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秘书的基本工作方法有：调查方法，研究方法和参谋方法。（√）
秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权。（√） 秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是文字的出现；二是公文的出现。（×） 秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。( √ ) 秘书面临的沟通有两种形式：纵向沟通和横向沟通。( √ )
字母N
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拟办工作通常是由秘书人员承担。( X )
字母Q
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启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。( X ) 请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。( X )
字母S
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社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件。( √ )
私人秘书，是辅助某位领导人的秘书，而不是辅助领导群体的秘书。（×） 双语性是涉外秘书工作的根本特点，也是区别于其他秘书工作的根本标志。（×） 孙中山开创了中国设置私人秘书的先河。（√）
商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。（√） 缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。( X )
所谓办公自动化，主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。( √ ) 商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。( √ )
字母T
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通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。( √ ) 通告的使用范围大于公告。( X )
贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。( X )
字母W
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我国秘书机构的组织模式，从现状看大体有两种：一是因人分设制；二是因事分设制；（×） 我国企业秘书工作的主要特点经营性、综合性和时效性。（×） 我国最早的秘书机构产生于秦朝。（×）
我国从夏朝开始，就建立了国家机关秘书工作。（×） 文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。( √ )
文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。( √ )
握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。( √ )
我国办公自动化自20世纪80年代开始发展，大致经历了从打字机、电脑到网络技术的普遍应用等三个阶段。( √ ) 我国秘书制度创立于秦汉、发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。( √ ) 我国最早的秘书机构产生于唐代。( X )
为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。( √ )
字母X
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狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。（√）
狭义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内劳动。（√） 下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。( √ )
字母Y
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一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；和谐统一；安全。( √ ) 宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。( √ ) 印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。( √ ) 印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。( √ )
字母Z
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在会议召开之前秘书人员要撰写会议纪要。（×）
在秘书资格体系中，职业道德是最根本、最重要的构成因素。（√）
在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。( √ )
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总结表彰会的会场布置应该喜庆、热烈。( √ ) 值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。( √ )
简答题 字母D
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打电话的原则有哪些?答：清楚，简短，礼貌，保密
调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺点。？答：调查分为以下几种类型：
