甬民发〔2010〕88号
关于印发《宁波市民政局机关
档案管理办法》的通知
局机关各处室，各直属单位：
现将《宁波市民政局机关档案管理办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
二〇一〇年八月十二日
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宁波市民政局机关档案管理办法
为做好局机关文书档案资料的立卷归档和利用服务工作，进一步推进档案工作规范化、制度化和标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《宁波市民政局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)，结合我局工作实际，制订本办法。
第一条 凡属《规定》中明确的机关归档范围的各种文件材料及相关的图表、声像、实物、电子文件等各种门类和载体的历史记录(以下统称综合资料)，按照文书立卷的要求，组成案卷，集中统一管理。
第二条 办公室负责机关综合档案室归档管理工作，设专（兼）职档案管理员。各处室相应安排一名兼职档案员负责本处室综合资料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。
第三条 综合资料归档工作纳入各处室职责范围，做到每项综合资料都能完整、准确、系统地归档保存。各处室所形成的综合资料因工作需要留存的，自备重份或复印件，原件须移交局综合档案室归档。
第四条 承办重大会议、重大活动的处室应及时向办公室提供信息，便于机关综合档案室管理人员对重大会议、重大活动跟踪了解，做好档案归档指导工作。
重大会议、重大活动结束后，承办处室应及时做好综合资料的收集、整理、立卷、保管工作，并按规定期限移交机关综
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合档案室归档。
由多个处室参与的重大会议、重大活动，综合资料由主办处室负责收集、整理、立卷、保管、归档。
重大会议、重大活动主要是指：
（一）党和国家领导人、省部级及市厅级领导来我市（局）视察、考察、调研和指导民政工作开展的各类座谈会；
（二）局领导参加的有较大影响和意义的各类活动； （三）国（境）内外各界知名人士、友好团体到我市（局）民政系统的访问、考察、参观；
（四）以市民政局名义组织召开的重要会议、重大活动； （五）其它具有重大影响和意义的活动。 第五条 文书立卷归档时间
各类文书档案，以及随文件材料产生的电子档案，按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求，及时整理、立卷，每季度一次集中移交机关综合档案室。
各处室按要求形成的大事记，每季度一次集中报送机关综合档案室。
组织机构沿革过程中产生的档案，由政治处整理后，每年一次移交机关综合档案室集中保管。
声像档案由承办处室按要求整理，自形成之日起1个月内移交机关综合档案室。
第六条 文书立卷归档要求
（一）文书立卷归档遵循综合资料的形成规律和特点，保
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持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（二）归档综合资料应完整、准确、系统。归档的文字材料应符合规定格式，做到工整、清晰，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并装订。工程类项目档案还须有施工绘制图。
（三）归档文件材料应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等多种文字形成的资料一并入档。
（四）文书立卷档案工作由各处室负责，报送的立卷档案，按宁波市民政局归档文件目录填写（见附件1），并按局文书档案保管期限注明保管年限（永久、30年、10年）。同时，报送电子归档文件目录（统一按word格式填写），便于查阅。
（五）各处室记录的大事记，按宁波市民政局大事记要求规范登记（见附件2）。
（六）实物档案、声像档案归档时须填写“宁波市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表”（见附件3、4）。
（七）声像档案立卷工作由机关综合档案室负责。 第七条 各处室要加强档案管理，做好保密工作，确保档案安全。各处室和个人查阅档案时，须经分管办公室领导同意。对重要、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件。
各处室和个人向机关综合档案室查阅档案的，须提交“档案查阅登记表”（见附件5）。
第八条 办公室要积极推进档案信息化建设，为机关各项工
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作提供优质便利的档案查阅等服务，并做好向市档案馆档案移交工作。
第九条 对保管期限已满的档案，由局保密工作领导小组进行鉴定，对失去保存价值的登记造册，由专人负责实施销毁。
第十条 局各直属单位文书立卷档案归档工作依据本办法参照执行。
第十一条 本办法自印发之日起施行，由办公室负责解释。
附件：1.宁波市民政局机关文书归档文件目录
2.宁波市民政局大事记
3.宁波市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表 4.声像档案整理立卷说明 5.档案查阅利用登记表
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