借款报销管理制度
目的：为了加强公司内部管理，规范借款报销行为，提高办公效率，倡导一切服务于经营的指导思想，合法、合规控制费用支出。 一、借款报销须知：
1．大额预约：对于支付现金达2千元以上、银行付款达2万元以上的业务，请提
前向会计部预约，以便提前酬集资金。
2．受理时间：网上付款单据每日14：00前受理，现金业务在16：00前办理。 3．时限要求：各部门应按月清理已发生的费用，及时报销，费用票据原则上不得
超过1个月；有借款的员工，坚持“前款不清，后款不借”原则。
4．合法要求：报销人所取得的发票必须完整、真实、合法。发票的单位名称必须
正确无误；
5．发票抵扣时限：增值税专用发票和运费发票自开票之日起180天。取得这两种
发票务必要取得抵扣联，并在抵扣期内报账。
二、报销单或借款单的填写：
1．报销单或借款单大小写金额一致、不得涂改，报销项目和借款用途、日期填写完整，审批手续完备；
2．报销单所附发票，应分类整理并整齐粘贴到票据粘贴单上，根据发票内容，分类填写报销项目，同时在报销单上标注发票数量； 3．采购付款，填写付款申请单；
4．汇款信息必须完整（收款单位名称，开户行，账号），个人借款时如需电汇到个人账户，收款人与借款人必须一致。
5．标明处理方式，是现金，电汇，汇票，支票还是冲账，如一个报销单或借款单涉及两种及以上处理方式，同时应标注分别处理的金额；
6．以上报销单或借款单一式三联；（财务留二联，借款报销人留一联） 7．借款单和报销单的附件要求: （1）借款单附件：
〃固定资产借款单，应附固定资产审批单； 〃投标保证金借款单，应附招标方招标函；
〃招待费（含公关费）借款单，应附招待（公关）费申请单；（注明单项工程或意向）
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〃外购材料付款单，由相关部门将项目主合同、外购合同、项目预算和合作协议等原件到财务部备案； 〃差旅费借款单，应附公出任务单； （2）报销单-发票及所需附件：
〃固定资产报销单，应附固定资产验收单； 〃采购材料报销单，应附报账清单、入库单； 〃会议费票据，应附会议纪要；
〃培训费、广告费、印刷费、咨询费、租赁费、劳务费等票据，应附合同； 〃办公用品票据，应附公司自制出入库单、发票上没有明细的，还需提供销货单位盖章的销售清单；
〃差旅费，原则上按公司差旅费标准填写，对实报实销的不能再填写公司补助，所填票据必需是公出期间发生的，日期要核对上。
〃低值易耗品票据，票据背面应有负责低值易耗品管理人员的签字，表明已登记入库；
〃报销票据备查表要有经办人签字； 三、基本审批流程
借款报销人申请——会计审核岗位审核——部门领导岗位确认——公司分管经理批准——总经理批准——财务部长批准。
1.借款报销流程图
经办人填写借款单或报销单
会计审核
部门领导确认 权限内 超权限 总裁受权人批准 总裁批准
会计部长复核批准 2
四、借款报销流程各节点职责 1．经办人：
(1)对借款及相应要件的真实性、合法性负责，承担债务偿还的法律责任。 (2)对日常业务费用的借款，原则上应在一个月内及时偿还，另有规定或合同的从其约定;
(3)对费用发生的真实性、必要性、合理性负责; (4)所提交票据的事实对应性、合法性、有效性负责。 2．会计审核岗位
（1）对费用提交票据的合法性、有效性进行审核，确保无假发票及无效发票现象，
对与事实不相符的票据予以剔除，或根据规定提出审核意见； （2）按照不同业务类型对借款、费用的支持要件是否齐全，有效进行审核； （3）对于有借款的员工，清理前期借款；
（4）供应商是否存在预付帐款长期不核销或暂估入库长期不处理的情况，督促经
办人尽快核销发票；
（5）有费用标准的，对该费用是否符合标准进行审核，对超出标准的予以剔除，
或根据规定提出审核意见；
（6）对于项目采购付款，会计人员审查项目回款情况，发票入账情况（涉及前期
估价入库的，关注其处理情况），已付款情况；同时，对项目预算，合作协议进行审核，确认其申请付款额度的合理性； （7）对审核结果承担直接的把关责任。 3．部门领导确认岗位：
（1）对借款或费用的必要性、合理性及合法合规性进行认定；批准该借款或该费用的核销，对该借款和费用核销的后果承担领导责任
（2）对支持借款或费用的合同及票据等要件的合法有效性进行认定；
（3）对借款承担直接的管理责任，并在本岗位任职期间对该借款的偿还承担连带
的担保责任，在岗位变动时该担保责任依程序交接给继任者。同时，确认该借款计入本部门的费用。
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（4）对费用的产生及其效果承担直接的管理责任。同时，确认该费用计入本部门
的费用。 4.财务部长复核岗位：
（1）对岗位签字的真实性、齐全性、合规性进行复核，对签字的真实、齐全、符
合资金权限承担监督责任；
（2）需要合同、抵押、批准决议等要件的，对要件的真实性、齐套性和合法有效
性承担监督责任；
（3）对公司资金总额掌控，对借款和费用支出承担监督责任； （4）对网银付款进行复核；
（5）如监督失职造成严重后果的，承担相应责任。 5. 出纳岗位：
（1）审核有无会计部长或审核会计的签名； （2）仔细审核经办人金额计算是否正确； （3）审核会计凭证与借款单或报销单是否相符； （4）监督收款人在凭证上签收；
（5）保证及时准确在网银或银行办理电汇或汇票业务； （6）保证资金安全，账实相符，日清月结。
附件：原始凭证粘贴整理办法
为了规范报销，提高工作效率，减少台前等候时间，也便于日后查账，现将报销过程中原始凭证的粘贴要求和方法介绍给大家，请来会计部报销的员工提前按下列要求做好相关工作。
1、票据分类。对于集中较多的同一类型票据要先按照内容进行分类，如办公用品、资料费、市内交通费、差旅费、设备维修费等，按照类别分别粘贴。其中差旅费的票据还应按照差旅费报销单中的项目再次分类，单独粘贴，附到差旅费报销单后边；
2、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右四个边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出票外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来
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不整齐，达不到装订要求；
3、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴；
4、票据比较多时可使用多张粘贴纸；
5、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。
2014
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会计部 年3月10日