清华紫光TH-AMS2013电子档案管理系统技术白皮书
清空电子文件：将选中的档案文件目录中所含电子文件清空。
3.4、档案管理
针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作，包括了：数据管理、综合管理、档案统计、鉴定销毁等四部分功能。
? 数据管理
点击数据管理功能按钮，界面右侧会出现如下所示窗口，主要包含菜单栏、工具栏、档案目录树、数据区四部分。如下图
【工具栏】列出了系统常用的各种功能按钮 【档案目录树】列出系统所包含的各种档案类型
【数据区】根据所选择的档案类型列出相应的项目、案卷、文件信息
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? 目录树的维护
用户可以对档案目录树里的全宗节点、档案类型、分类节点、数据节点进行添加、删除和修改。 全宗节点：用来设置在目录树中显示的全宗单位；
档案类型节点：用来设置在目录树中显示的档案类型，档案类型必须事先在在【档案库管理】中已经建立；
分类节点：分类节点主要用来搭建目录树的层次。
数据节点：是根据数据的某字段信息建立起来的节点，如：建立年度数据节点，系统自动根据数据的年度信息放入相应的年度分类节点里去。 ? 档案数据的增删改
对于档案工作部门，其中一项非常重要的工作便是对各种类型的档案（如科技、文书、基建等）进行归档，包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。
选择要录入信息的档案类型，选择分类节点或数据节点，确定要录入的是“案卷”还是文件信息（点击案卷或文件数据区即可），点击【增加】按钮数据区增加了一条空白信息，有两种录入方式可供用户选择：一是直接在记录上录入各字段的信息如图：所示，录入完成后系统自动保存档案信息；另一种是双击空白记录，在录入界面上录入档案信息如图所示，然后点击【保存】按钮，如果想继续添加记录信息可以在不退出的情况下继续录入，点击【增加】按钮，在新的空白卡片上继续录入，录入完成后点击【退出】按钮即可。如下组图
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? 数据范围的选择
用户查看档案信息时可以选择不同的数据范围来查看数据区里的数据。在【数据范围】中列出了用户可选择的数据范围，默认情况为“所有部门数据”，如下图：
【所有部门数据】 当前数据范围内的所有数据
【本部门数据】 当前数据范围内用户所在部门的所有数据 【本人数据】 ? 数据检索
检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，系统提供了“直接检索”、“组合检索”和“特殊检索”三种检索方式。“直接检索”中支持跨字段的模糊检索。
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当前数据范围内用户著录的数据
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? 批量修改
批量修改即对多条数据按照一定规则进行修改，如：把多条记录的某个字段清空、把多条记录的某个字段添加固定的值、在多记录信息某个字段中查找替换等。 ? 档案目录打印
报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。打印之前利用检索工具检索出要打印的档案信息，然后点击工具栏上的【打印】按钮，调出在报表设计中已经做好的报表模版进行打印。 ? 个性设置
利用此功能用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看档案信息。并且可以设置在著录时，字段值的属性，如自增、重复等。 ? 数据的转出
利用此功能可以将选中数据转出，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 ? 数据的转入
利用此功能可以将选中数据转入，目前可以支持三种文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 ? 加入专题
将检索出的档案信息加入已建立好的档案编研库。 ? 复制到鉴定库
将检索出的档案信息复制到鉴定库，供档案鉴定和销毁使用。 ? 锁定上级
在进行全部数据查找时，为了方便数据察看隶属关系，通过锁定上级，锁定文件（案卷）对应的案卷（项目）。 ? 移交档案
用来将一个全宗中检索出的数据（含目录和电子文件）以复制的方式移交到另一个全宗下，在移交时，档案数据的接受者为复制的档案的新的拥有者。 ? 文件迁移
用来将一个案卷中的文件迁移调整到另一个案卷。 ? 临时排序
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用来设置档案数据的临时排序，可以进行组合排序设置。
? 综合管理
【综合管理】的主要操作界面如下：
? 设备管理，可用来记录设备名称、购进日期、设备型号、数量等基本信息。 ? 库房管理，可用于记录库房温度、湿度记录。
资料管理，可用于记录资料的作者、标题、出版日期、出版社等信息。
? 统计
档案统计功能是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案的数量如：‘2000年文书档案共有多少卷’、‘文书档案各个保管期限各有多少件’等，并可将统计结果生成多样式的图表，同时支持统计结果保存为Excel格式供后续利用。档案统计功能窗口，如下图所示：
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