山东祥光集团有限公司企业标准 Q/XG GL JC.00 -2013(A)
档案管理工作规范 本页修订次数：0 行，结合祥光集团档案管理实际情况和档案管理系统建设特点，特制订本制度。
? 祥光集团档案管理人员、专兼职档案管理员负责档案管理系统应用操作，包括
数据收集、整理、录入、挂接电子文件、归档、保管、利用、编研等。 ? 设专人负责档案系统赋权审批操作，包括档案数据的借阅、预约、以及电子文
件浏览、下载、打印等权限申请的审批。
? 档案系统管理员与信息部门人员负责档案管理系统维护工作，包括机构权限设
置、档案类型、各种报表维护、服务器维护、数据库维护、系统备份维护等。 ? 对于超权限查阅、利用档案人员，严格按照赋权审批流程执行，逐级审批同意
后方可利用档案。
? 严格按照档案管理系统著录项规范进行数据录入，如序号、页数、成文日期、
责任者等，不得随意删除、修改档案目录、电子文件，如误删除，请及时联系系统管理员进行数据恢复。
? 任何人未经许可都不得进入档案系统数据库进行操作，实施维护时不准擅自修
改档案数据库结构、档案类型、录入界面等，如需修改，必须得到档案部门领导确认，其他操作人员一律不准在实施数据库操作及修改档案数据库结构操作。
? 平时做好档案系统密码保密工作。 7罚则
7.1祥光集团各事业部、职能部室及个人都不得将公司档案据为己有，有下列行为之一
的，财务部取消报销手续，并且据情节轻重，予以扣除责任人绩效考核。 7.1.1上报公司内部或外部获奖的生产工艺和设备技改项目，各项科研成果鉴定、专利
申请等，没有按时上交文件材料归档的；财务部取消报销手续，待档案室确认文件材料归档后，财务部在执行报销手续并扣除责任人3分绩效考核。
7.1.2外出考察、参加技术培训，没有按时上交考察报告和培训技术资料的，第一次予
以警告，第二次扣除责任人1分绩效考核。
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档案管理工作规范 本页修订次数：0 7.1.3建设合同、技术协议、设备合同等，没有按合同约定交付相应技术文件，没有档
案管理员确认签字，财务部将不办理付款手续。
7.1.4专兼职档案管理员发现某事业部、职能部室或个人有未按时归档文件材料，第一
次给予警告，第二次扣除责任人1分绩效考核。
7.2如有下列行为之一，予以扣除责任人的绩效考核成绩，并据情节轻重，给予50-5000
元扣薪处理，严重者调离工作岗位或予以辞退，若构成犯罪依法追究刑事责任。 7.2.1将档案文件据为己有，没有按时归档，一经发现给予扣除100元罚款，并扣除年
度绩效考核1分处理。
7.2.2在借阅档案室，拒绝按时归还并不办理续借手续，或出现损坏、剪切、、勾画、涂
改等情形；给予扣除50员罚款处理。
7.2.3对档案借阅期限超过的每卷（本、件）按2元/天罚款；丢失非保密档案的按原价
赔偿，丢失保密级档案的据情节轻重给予降级（薪）、辞退处分。
7.2.4故意或过失泄露公司秘密，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的，给
予辞退处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。
7.2.5利用工作之便不经批准翻阅、记录、披露公司秘密的，给予2000元罚款处分，据
情节轻重，给予辞退处分。
7.2.6利用职权强制他人违反保密规定的，给予辞退处分，构成犯罪的依法追究刑事责
任。
7.2.7档案管理人员违反档案借阅制度擅自借出档案的，一经发现给予批评警告外，每
次罚款100元，未及时上报归档或管理不善的和涂改、伪造档案的，给予降级（薪）处分，丢失或擅自销毁档案的给予调离工作岗位处分，并据情节轻重，给予辞退处分，若构成犯罪的依法追究刑事责任。
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档案管理工作规范 本页修订次数：0 档案管理业务规范 1总则
1.1为了规范山东祥光集团有限公司档案的分类和整理，健全和完善公司的档案信息工
作，特制定本规则。
1.2档案管理员在进行档案组卷时，应该按照本规则进行档案的整理、分类和编目。 1.3本规则所规定的科技档案（产品生产类、科研开发类、项目建设类和设备仪器类）
二级类目和三级类目还有待完善，各事业部和各部门可以根据本部门实际情况进行添加，由兼职档案管理员提前报祥光集团档案室备案。
1.4公司全体员工都应按照档案管理业务流程，做好档案管理的各项工作。 2范围
2.1本规则规定了档案整理的基本要求和各类档案的分类原则、分类方法、文件归档范
围、密级和保存期限。
2.2档案管理业务流程包含档案的收集、整理、立卷、保管、利用、保密、鉴定销毁和
统计各个环节。
2.3本规则适用于山东祥光集团有限公司（以下简称祥光集团）所有档案的分类和管理。3档案保管期限的划分
3.1确定档案保管期限的原则：确定档案的保存价值，正确分析和鉴别档案内容的现实
作用和历史作用，根据公司需要，全面确定档案保存价值，准确地制定档案的保管期限。
3.2档案（除会计业务档案）的保管期限指档案的保存时间，划分为永久、定期两种。 3.2.1永久，无限期尽可能长远地保存。主要是指反映公司主要职能活动和基本历史面
貌，对公司建设和发展有长远利用价值的档案。主要包括反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对于国家建设和历史研究有长远价值的档案；
