山东祥光集团有限公司企业标准
Q/XG GL JC.00 -2013(A)
档案管理工作规范
（征求意见稿）
2013-11-01日发布 2013-11-01日实施 山东祥光集团有限公司 发布
山东祥光集团有限公司企业标准 Q/XG GL JC.00 -2013(A)
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目 录
前言.............................................................................. 2 档案管理制度...................................................................... 3 1总则.............................................................................3 2范围.............................................................................3 3规范性引用文件...................................................................3 4术语.............................................................................4 5档案工作组织.....................................................................4 6管理制度.........................................................................5 6.1非电子档案管理归档制度.......................................................5 6.2电子档案管理归档制度.........................................................8 6.3档案的保管制度..............................................................10 6.4档案的保密制度..............................................................10 6.5档案鉴定销毁制度............................................................11 6.6档案利用制度................................................................11 6.7档案统计制度................................................................13 6.8档案管理系统操作制度........................................................ 13 7罚则............................................................................ 14 档案管理业务规范..................................................................16 1总则............................................................................16 2范围............................................................................16 3档案保管期限划分................................................................16 4档案密级的划分..................................................................17 5文件材料的整理规范......................................................17
5.1归档文件基本要求............................................................17 5.2文件材料的鉴别..............................................................18 5.3组卷........................................................................18 5.4卷内文件的排列..............................................................18 5.5卷内文件的修整..............................................................19 5.6案卷的装订..................................................................19 5.7案卷编目....................................................................19 6全宗及公司代码编号规则..........................................................22 7档案分类编号规则................................................................22 附录.............................................................................36 附录1公司代码编号表.............................................................36 附录2文件材料归档范围及保管期限表...............................................37 附录3文件资料移交清单...........................................................61 附录4档案借阅登记表.............................................................62 附录5档案临时赋权申请单.........................................................63
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附录6档案权限调整申请单........................................................64 附录7档案惩戒整改审批单........................................................65 附录8档案销毁审批单............................................................66 附录9档案销毁清册..............................................................66 附录10档案统计报表.............................................................67 附录11卷内文件目录.............................................................68 附录12卷内备考表...............................................................69
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前 言
为加强和规范企业档案管理工作，注重档案收集、整理工作，保证档案数据齐全、完整、准确，提升档案管理工作水平，更好地服务于公司，根据国家档案局发布的（中华人民共和国档案行业标准DA/T42-2009）《企业档案工作规范》等有关法律、法规，制定本制度。
本制度提出部门：山东祥光集团有限公司人事行政中心
本制度归口部门：山东祥光集团有限公司人事行政中心 本制度起草单位：山东祥光集团有限公司人事行政中心 主要起草人：张寒寒、刘建、葛瑾、冯婷婷 主要审核人：王琴琴 主要批准人：沈朝云
本文件为2013年首次发布，版本号：第A版。
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档案管理工作规范 本页修订次数：0 档案管理制度 1总则
1.1为了加强山东祥光集团有限公司档案管理工作，促进公司档案工作的综合整体建设，
参照新凤祥控股集团有限责任公司《档案管理暂行规定》，根据有关法律、法规，制定本制度。
1.2公司档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为向导，运
用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管 理和持续发展提供有效服务。
1.3档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的管理模式。 1.4公司应维护档案的完整、齐全、准确、系统与安全。 1.5公司全体员工都有保护档案和保密的义务。 2范围
2.1本制度适用于山东祥光集团有限公司各事业部、职能部门（以下简称祥光集团）。 2.2祥光集团各事业部、职能部门可以在不违背本制度的前提下，结合各公司实际情况
进行增加补充条款，经祥光集团归口部门审批后下发执行。 3规范性引用文件
DA／T42—2009 《中华人民共和国档案行业标准》
DA／T1 《档案工作基本术语》
DA／T12 《全宗卷规范》
DA／T13 《档号编制规则》 DA／T22 《归档文件整理规则》
DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 JGJ 25 《档案馆建筑设计规范》 4术语 4.1档案
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