办公用品管理制度
为进一步规范公司办公用品的管理，明确办公用品的申购、审批、采购、验收、报销及领用等规定，以
利达到开源节流之成效，特制定以下规定，望相关人员共同遵守执行。
一、办公用品的申购及审批规定：
1、常用办公用品的申购：由行政文员依据每月用量及库存情况，于每月的月底进行统计请购。 2、不常用办公用品的申购：各部门需使用之办公用品如是非常用品（即公司从未采购过的），首先须报本部门经理（或主管）审批，然后报行政经理核准后，方可由行政文员申购，但如该用品价值超过1000元以上的，还必须报韦总或周经理批准后方可请购。 3、办公用品的申购，最后须经行政经理审批后，方可购买。
4、行政文员填写申购单时，必须详细注明所申购用品之名称、规格、数量及单价等，对于常用的办公用品，还必须固定一个物美价廉的牌子来申购，不宜随意变更。 二、办公用品的采购规定：
1、采购人员，须依据行政部审批的申购单要求进行采购，有疑问的须即时反馈，否则如有采购错误，责任由采购人员承担。
2、采购人员采购办公用品时，务必把握“货比三家、物美价廉”之原则，确保所购用品之质量。 3、在价格和质量基本稳定的情况下，严禁随意更换办公用品之品牌，否则行政文员有权拒收。
4、公司原则上规定：所有办公用品（价值在100元以上的）均须在文具（办公用品）批发市场购买，且均必须有收据或发票（以加盖印章方为有效），另外须提供购买处地址及电话，以便市场调研。
三、办公用品的验收及报销规定：
1、办公用品的验收，由行政文员负责。
2、行政文员验收办公用品时，必须严格依据申购单之有关要求进行验收，对质量有问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映，且责任一律由采购员承担。
3、所有购买办公用品之单据报销，均须经行政文员验收签字，行政经理审核，财务经理核准后，财务方可报销。
四、办公用品的领用规定：
1、公司的办公用品统一由行政部保管和发放，各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政部文员处领取。
2、各种笔芯、橡皮、胶带、文件夹、墨水、回形针、大头针、铅笔、双面胶、文件袋等易耗品，可由本部门主管或经理、厂长签字同意后领用，且同件物品每次只能领取一件（纸、文件夹除外）。 3、圆珠笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需本部门主管或经理、厂长签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔的，原则上以后只能领用圆珠笔芯，且须以旧换新），其中笔记本由行政部按个人领用数量每年底回收一次，如因丢失等原因无法归还的，每本扣罚20元。
4、签字笔的领用原则上只允许财务人员、销售人员及主管级以上管理人员领用，且领用周期原则上为一个月（财务除外），其他人员须领用的须经行政部同意方可。
5、大小便笺的领用，除需本部门主管或经理、厂长签字同意外，还须经行政经理审批方可领用，原则上，非对外专用不可领用，平时用纸一律用公司废纸（如无废纸的可到行政部领用），禁止浪费。 6、计算器、打空器、电话机、软盘、墨盒等贵重用品的领用和更换。除需本部门主管或经理、厂长签字同意外还须经行政经理审批方可领用，对于墨盒还必须由设计部电脑管理员专人领用和更换方可（领用时须以旧换新）。
7、领用的计算器、打空器、订书机、三角板、自动铅笔、圆规、十字尺，比例尺、剪刀等非易耗品，每年底回收一次，如有丢失的，须按原型号买回，否则按原价的10倍扣罚。 8、凡领用人员离职时，须清还领用之办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的须按原价的2倍扣罚。
（本制度于2002年9月19日经总经理核准）
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厂服管理制度
本制度对公司厂服的发放标准，穿着标准及收费情况等都作了明确规定，适用于全体员工。 1． 厂服即为公司发给每位员工在工作时穿着的工作服。
2． 公司的厂服主要分二类：夏装和冬装，且夏、冬装各配两套（全身）。 3． 公司厂服原则上每二年为员工更换一次（其中包括款式、款色的更换）。 4． 新进员工，原则上上班10天后方发放厂服（按季节发）。
5． 凡公司发放有厂服的员工，上班时务必穿着厂服，否则每次罚款10元处理。
6． 厂服的扣款情况：厂服的费用公司和员工个人各出一半，员工费用在个人工资中扣除，但如有员工
在公司工作未满一年离开的，厂服费用将全由其个人承担。即离开时公司将会将其厂服的全部费用扣清。
7． 员工之厂服必须妥善保管，如有遗失的，必须到集团行政部申请补领（但费用全由个人承担），否则
未穿厂服时，仍每次按罚款10元处理。