普遍调查。主要是对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查，用于生大的基本情况调查，普查得来的资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性。2、典型调查。就是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查，适用于经验性调查。因为它的对象少，便于集中、深入地进行调查，得来的材料生动而具体，但是调查者是“选定”的，有人为的主观因素，一旦选错了对象便可能前功尽弃。3、个案调查。就是对个别的对象进行调查，有明显的针对性，但个案调查又往往不局限于当地、当事人本身，常常涉及历史背景、社会环境及其他种种因素，因些调查时应充分加以注意，不能就事论事。4、重点调查。就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位。它与典型调查的最大区别就在于：典型是人为选择的，而重点是客观存在的。5、抽样调查。就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。可以说它是典型调查与重点调查的放大，是普遍调查的缩小，介于两者之间兼有两者的优点，在现代社会使用最为普遍。调查的方法又分为以下几种：
观察法。就是调查者对调查 对象（人、事、物、环境、场所等）的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器作观察、记录。观察法侧重于了解调查对象的外观、形态、动作或变化的特征及过程。2、访问法。比观察法更进一层，除了看之外还可以问。通过与对象的交流、讨论，了解更深层的内容。想要取得预期的效果，调查者就要取得被访问斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文献法。是指调查者查阅有关的局面资料（包括报刊、文件、档案以及照片、图表、录音、录像，影片等），以获取所需要的资料。此方法的优点是资料丰富，时间、空间跨度大，可以上下几千年，纵横数万里，搜集观察中受制约少，花费也低。缺点是所获得的信息总是滞后于现实，也往往缺乏生动性、具体性。
4、问卷法。就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。问卷法又有两种类型，一种是开放式问卷，另一种是封闭式问卷。开放式问卷便于答卷人各抒已见，答案比较丰富、具体，既有共性，又有个性;缺点是无法用计算机统计，只能由人工阅卷。封闭式问卷的优点在于用数字或符号表示答案，便于计算机统计;缺点是答案有限定，只有几种大体类型，无法调查特殊及深层的情况。
秘书人员作调查时，应把调查目的、课题、项目和调查类型、调查方法结合起来，根据调查目的、课题、内容、性质、范围、对象以及项目等确定调查类型，再由调查类型选用调查方法。
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字母H
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会议纪要与会议记录有什么区别？答：会议纪要与会议记录的区别有四点：（1）性质不同。会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议情况和议定事项的事物性文书。（2）内容的繁简程度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。（3）形式有所不同。会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活和自由，会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。（4）处置方式和作用不同。会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”，而会议记录只作为内部资料，以备查考。
字母J
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交谈的礼仪要求有哪些?答 态度要真诚，表情要自然，语调要适中，体态要得当，倾听要认真。 简述我国秘书活动产生的条件。答：社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件 文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件
简述我国古代秘书活动的基本特征。1、秘书活动历史悠久 2、秘书机构变动频繁 3、秘书人员选拔较严 4、秘书制度比较完备。
简述辅助决策的过程。答1、决策准备阶段。发现问题，确定目标，拟定方案。2、决策制定阶段。分析评估，方案选优。3、决策审定阶段。决策审批，立法认定。4、优化队伍结构。试验证实，普遍实施。
简述保密工作的纪律。答1不该入的机密，绝对不说。2、不该问的机密，绝对不问。3、不该看的机密，绝对不看。4、不该记录的机密，绝对不记录。5、不在非记录本上记录机密。6、不在私人通信中涉及机密。7、不在公共场所和家庭、子女、亲友面前谈论机密。8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。10、不携带机密材料浏览、参观探亲、访友和出入公共场所。
接待工作应遵循哪些原则？答 ：接待工作的原则有以下几点：1、文明礼貌2、负责3、与人方便4、讲求时效5、按制度办事6、遵守纪律 简述秘书工作的趋势。答 延展化趋势 智能化趋势 高效化趋势 社会化趋势
简述文书工作的基本原则。答 准确无误 及时迅速 安全保密 集中统一 党政分开 简述接待工作的一般要求。 热情大方 细致周到 确保安全 俭省节约 内外有别 简述事务处理的基本特点。广泛性 重复性 只能性
简述文书撰写的总体特征？（一）撰写动机的受命性（二）脑力劳动的群体性（三）思维形式的抽象性（四）表达方式的兼容性 （五）成文过程的程序性
简述涉外秘书工作的特点。跨国性 商务性 单一性 双语言 女性化 简述秘书工作的作用。参谋助手作用 沟通协调作用 监督检查作用
秘书学的学科性质有哪些主要特征？ 知识的综合性 理论的应用性 学科的群体性
