重要性进行估价。具有重要性的事项影响着审计步骤的种类、范围、时间安排、人员分配,因此,对重要性事项的认定直接影响了审计方案的编制。可以说,现场调查所进行的一切工作都是对被审计活动重要性事项的确认。为了有效地进行审计,内部审计人员应该在现场审计中不断地评判审计测试和审计步骤的实施结果,并根据其结论反复估价计划的审计范围是否适当,是否存在遗漏重要事项的可能性。通常,由于一些新情况的出现,而使审计人员降低或提高重要性事项的评判标准,使得一些曾被认为是重要的事项变成次要的,相反,也有一些最初认为并不重要的事项却显得极为重要。由于审计初期和结束时对有关事项的重要性认识有所不同,因此,内部审计人员应该在现场审计过程中不断确定重要性指标和审计范围,这也正是审计方案需要在现场审计过程中加以修改或补充的原因所在。
运用重要性概念确定审汁范围,要求内部审计人员在评价信息方面具有较高的技能,在估价被审计单位哪些方面应该进行重点审计具有较多的审计经验和分析判断能力。
(二)确定审计目标
在编制正式的书面审计方案时:必须为既定审计范围内的每一部分拟订具体的审计目标。具体的审计目标应该跟据准备工作的结果,侧重于对组织目标实现和健康发展具有重要影响的、或已经揭示存在实际的或潜在问题的重要活动事项。审计目标与被审计活动的目的是紧密相关的,要制订具体明确的审计目标,严格区别两者的含义是必要的。审计目标是内部审计人员为达到审计目的所要完成的工作,而被审计活动的目的是管理部门为使组织内的各项活动有助于组织目标的实现而对职员的工作提出的要求和努力达到的效果。例如,管理部门要求职员经济有效地使用资源,这是与资源使用相关业务活动的目的,而与之相应的审计目标则是确定资源是否得到了经济有效地使用。因此,具体的审计目标是针对某项业务活动的目的而设计的。如果内部审计,人员要对:“根据供货者的情况购货”这部分工作进行审计,那么审计目标应该是确定是否为选择供货者制定了
标准,以及这些标准是否适当;确定有关部门是否定期向采购部门提供了有关供货者情况的准确信息;当供货者不符合既定的选择标准时,是否采取了适当的行动。类似地,要制订与采购业务活动的审计目标,还必须对采购的来源和使用订货单购货两个方面拟订审计目标。
(三)确定审计步骤
审计步骤是指导现场审计达到审计目标的一套具体行动措施,是审计方案的核心内容。在确定了审计范围和审计目标之后,内部审计人员应该继而决定具体的审计步骤,-包括应采用的审计方法,以说明如何收集证据、评价证据,完成现场审计工作。审计步骤应该适合特定的审计目标并覆盖整个已经确定的审计范围。要有效地完成现场审计工作,保证所收集的信息能够充分、准确地支持审计结论,达到审计目标,在审计步骤中阐明各种指令所运用的名词必须有准确的含义,以免产生歧义而使执行审计步骤的人员误入歧途。为此,内部审计部门有必要对审计方案中使用的各种指令性名词采用统一的定义,并为审计人员所理解和熟知,以保证方案制订和执行方案的人员之间建立可靠的联系,使执行方案的审计人员能够按照方案制订者的意图完成审计:步骤。“审计”这个词的含义极为丰富,几乎可以在各种场合中运用。分析、核对、验证、测试等词都可从不同的角度或方面来表达这个词的含义。因此,诸如“审计”这类意义过于一般化的词不适合作为指令性名词在审计方案中运用。为了统一认识、统一行动,内部审计部门应该对“分析、核对、验证、测试”等经常运用的词统一定义,这样有助于减少意义的模糊,为正确理解和完成审计步骤所规定的真实工作内容,获取准确可靠的信息提供合理的保证。
(四)修订时间预算和分配审计人员
通常,花费在审计准备过程中现场调查所需要的时间与进行现场审计和撰写审计报告所需要的时间有较稳定的关系。在完成现场调查工作之后,内部审计人员对被审单位的情况有较全面的了解,审计的方向和重点也较明确了,这时就能较准确地估计现场审计、完成审计报告的时间。由此,就可以对原计划中的时间预算作适当的调整,并可根据完成规定的审计范围内每一部分工作所需要的知识和技能来具体安排审计人员。
内部审计人员应该在内部讨论的基础上完成上述实际编制审计方案的工作,并将其结果形成正式的书面文件。一般而言,一份结构合理、内容完整的审计方案还应该包括审计项目的名称、被审计活动的目的、控制状况、风险、审计工作底稿参阅、背景信息等方面的内容。在具体的审计实务中,不同组织的内部审计部门对审计方案的编制方法、内容结构的要求不尽相同,完全相同格式的方案是
不存在的。但是,诸如审计目标、审计范围和审计步骤之类的内容是任何一份审计方案不可缺少的组成部分,也是审计方案的核心内容。它不仅反映了审计准备工作的成果,而且是内部审计人员对所了解掌握的各种情况进行初步分析、判断和评价的智慧结晶,反映了审计人员的审计思想。
一般而言,美国一些组织规模较大的内部审计部门在总结长期审计工作经验的基础上,对一些常规性的审计项目都设计了标准化的审计方案,以供现场审计工作使用。这既有利于减少在被审计单位所在地的审计时间,降低审计费用,又有助于帮助审计新手学习和掌握审计方案的编制技术和方法,指导其有效地进行审计。标准化的审计方案通常还包括了背景情况和部分审计准备工作的内容,并附有上一次审计确认的控制状况。但是,在实际运用中,内部审计人员应该根据现场审计所掌握的情况对审计方案进行必要的修订和补充,并取得审计管理人员批准,以适应变化了的审计环境。