8． 凡公司发放予员工之厂服，归员工个人所有，但在公司严禁借予他人使用，否则一经发现，按“奖
惩准则”处理。
（本制度于2002年3月30日经总经理核准）
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员工档案管理规定
1 员工管理档案是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、
福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。 2 公司行政部负责全公司员工的人事档案管理。 3 人事档案管理必须严格确保材料保密。
4 总经理、副总经理有权查阅全公司所有员工的人事档案。
5 各部门厂长/经理/主管有权查阅本部门人事档案，但必须力理登记手续。 6 跨部门查阅员工人事档案应经行政部经理批准，并办理登记手续。 7 档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
8 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事
档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。
9 员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体
检等所有材料的原件，行政部指派专人负责管理。 10 员工管理档案仅供公司内部使用。
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集团公司职员请假制度
1． 目 的：为规范员工请假的管理，特制定本制度。 2． 适用范围：本制度适用于南方集团公司各部门职员。 3． 权 责:：
3．1普通职员的请假
3．1．1一天以内由直接主管审核，部门经理批准，2-3天由行政经理批准，4-7天由副总经理批准，
7天以上报总经理批准。
3．2部门主管的请假
3．2．1一天以内由部门经理审核，行政经理批准，2-3天由副总经理批准，3天以上报总经理批准。 3．3部门经理的请假
3．3．1一天以内由副总经理批准，一天以上由总经理批准。 4． 程序： 本人 呈报 呈报 部门主管 申请 请假审核签字 批复 批复 条 批 复 保安部 行政部 人事助理 请假条 登记放行 保存/汇总 5． 相关假类定义及假期、薪资规定
5．1事假:因事必须本人亲自处理者，可请事假，但须在不影响工作的情况下，事先请准。事假为无薪假。 5．2病假：因病必须治疗或休养者，可请病假，病假超过二天以上，必须出具镇以上医院证明。职员满试
用期者，每年可享有三天有薪病假，但其有薪假期不得转入下年度。职员如未满试用期者，其病假为无薪假。
5．3工伤假：因工伤需要请假者，按有关工伤事故处理规定办理。
5．4婚假：职员在公司服务满三年，且达到晚婚年龄者（男25周岁，女23周岁），可享有3天有薪婚假，
其余假期按事假处理。该类假期必须凭证明经行政部查实签字后，财务方可计发工资。
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部门经理 按权责审核或核准 权限外 行政经理 按权责审核或核准 权限外 批复 批复 副总经理 按权责审核或核准 批复权限外 总经理 核准
5．5产假：女职员在公司服务满三年，且符合国家计划生育政策的，可给予产假30天，假期内发给底薪
的50%工资，其余假期按事假处理。
5．6丧假：职员在公司服务满三年者，其直系亲属（父母、配偶、子女）病故，可请三天有薪假，其余假
期按事假处理；其他亲属（祖父母、配偶之父母、同胞兄弟姐妹）病故，可请一天有薪假，其余假期按事假处理。该类假期必须凭证明经行政部查实签字后，财务方可计发工资。
6． 内容
6．1员工因各类原因需要请假者，必须由本人亲自填写请假单，按规定程序呈相关领导逐级审批。 6．2员工请假不论何种假别，均应说明理由，理由不充分或有碍工作时，各级主管可不予批准或缩短假期，
或令其改期请假。各部门主管应将请假人数严格控制在10%以内，超过比例的，可不予批准。 6．3请假必须逐级审批，无特殊情况不得越级核批。
6．4请假人离厂时，必须持经过批准的请假单交保安部登记后方可行假。 6．5假满未续假或续假未核准而不按时上班者，以旷工论处。
6．6因临时急病或重大事故等特殊原因未请假而缺勤者，可打电话回厂请假，并于回厂三日内补办请假手
续，超过三日者，一律以旷工论处。
6．7员工所请假类如有不实者，一经查实，以旷工论处。 6．8有薪假类弄虚作假者，一律扣除一个月全额薪资。
7． 本制度经总经理核准执行，此前，凡与本制度相抵触的制度和规定以本制度为准。 8． 本制度的解释权属于南方集团行政部。
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