新形势下高校安全保卫档案管理与利用探析
--以吉林大学珠海学院为例
摘 要：高校保卫部门是高校的一个重要职能部门，担负着高校的维护公共秩序、安全防范、政保、综合治理、治安、消防、交通安全、户籍管理等与师生利益密切相关的工作，维系着高校各项工作的安全、有序运行，这种工作的专业性具有其它部门所无可替代的作用。因此，设置治安、户籍内勤、交通防火等科室，组建校卫队和突发事件应急分队，提高保卫组织处置紧急突发性事件的反应能力尤为重要。
在处理和解决各种矛盾与问题、建设平安校园活动时,离不开对安全保卫档案的利用。高校安全保卫档案工作是高校管理工作的重要组成部分,安全保卫档案是高校重要的信息资源，其档案管理工作的质量，直接影响到保卫工作的效果。本文针对目前工作中存在档案意识淡薄、制度不健全等问题进行分析，提出要加强高校保卫档案管理工作、健全各种管理制度、不断提升保卫处管理人员的素质、积极探索工作新思路、加强工作创新的看法。随着信息技术在高校的广泛应用与高校教育体系的快速发展,现行的高校保卫档案管理在许多方面上已明显滞后于管理实践的要求，基于此，本文提出要充分利用信息数字化技术，加强保卫档案规范管理，发挥保卫档案的作用，努力实现高校保卫档案管理与利用的新局面。 关键词： 高校安全保卫 档案 管理 利用
高校保卫部门是高校的一个重要职能部门，担负着高校的维护公共秩序、安全防范、政保、综合治理、治安、消防、交通安全、户籍管理等与师生利益密切相关的工作，系关高校各项工作安全、有序地运行，这种工作的专业性具有其它部门所无可替代的作用。
安全保卫工作是高等学校管理育人和服务育人的重要组成部分，也是维护高校稳定和正常教学、科研、生活秩序，创造良好教育环境的必要前提，高校安全保卫工作在高校工作中占有非常重要的地位，关系到众多师生的生命财产安全。
在市场经济与经济全球化的背景之下, 我国高校校园环境日趋错综复杂, 高校保卫信息管理任务更加繁重。安全保卫档案是保卫部门在保卫工作的业务活动中形成的历史记录，在我校，安全保卫档案兼有公安和事业单位档案的性质, 涉及面广, 政治性、保密性强, 种类齐全, 数量多。开展标准化、规范化、信息
化的高校保卫档案工作, 可以显著地提高高校保卫工作的效率, 促进平安校园建设, 为师生创造一个安全有序的学习、工作和生活环境, 为构建和谐校园打下坚实的基础。[1]
一、当前高校保卫工作面临的新形势
我国高等教育正在步入大众化阶段，加之高校后勤社会化的推行，高校保卫工作在新形势下面临诸多新的问题与挑战，如高校保卫组织不具有执法权、周边治安形势的复杂化、师生价值观念的多元化等问题与挑战。 （一）高校保卫工作制度自身现状
高校保卫组织的性质和法律地位有待明确。高校保卫部门并非执法主体，无法行使国家公安机关的执法权，在编制上高校保卫工作人员属于学校，一旦学校发生治安和刑事案件都要报告，再由当地公安机关出面处理。对于学生及内部职工违规违纪行为,高校保卫人员在工作实践中依照校规校纪处理具有一定的效果；而对于社会闲散人员在校园内的违法行为，高校保卫人员却只能对其实施批评教育和扭送至公安机关的单一手段，在制止突发暴力行为上有很大难度，缺乏威慑力。目前，保卫组织执法模式主要是由在属地公安机关民警中选拔警力进入高校警务室，共同负责校园保卫工作，并收到良好效果。这都要求高校保卫人员在以人为本思想的指导下，实现新时期高校保卫工作的创新与完善。
保卫处负责高校安全稳定部门自身资源相对缺乏。对于校园案件，保卫处仅依靠自身力量很难解决，必须和主管部门协调配合才能解决。同时又因为校园周边环境的复杂性，管理上也需要政府相关部门的支持。因此保卫处只有加强与主管部门的沟通，与公安、交通、消防等政府部门协调配合，组建危机预防和处置队伍，定期排查各种不安全因素，打击各种违法犯罪行为，才能保障高校及周边的安全稳定，给师生创造一个良好的环境。 （二）高校保卫工作面临的外部新形势