良好的会议组织工作可以实现哪些功能?1、决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要形式，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的重要手段。2、执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所必单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。3、沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。4、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈，对话，协调等会议形式，往往会收到事半功倍的良好协调效果。5、监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督等功能的实现往往离不开会议。
秘书学的学科对象是什么？秘书学的对象，即秘书学的学科对象，应为秘书活动。
秘书活动的本质属性是什么？辅助性是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。
秘书活动的辅助性有什么特点？1、辅助的直接性，即秘书活动直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。2、辅助的全面性。3、辅助的非独立性。
秘书活动的重要特征有哪些？1、文牍性 2、秘密性 3、事务性 4、受动性 5、随机性 6、补偿性 7、潜隐性
秘书工作机构设置有哪几项原则？答：设置秘书工作机构有三大原则：精简原则 纵向层次尽量少 横向幅度可适当加大
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字母K 字母L
字母M
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秘书的层次是怎样划分的？从组织级别上区分 2、从辅助功能上区分 3、从职位分类上区分
秘书有哪些方面的工作？1、文字工作。文字的撰拟，文稿的校核。2、文书工作。发文、处文处理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、协调工作。部门关系协调、工作协调。5、督查工作。6、信访工作、办信、接访。7、议案和提案工作。8、机要工作。9、会议工作。10、接待工作。11、随从工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通讯工作。15、其他工作。
秘书人员应如何拟定接待方案？凡事预则立，重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南，合理的接待方案来源于对于来不开会议诸情况的收集和处理，来源于对来访者用意的正确分析和判断。接待方案的主要内容有：接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经费、生活安排等。接待方案拟出后，要呈报主管领导者审批，必需时，还要征询来宾的意见。
秘书人员怎样进行自我管理？答：秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。
工作管理首先要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等;其次是区分轻重缓急，决定工作次序。有条理有理地去进行。2、行为管理秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。做事要干净利落，动作准确到位，穿着得体，谈吐文雅，举止落落大方。3、时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。还应定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况，总结经验，结合工作成果做必要的调整，以提高工作效率。4、办公室环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率，更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。
秘书应具有怎样的知识结构？答：秘书应有四方面知识的纵横结合。基础知识：包括社会科学基础知识和自然科学知识。专业知识：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识等。行业知识：具有所在行业、系统的专业知识。相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。
秘书应具有哪些能力？答：秘书人员应具有以下能力：写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 使用先进的办公器械的能力 预测能力
秘书应具有哪些职业道德？答：秘书有以下五条职业道德1、忠于职守：大而言之是忠于国家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。2、严守机密：要严守党和国家机密，不得泄露或出卖本单位和政治、军事、经济、科技情报。不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事。3、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大，秘书人员为忠于职守必须在工作人际交往中恪守信用。4、文明礼貌：在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。5、廉洁奉公：秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。
秘书如何才能扮演好自己的角色？答：秘书是企划“角色组”，在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。从秘书在行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是助手、是配角，这是秘书的基本角色。每个秘书人员都应该具有这样的角色意识，自觉地、心甘情愿地当好助手和配角。但是也有某些秘书人员担任着某种领导职位，主管或分管着秘书部门的工作，也有自己的下属，他必须既要遵循整个组织的总目标、总任务，服从上缓期领导的指挥;又要充分地发挥主观能动性，规划自己的职责范围内的工作，善于组织、指导自己的下属去完成各自的任务。秘书不能因甘当配角而事事被动，而要在实践中和领导的授权之下学会掌握分寸，什么情况下自己应该是配角，什么情况下自己可以是主角或代理主角。一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向，不应该追求表面的地位和荣誉，而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。只有这样清醒、全面的认识，秘书才能经常保持心态平衡，找出工作中的优势和乐趣，更好的喜爱和从事秘书工作。
