管理风险 参建各单位 管理合同 管理人员能力差 影响进度质量 影响进度 影响进度质量 影响进度质量 A B B B 加大协调力度 提前制定预案 择优选择管理人员 协助并要求更换监理及咨询单位相关人员 调整优化组织结构 进一步明确权责 人力风险 监理及造价咨询人员能力差 组织机构风险 部门设置不当 权责不清 影响工作效率 影响工作效率 C C 说明：危险级别A＞B＞C 12. 文件及信息管理要点
12.1 文件及信息管理的内容
12.1.1、信息管理的目的：项目的信息管理的目的旨在通过有效的项目信息传输的组织和控制为项目建设的增值服务。
12.1.2、信息管理内容及要求
建设档案管理，包括政府颁发的各种批件、证书、合同协议、工程设计图纸及设计变更与经济洽商、质量控制资料、项目重要的收发文件等。具体内容及要求如下表：
文件内容 基础设施和工作环境 项目管理方案 要 求 ○1业主提供的设施和资料是否建立台帐 ○2办公室上墙图表 是否报批 针对工程重点、难点编制○1内容是否齐全和有针对性 细则 设计交底和图纸会审 ○2项目管理工作的方法、措施和控制要点 ○1内容是否齐全 ○2各单位签章 ○1是否按期召开 工地例会及专题会议纪要 ○2内容全面 ○3会议签到表 项目管理月报 ○1质量、进度、投资、安全、合同管理情况 ○2电子文档是否报公司 ○1每日工作情况的记录 项目管理日记 ○2问题处理关闭记录 ○3记录人签字 ○1通知依据充分，要求明确 项目管理通知单、联系函○2回复单是否齐全 及回复 ○3问题处理是否闭合 ○4复查意见 ○1针对材料设备进场检验、隐蔽验收、分部分项资料、监理资料检查记录 旁站记录检查是否记录全面 ○2问题处理是否闭合 施工、监理单位资质人员审查；大型施工机械、设备审安全资料检查记录 查；施工组织设计审查、专项方案审查、安全巡检记录 ○2问题处理是否闭合 工程变更处理 ○1是否有相关资料，无资料的管理方应有相关记录 ○2设计单位签章 ○1支付证书及附件是否齐全 ○2审查意见是否得当 ○3项目经理签批 ○1相关资料是否齐全 索赔处理 收发文登记 ○2签批意见是否妥当 ○3是否使用专用表格 ○4项目经理签批 ○1是否建立收、发文登记本 ○2收发文是否有记录 ○1资料完整性 资料管理 ○2资料分类整理 ○3项目经理任命书 ○4顾客满意度调查表 ○1是否报公司 项目管理总结及建议 ○2内容客观性 ○3是否具有可追溯及指导意义 ○4存在问题是否处理 工程款支付审核 12.2 信息管理原则（流程）
项目管理造价单位 设计单位 监理单位 施工单位 其他单位 项目管理部 政府工程建设行政主管部门
12.3信息管理控制措施 12.3.1信息的收集：
项目管理部通过各种渠道收集项目实施过程中参建各方的信息、资料； 15.3.2信息的加工整理：
项目管理部对收集的各方的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储、生成不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各方管理人员使用； 15.3.3信息的分发：
项目管理部根据不同需求来分发信息，项目管理部建立严格的分发制度，分发的原则是“需要的部门和使用人，有权在需要的第一时间方便地得到所需要的一切信息和数据”； 15.3.4信息的存储：
项目管理部配备了计算机，建立数据库，存储相关信息，并按我院有关管理信息的管理办法执行；
15.3.5项目管理部建立严格的岗位责任制，做好项目管理工作：
项目管理部经理指定专人进行信息资料管理，项目管理部经理为总负责人；项目部各部门、各专业管理人员依据各专业规范、规程和有关技术资料管理规定负责信息的收集、整理工作；
15.3.6信息、资料的日常管理：
执行《建筑工程资料管理规程》的规定；
资料管理的基本要求是：及时、真实、齐全、有序；
管理资料应按资料分类建立案卷盒，并分类存放保管、编目，以便于跟踪检查； 资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续；
监理档案资料的验收、移交和管理：由总监组织资料的归档整理工作，负责审核，并签字验收；
施工档案的资料的验收、移交和管理：施工单位技术负责人组织资料的归档整理工作，负责审核，并签字验收；
城建档案馆归档资料：监理单位、施工单位按城建档案馆的要求和时限进行资料归
档并移交档案馆。 12.4 信息文件管理要求
12.4.1总承包项目部应根据项目规模设专职或兼职信息资料管理员，主要负责资料获取与传递的协调工作和资料备案工作；
12.4.2信息与资料传递由信息资料管理员统一进行登记、归档、传递，并做好保管工作；
12.4.3信息资料管理员必须及时将已获得的信息资料的清单发送给项目管理部相关成员；
12.4.4项目文档编号规则
1）所有项目的文档将按照一定的规则进行编号，以便于归档。 具体规则如下： XXXXXXX_ XXXX_ XX_ XXX 数字编号，1,2,3……，同个项目同类文件应连续，不因年份变更断号 年份识别号，年份后两位，逐年变更 本项目工程编号： 文件类型识别号，文件类型名称汉语拼音首字母，由集 团统一确定，各项目不得随意更改 项目文档缩略语表： 文件类型 会议纪要 工作联系单 通 知 报 告 管理周报 管理月报 项目管理工作总结 工程质量评估报告 方案审核记录 工程管理巡查报告 项目识别号，全用数字表示，项目注册完成产生的工程编号 文件类型识别号 文件类型 文件类型识别号 JY LXD TZ BG ZB YB XMZJ ZLPGBG FASH XMXC 管理方案批准表 项目管理方案 人员变动备案表 工作交接记录 合同交底记录 安全技术交底记录 内部会议纪要 发文登记本 收文登记本 管理日志 FAPZ GLFA RYBD GZJJ HTJD AQJD NBJY FWDJ SWDJ RZ 项目整改方案 项目整改情况反馈表 项目工程巡检记录表 项目部内部资料管理情况检查表 开工条件检查记录表 ZGFA ZGFK GCXC ZLJC KGTJ 供方考察评价记录表 合格供方名录 合格供方考核记录表 工程变更单 工程签证单 GFPJ GFML GFKH GCBG GCQZ 2）总承包项目部应提交部门监督管理的文件清单（以word，excel、cad、图片等格式提交到项目邮箱：xxxxxxxx）
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 文件名称 管理/监理日志 周报 月报 签证文件 考勤 人员变动情况（增或减） 合同文件（不含公司签订的合同） 项目总结 个人总结 内部交流会会议纪要 月刊 方案审核记录 提交时间 次日 次周周一 次月5日 我管理方签署意见后一周内，参建各方全部签署完意见一周内 次月5日 变动后2日内 签订后一周内 项目实体完工后1个月 离开项目后1个月 每月不少于二次，会后2日内 每月15日 工作完成后2日内 13. 报告制度 13.1报告内容
1）日常性工程施工情况报告；2）质量、事故报告。 13.2报告原则
根据工程现场实际情况及记录资料编写报告，并逐级上报、处理。 13.3 报告方式
13.3.1日常性工程施工情况报告
1）工程周报：
根据本周工程项目施工完成情况，由施工分包单位各专业工程师统计编制各工程项目本周工程施工完成情况，施工经理负责组织汇总，按工程统一规定的格式编制上报工