后勤社会化和开放式办工使学校园内部治安环境复杂化。伴随着高校后勤社会化和开放式办学，校园内食堂、超市等聘请临时工作人员，导致校园内出现了大量的临时工、合同工、建筑工，这些商业网点人员流动性大、文化程度相对较低、部分人员思想素质较差、构成复杂，这些都使得校园内部治安环境日益复杂化。
学校师生共同生活在校园内，思想表现、行为方式、生活追求具有较大差异，价值观的多元化和浮躁情绪的存在，加之当今大学生就业难、社会人口老龄化问题突出、人地问题日趋严峻等问题，在这些巨大的社会压力背后蕴藏着许多矛盾；我校位于沿海经济特区城市，毗邻港澳，对外联系便捷，更容易受到境外良莠不齐的思想观念的影响。由于各种社会的负面因素以及西方价值观念的影响，部分学生思想素质不高、法律观念淡薄。有的学生崇尚拜金主义、享乐主义和极端个人主义，容易迷失理性、误入歧途，有的学生易受外界因素影响，遇事冲动、不计后果。因为这些客观因素的存在，从而诱发安全问题。
二、建立更加完善的高校保卫档案的重要性
安全是实现高校发展和稳定的底线；稳定是高校改革和发展的基础和前提，是全面建设和谐社会的最基本要求。在建设平安校园活动以及处理各种矛盾、问题时,离不开对安全保卫档案的利用，高校安全保卫档案工作是高校管理工作的重要组成部分,安全保卫档案是高校重要的信息资源，在高校管理工作中扮演着极其重要的角色,其档案管理工作的质量，直接影响到保卫工作的效果。[2]
完善档案管理工作，可以使我们的其他管理工作多了一个“帮手”，我们在处理一些问题、开展一些工作时，就容易从过去积累的文件或资料中找到经验和依据。这些档案作为历史资料保存下来，今后可使接手者通过这些档案，顺利地掌握情况。
三、高校安全保卫档案工作规范化管理
自中华人民共和国教育部颁布《高等学校档案管理办法》和公安部、国家档案局实行公发［2000］13号文件以来，高校安全工作档案进一步完善管理机制，高校安全工作档案已进入依法治档的新阶段。
安全保卫档案工作规范化建设，安全保卫工作规范是基础。一个单位档案残缺、混乱只是表象，折射出的实际上是管理不到位的本质。只有管理工作到位了，档案管理工作才会到位。做到档案的收集整理规范化, 档案的保管利用规范化，只有及时、准确、完整、规范地收集、整理、保管和利用档案, 才可能产生规范化的档案。[3]在档案工作中应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的理念，清理思路，找准方向，有耐心、细心、积极地去做好档案工作。
（一）安全保卫工作规范是基础 1.加强保卫部门的机构建设
保卫处是在学院党委、行政领导和上级公安机关业务指导下，以开展学校安全保卫工作为主的职能部门，并承担维稳、应急等领导小组办公室工作。保卫处下设三个科室：交通防火科、治安科、户籍内勤科。
保卫处以维护学校政治稳定为中心，以安全防范为重点，以服务师生、教学、科研为宗旨，以确保学校安全稳定为目标。坚持“以防为主打防结合”和“专群结合群防群治”的工作方针，积极开展校园治安、消防、交通、政保等安全保卫工作，预防控制和减少校园违法犯罪活动和安全事故的发生，保护师生的人身财产和学校公共财产安全，维护学校正常的教学、科研工作和生活秩序，努力创造安全文明的校园环境。
2.加强保卫部门队伍建设