面对突发事件，秘书应如何行动？答：处理突发事件的基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。突发事件的处理工作包括两个方面的含义：一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件，需要紧急决策处理，采取果断措施;另一是指为了防患于未然，或把突发事件消灭在萌芽状态，平时需要做好各项预防、准备性工作，设立自己的住处情报网络，建立预警系统。秘书处理突发事件的基本过程如下：1、有思想准备和心理准备。2、做好通讯准备。3、问清详细情况。4、采取应急措施。5、及时向领导、上司和上级汇报、请示。6、根据领导指示及时处理。如果属于刑事案件，必须及时拨打110，并把事件移交司法、公安部门处理。 秘书写作有哪些原则和要求？答：秘书写作必须坚持遵循三大原则：
符合方针、政策、法令、法规2、忠于机关制文意图3、坚持实事求是的精神
秘书写作的要求：1、信息量大，措施具体，指示性强2、内容高度概括，语言表达实用、精确3、用材精要，语言深入浅出，主题富有个性4、讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味
秘书活动产生的条件有哪些？社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件。文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。
秘书活动产生必须具备的条件是什么？答：秘书活动产生必须具备的条件有两个：（1）秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。（2）秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。
字母N
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你基本上属于哪种气质？你认为完美的性格是怎样的？应如何塑造？答：个人认为自己是胆汁质和多血质的混合体。
完美的性格应该具备开朗乐观的精神，有敏捷的思维，遇事细心，办事稳当，有坚持到底的勇气和毅力，还有较高的自制力。要保持稳定、乐观、健康的心态，需要从以下方面着手：
博览群书，开阔胸襟。知识就是财富，知识就是力量，博览群书能使用人丰富知识，开发智慧，拓宽视野，有丰富知识，有固定财产的人更容易具有稳定的心态。
培养广泛兴趣，丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活，调节心理情绪是必不可少的，业余爱好不仅可以陶冶性情，培养乐观情绪，还能促进人际交往，广交朋友，丰富感情生活。
善于反省，自我调适。遇到困难、挫折时，要善于反省，冷静、客观地从自身寻找原因和教训，而不应总是怨天尤人。要从自身寻找到有利因素去克服不利因素，从自身获取力量和信心。
倾诉、宣泄、调节情绪。如果自我调适难以奏效，就只能寻找外援了，可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦，可以得到对方的安慰和劝解。但应该注意倾诉、宣泄的对象，必须是你的知己，是你真诚的朋友，否则你透露的隐私可能成为对方有意或无意伤害你的利器。
你认为秘书的社会地位应该是怎样的？答：秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶层，但它却占有性质、大小不一的空间，拥有大小不同的权力，也承担相应的义务。秘书的“先赋地位”具有明显的“依附性”。因些有人认为秘书是没有独立的社会地位的。但是如果秘书本人具有较高的德、才、学、识等，作出了成绩，他仍然会获得周围人的尊重，也可说是取得了较高的社会地位，而先赋地位较高的秘书，如果他的修养、道德、学识、能力与其地位相称，那其社会地位即是真实的，稳定的，甚至有继续上升的可能，反之，则其地位即是虚假的，不稳定的，随时可能降低甚至失去。因此秘书人员既要承认自己职业、职位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性，应该更重视自己的后成地位。 请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？答：秘书职业道德规范的具体内容有以下几点：（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信。（4）办事公道。（5）勤俭节约，消费有度。（6）遵纪守法，熟知熟用法规。（7）团结协作，互助友爱。（8）实事求是，勇于创新。 ?
请写出我国现行的13种行政公文文种。答：我国现行的13种行政公文是：（1）命令。（2）决定。（3）公告。（4）通告。（5）通知。（6）通报。（7）议案。（8）报告。（9）请示。（10）批复。（11）意见。（12）函。（13）会议纪要。 ?
请简述会务工作的原则？答：会务工作的原则包括：（1）认真领会领导意图和会议的指导思想；(2)熟悉和掌握会议的组织领导情况；(3)协助领导拟定会议安排；(4)精心组织，周到服务；(5)重视并妥善做好会议的善后工作。 ?
请简述接待工作的原则？答：接待工作的原则有：（1）热情大方，注重实效。（2）认真负责，细致周到。（3）确保安全，内外有别。（4）勤俭
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节约，讲究礼仪。 ?
请简述商务谈判的特点？答：没有利益就没有谈判，商务谈判具有共同性和目的性的特征；谈判本身是相容与合作的，但也要从分歧、冲突与矛盾中找出各方的利益合作点，因此谈判具有排斥性与合作性的特征；商务谈判是融说服与拒绝于一体的一种行为方式，具有差异性与竞争性的特征；公共关系谈判是施与受兼而有之的互动过程，呈现出互惠性和均等性的特征；商务谈判的结果受多种因素的影响与制约，具有多变性与随机性的特征。 ? ?