3.2.2定期，一般是指档案须保存十年和三十年两种。主要是指反映公司一般工作活动，
在较长时间内对公司的建设和发展有查考利用价值的文件材料。
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档案管理工作规范 本页修订次数：0 3.2.2.1凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件
材料，列为三十年保管。
3.2.2.2凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的文件材料，列为十年保管
3.3会计档案保管期限划分为永久和定期，定期分为3年、5年、10年、15年、25年5
种。 4档案密级的划分
公司档案的密级从高到低可分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”和“公开”五级，其中“绝密”、“机密”、“秘密”属于公司秘密，是公司保密级档案。
4.1 绝密，保密内容的核心部分。主要是指公司重大决策中的秘密事项，尚未付诸实施
的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策等直接影响公司权益的重要决策文件资料，一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。
4.2 机密，保密内容的重要部分。主要是指公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行
性报告、财务预决算报告、财务报表、统计报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等，一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。
4.3 秘密，保密内容的一部分。主要是指人事档案、合同、协议、工程设计图纸、工资
性收入及尚未进入市场或公开的信息等，一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。 4.4 内部，没有公布于社会，只限于内部有关人员使用。主要是指设备操作手册等供员
工学习和操作的各种技术资料，一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。 4.5 公开，主要是指公司获得的各项证件、荣誉、奖章等，公开有助于公司利益。 5文件材料的整理规范 5.1 归档文件的基本要求
5.1.1 各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，并根据文件材料的有
机联系进行组卷。
5.1.2 归档的文件应责任签署完毕，并完整、准确地反映本单位各项管理活动。 5.1.3 文件材料质地良好，字迹清晰、耐久。
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档案管理工作规范 本页修订次数：0 5.1.4 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠
笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。
5.1.5 如果有声像材料，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行
著录。 5.2 文件材料的鉴别
5.2.1 鉴别文件的完整、准确情况。对缺漏的文件进行收集补充，对内容不准确的文件
进行更正。
5.2.2 鉴别文件材料保存价值，剔除无保存价值的文件，划定应归档文件的保管期限。 5.2.3 鉴别文件材料的真伪。归档的文件材料必须是原件，并且对未按规定履行责任签
署的文件补办签批手续。 5.3组卷
5.3.1 组卷原则遵循文件材料形成的规律与特点，保持文件材料的有机联系，便于保管
和利用。
5.3.2 组卷按照实体公司、年度、车间或类别分开，固定于一个二级类目和三级类目中。 5.4卷内文件的排列
5.4.1 同一案卷内的文件材料，一般按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列。 5.4.2 同一责任者、同一问题的文件材料，按其形成时间顺序排列。
5.4.3 同一问题、几个责任者的文件材料，按其责任者的隶属关系或习惯顺序排列。 5.4.4 几个相关问题、几个责任者的文件材料，按问题的重要程度再按其责任者的隶属
关系或习惯排列。
5.4.5 密不可分的文件材料应当排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件
在后；转发件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；复制件在前，原件在后；非诉讼案件的结论、决定性文件材料在前，依据性文件在后。 5.4.6 同一案卷内文件材料的保管期限应当相同。 5.5卷内文件的修整
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