4、 用“窗口冻结”功能可以进行简单的数据查询
当我们录入完数据后，我们希望能够非常方便的查询信息，但是由于信息库所涉及的项目很多，我们常常会遇到这样的情况:看到左边的信息又看不到右边的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所对应的信息项。这时我们可以采用“窗口冻结”功能。例如我现在想保留各信息项，同时保留每个人的编号、姓名、部门，让其他信息可以根据需要进行查找，这时我们可以点击D3单元格，然后点击编辑菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗口”，就可以出现如图(五)情况:
图五 查询信息
这样我们会非常容易查到某人相关信息，但是值得注意的是设置窗口冻结的规律:如果你想冻结第2行请将光标放到第3行单元格处，进行冻结窗口设置。如果你想冻结C列，请将光标放到D列单元格处，进行冻结窗口设置。如果你即想冻结第2行又想冻结C列，请将光标放到他们的交叉单元格D3上进行设置。如果想取消冻结功能可以点击“窗口”菜单选择取“消冻结窗口”功能。
5、“自动筛选”功能可以进行简单的数据统计
有时我们想非常快速的得到一些数据，比如本公司在职人员中，本科生学历的男生有多少人?这时我们可以采用自动筛选功能。请选择“人员类别”单元格，点击编辑菜单栏上的“数据”选择“筛选”，点击“自动筛选”。在每个信息项单元格右下角都会出现选择按钮。
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我们分别在人员类别处选择在职(图(六))，在学历处选择本科(图(七))，在性别处选择男(图(八))，最后用鼠标将显示的性别全部选上，这时注意图(九)中用红笔圈住的地方就是我们所需要的数据了。
图六 分别在人员类别处选择在职
图七 在学历处选择本科
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图八 在性别处选择男
图九 红笔圈住的地方就是我们所需要的数据
6、用“数据透视表”功能快速汇总各项数据
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以上功能的设置多用于日常人事工作中，但到年底我们需要对这一年的人事情况进行大量的信息总结，比如人员的离职情况，入职情况，各类数据构成比例等。这项工作更是一项非常繁重的工作。我们可以利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。 请点击编辑菜单栏中“数据”选项，选择“数据透视表和数据透视图”选项，如图(十)
图十 选择“数据透视表和数据透视图”选项
选择“数据透视表”接下来点击“下一步”即可，我们需要确定建立数据透视表的数据源区域，一般系统会自动将整个信息库区域设置成我们要选择的区域。在出现“数据透视表和数据透视图向导-3”第3步时我们选择“现有工作表”，将工作表区域选择在新的sheet中A3单元格” 如图(十一)。点击“完成”后，便会出现(图(十二))结果。这里解释一下我们为什么要选择A3单元格，这主要是因为显示区上面有两行用来放置页字段。
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图十一 将工作表区域选择在新的sheet中A3单元格
图十二 蓝圈圈住的地方
例如我们现在想统计各部门2003年入职人员情况。我们便可以将相关项目用鼠标托至指定位置，如图(十二)红色箭头显示。通过对信息项目的拖拽，系统会自动出现相关信息的统计数据。如果我们还想出现统计数据的图示，这时我们可以点击数据透视表编辑菜单栏上
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