请简述办公室的办事原则？答：办公室的办事原则主要包括：（1）服务原则。（2）高效原则。（3）保密原则。（4）统一原则。
请简述公文处理的程序。？答：公文处理的程序是指公文在机构内部从形成到运转所经过的环节，以及各环节中包含的相互衔接的工作程序，它包含收文处理、发文处理和公文管理三个主要环节。 ?
请简述会见与会谈的区别？答：会见与会谈的区别是：（1）身份要求不同。会见时，双方的身份高低可以不同；会谈时，除特殊情况外，双方的身份或规格通常应当对等。（2）目的不同。会见的目的可以是交换意见，也可以是联络感情；议题也可以较为广泛，可以是政治性、事务性的，也可以是礼节性、慰问性的，不要求达成书面协议。会谈的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。（3）约束力不同。会见一般以口头方式达成谅解或共识，且无严格约束力；会谈达成的书面协议只要合法，就具有严格的约束力，并受法律保护。 ? ? ? ? ?
请简述秘书应如何正确接受和领会领导意图？答：（一）从把握领导工作的热点上领会领导意图。 （二）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图 （三）从不同角度捕捉和领会领导意图。（四）从把握领导个性特点中领会领导意图。（五）从把握领导意图的实质上领会领导意图。 请简述秘书机构具有哪些特点？答：1、辅助功能的综合性2、所处位置的中枢性。3、组织关系的封闭性。 请简述秘书辅助决策的原则？答：（一）定位原则；（二）超前原则；（三）系统原则；（四）信息原则；（五）谏诤原则。 请简述秘书的职业道德规范内容？答：（一）忠于职守（二）廉洁奉公（三）秉公办事（四）平等待人（五）谦虚谨慎（六）严守秘密 请简述秘书应具备的基本能力有哪些？答：（一）表达能力：1、文字表达能力。2、口头表达能力。（二）调研能力：1、调查能力。2、研究能力（三）管理能力：1、辅助计划能力；2、组织实施能力；3、沟通协调能力（四）办事能力：1、熟悉办事渠道；2、掌握办事程序；3、提高交往能力。4、善于应变和变通（五）操作能力：1、文字处理机具；2、声像信息机具；3、通讯机具；4、计算机具；5、交通机具 请简述秘书人员接待工作的一般程序？答：（一）收集来宾情况，判断来访用意。（二）拟定接待方案。（三）准备接待材料。（四）组织双方活动。（五）处理善后工作。 请简述秘书工作有什么作用？答：秘书工作有以下几点作用：（1）参谋智囊的作用。（2）事务助手的作用。（3）枢纽的作用。（4）协调的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。
请简述秘书活动的重要特征。答：受辅助性的规定，秘书活动具有以下重要特征： 文牍性。2、秘密性。3、事务性。4、受动性。5、随机性。6、补偿性。7、潜隐性.
请简述对党政秘书人员的素质要求。答：一、政治可靠。二、作风优良。三、纪律严明。四、知识广博。五、业务熟练。
请简述秘书参谋的具体方法。答：（一）随机参谋法（二）预测性参谋法（三）比较式参谋法（四）完善式参谋法（五）求同式参谋法（六）求异式参谋法（七）鉴诫式参谋法 请简述信访工作的原则。答：（一）调查研究、实事求是的原则。（二）按政策、法规办事的原则（三）思想疏导的原则（四）分级负责、归口办理的原则（五）及时、就地依法解决问题的原则
请简述新时期秘书工作在工作方式上出现的“四个转变”。答：新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。
收文和发文的办理程序是怎样的？答：收文办理程序：1、签收、拆封和登记2、分办和传阅3、拟办和批办4、承办、催办和注办 发文办理程序：1、拟稿、审核与签发2、缮印与校对3、用印、登记与封发
如何进行秘书队伍的建设？ 保持相对稳定2、提高综合素质3、优化队伍结构
我国古代秘书活动的基本特点有哪些？答：我国古代秘书活动的基本特点有三个：（1）古代秘书机构变动频繁。（2）古代秘书人员选拔严格。（3）古代秘书制度在发展中走向完备。 ? ? ? ?