保卫部门档案建设的好坏, 事关保卫部门对各种矛盾、纠纷的处理；而档案管理人员素质的高低就直接关系到档案建设的水平。保卫部门要按照“政治素质强，业务素质精，文化素质好”的总要求强化队伍建设。校园案件大部分具有突发性和较强的时间性, 很少有时间和精力去收集整理各种保卫档案材料。对此上级部门要重视对档案管理员的培训, 增强全体保卫人员的档案意识。通过宣传教育, 使广大保卫人员一方面了解档案管理的基本知识, 掌握保卫档案收集、整理、立卷归档等的基本方法, 并在实际工作中加以应用；另一方面充分认识到档案管理的重要性,增强档案管理意识,把处理完毕的文件材料及时归档，形成人人参与管理的思想, 从而对促进档案建设起到积极的作用。如果没有一支政治素质高、业务能力强、思想作风硬的队伍，做好各项工作就无从谈及。[4]
3.建立健全各项安全制度
学校制定了各类安全保卫工作文件及规章制度近50项，涉及维稳、反恐、治安综全治理、消防、交通、网络信息、户籍管理、食品安全等各方面内容，印刷装订成《吉林大学珠海学院安全保卫文件及规章制度汇编》。安全保卫工作台帐管理规范，记录详实，台帐涵盖各类法规文件、组织领导机构、管理制度、安全教育、检查整改、预演预练等各方面，做到事事有交待、宗宗有记录、件件有着落，能够反应学院安全管理工作的真实情况。 （二）高校安全工作档案的形成
高校安全工作档案，是高校保卫部门在各项业务活动中形成、作为记录历史保存起来以备查考的资料。高校安全工作档案主要包括文书、图纸、表册、相片、
音像制品等。这些资料真实地对一个时期高校安全保卫工作进行全程记录，为今后的安全保卫工作和其它活动提供查考、利用价值。经过档案管理人员对这些资料进行认真有序地收集、鉴定、分类、立卷、整理、编目、移交、排架，保管起来成为安全工作档案。
1.建立健全档案管理制度
重视档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等各个环节的工作,建立健全档案管理制度。把反映本单位职能活动的各种载体的文件材料悉数收齐，使所归档的文件材料能够全面、真实地反映本单位的基本历史面貌和工作情况。档案工作是一项枯燥、复杂、繁琐的工作，资料要日积月累，如果有些材料错过了搜集整理的最佳时机，就会造成材料不完整、不准确的缺憾。保卫部门领导组织协调好档案管理员与各科室之间的关系, 经常督促、检查各科室档案的归档情况；各科室工作人员注意把所负责处理完的文件材料及时归档，避免到年末整理时发现缺失材料，难以补救。对文档的收集，有赖于平时的坚持。学院保卫工作档案兼有公安档案的性质, 政治性、保密性强,在档案的保管和利用方面,制定出档案保管和借阅的规定, 规定借阅不同级别的档案需要办理不同的审批或借阅手续, 以确保档案保密性和及时归还再利用。完善的档案管理工作制度是日常工作逐步实现规范化管理的有力措施和保证。 2.高校安全保卫工作档案的种类
档案的建立和管理必须按照有利于工作的原则，不能“为建档而建档”，因为所有留存的档案资料都是为了今后的使用，应对不时之需，所以有规范的管理模式，分门别类清晰，资料记载明了，取用查阅方便等。
（1）保卫部门归档到学院档案室的文件材料范围：①上级单位的来文；②由保卫处拟稿的学院发文；③与上级来文相关的保卫处发文和同级单位的来文；④学院和各单位签订的综合治理目标管理责任书；⑤学院与上级单位签订的各类责任书、应急管理工作承诺书；⑥安全保卫信息。
收集好需要归档的文件，按年度进行分类，有着某个共同属性的文件，可以聚合为一类，成为一个案卷，坚持一事一卷的原则来组合材料，如保卫处的档案分类，学院各类安全隐患排查、整改的通知、报告这些是一类；做好各时期元旦、寒假、五一、暑假、秋季开学、国庆等期间校园安全稳定工作的通知、报告这些是一类；突发事件应急预案、突发事件信息报送的通知、函、报告是一类；创建平安校园的通知、工作方案、工作总结是一类；禁毒宣传教育工作方案、通知、报告是一类；加强消防安全工作的通知、方案、报告是一类、开展双禁工作、校园交通安全事故通知、函、情况通报是一类；反邪教是一类等等。对案卷内的材料排序，编页码，录入吉林大学珠海学院档案网络管理系统，案卷标题的录入是