文书管理的基本原则。答：（一）准确无误；（二）及时迅速；（三）安全保密；（四）集中统一；（五）党政分开 值班工作制度有哪些? 岗位责任制度，请示报告制度，交接班制度，保密制度。
秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？ 答: 一般情况处理：看见客人来了，对电话里说：“请稍等一下。”然后捂住话筒，问客人贵姓、身份、有什么事，简单的就回答，需要时间处理的说请坐下稍候，然后回到电话，这时总经理呼唤的话，如果电话已经说的差不多了，就在3分钟内结束电话，如果还没有说完，就请对方谅解，说这时有访客，稍后你再回电。然后和访客打个招呼，去见总经理，如果访客就是找总经理的，可以在见总经理同时请示一下。 特殊情况处理：电话的对方很重要，访客是熟悉的，可以不停止电话，对访客做个坐下等待的手势。然后总经理呼唤了，暂停一下电话，跟总经理解释稍等片刻。 总之，处理原则是尽快结束电话，然后看总经理和访客谁的事更紧急，访客的事如果需要请示总经理，刚好可以一块办。
周五下午3时，H公司总经理将来你公司就技术合作一事进行商谈，请制订出接待方案。答：⑴安排好会谈等有关事宜如下：①搞清楚来宾的情况和来意；②根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程；③安排领导会见来宾；④安排双方商谈；⑤安排来宾考察、参观；⑥做好安全保卫工作；⑦准备好送给来宾的纪念品；⑧准备好新闻报道工作。（2）安排好生活接待工作：①安排好食与宿；②安排好车辆使用；③办好返程车、船、机票预定工作；④安排好就医保健工作；⑤安排好来宾业余活动。
×市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室整理一下，请描述王秘书完成这项工作的程序及内容？ 答: (1)注意光线。应以自然光源为主，人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。如阳光直射，则可设置百叶窗或窗帘予是调节。使用人造光源时，最好使用顶灯、壁灯，尽量不要使用台灯或地灯，特别是不要以之直接照射来宾。使用彩灯、漫光灯或瀑布灯，也是毫无必要的。(2)注意色彩。应当布置得既庄重又
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大方。特别是主要装潢、陈设的色彩，有意识地控制在一两种之内，最好不要令其超过三种。(3)注意温度。室温以摄氏24℃左右为最佳。因为它是人体体温的“黄金分割点”，令人最为舒适。室温低于摄氏18℃，往往令人寒冷难耐。室温高于摄氏30℃，则又可能会令人燥热不堪。(4)注意湿度。一般认为，相对湿度为50%左右，最是舒适宜人。相对湿度过高，往往会令人感到憋闷压抑，呼吸不畅。相对湿度过低，则又会让人觉得干燥不堪，易生静电。(5)注意安静。地上可铺放地毯，以减除走动之声；窗户上可安放双层玻璃，以便隔音；茶几上可摆放垫子，以防安置茶杯时出声；门轴上可添润滑油，以免关门开门时噪音不绝于耳。(6)注意卫生。在待客的房间之内，一定要保持空气清新、地面爽洁、墙壁无尘、窗明几净、用具干净。(7)注意陈设。主要务求实用。一般来讲，在待客的房间之内放置必要的桌椅和音响设备即可。必要时，还可放置一些盆花或插花。诸如奖状、奖旗、奖杯等奖品，绘画、挂毯、壁挂等装饰之物，是没有必要摆放或悬挂在其中的
公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员，约30人，会期三天。请按制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案。 答：(1)会场预约 根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。 (2)会场的布局，设备安装调试 根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 (3)印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。 (4)参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。 (5)参会者的餐饮 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。 (6)参会者业余时间的安排 根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路(7)统筹安排安全、保卫、消防、交通、供电、供冷、供暖等工作，确保万无一失
国外某电子企业总经理一行3人前来我国某企业参观访问，从迎送规格方面考虑，李秘书在安排迎送工作时，将目前两国间关系状况和客人的背景资料以及接待要求交给接待组，随后按以上资料和要求，接待组较好地完成了迎送工作。请答出李秘书所提供的资料和要求的内容。 答：提供的资料内容主要有以下方面：来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访人员的职务、性别、年龄、礼宾次序，来意，要求等情况，还应注意国籍、饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。对方抵离的日期和时间、交通工具和施行路线。预订食宿的规格标准，宴请方式等，要让来宾产生“宾至如归”的感觉。还是日程活动的安排，正式会议的日程表与参观活动的日程表等，另外还要准备礼品，社品的选择要突出纪念性，讲究“礼轻情义重”，不宜赠送过于贵重的礼物，否则有行贿受贿之嫌。还要体现民族和地方特色。最后要以欢迎来宾相应规格及仪式欢送宾客，然后做书面小面，立卷存档备查。
某报社记者在结束对你公司总经理的采访后，起身告辞，你作为秘书该怎样礼貌相送？（要求：告辞程序与要求）。
答：如客人提出告辞时，秘书人员要等客人起身后再站起来相送，切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送，这是很不礼貌的。若客人提出告辞，秘书人员仍端坐办公桌前，嘴里说再见，而手中却还忙着自己的事，甚至连眼神也没有转到客人身上，更是不礼貌的行为。“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。因此，每次见面结束，都要以将再次见面的心情来恭送对方回去。
通常当客人起身告辞时，秘书人员应马上站起来，主动为客人取下衣帽，帮他穿上，与客人握手告别，同时选择最合适的言词送别，如希望下次再来等礼貌用语。尤其对初次来访的客人更应热情、周到、细致。当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，要以恭敬真诚的态度，笑容可掬地送客，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待客人移出视线后，才可结束告别仪式。
案例分析
阅读下面的案例并进行分析。
吴小姐是一家外资公司的首席秘书。一天，吴小姐所在的公司的经理突然收到一封非常无礼的信件，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把吴小姐叫到自己的办公室，叫她记录自己口述的绝交信。然后，经理让吴小姐立即将信打印寄走。当天下班的时候，吴小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理，“经理，可以将信寄走么？”
这封充满火药味的信自然没有发走，因为吴小姐的聪明，使公司挽回了一个潜在的客户。
答:吴小姐正确的处理自己与上司的关系,发现上司做出明显错误的决定时,并没有立即正面提出意见，而是采用委婉、含蓄的提示、提醒方式，让上司自己冷静下来，重新作出决定。这样就照顾到上司的自尊心，上司也容易接受和理解秘书提出的不同意见，从而做出更好、更有利的决定与决策。 试分析下面案例中秘书对紧急情况处理的三种方案哪一种最好，并说明为什么。你从中获得了什么启示？ 谢秘书对一起交通事故的处理
某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5时，接了一个紧急电话。电话的内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理。 秘书做好了电话记录后，思考出了三种处理办法：
一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按照领导指示去办； 二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理； 三是自己立即紧急处理，然后再向领导汇报。
谢秘书采取了第三种办法。他先给出事现场附近的直属单位—工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；接着给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部做好抢救伤员的准备；然后又给县交警队打电话，请他们立即派人去现场处理这一事故；最后，又打电话给县领导汇报了上去情况。谢秘书自以为事情已经办好，他看了一下表已经六点多了。于是，他轻松地下班回家了。 要求：1、运用相应的理论进行分析。 2、结合案例内容分析 3、600字以内。 答：对谢秘书做法的分析：
1．谢秘书在紧急情况下采取第三种办法解决问题，是正确的。 2．谢秘书的做法初看上去已无可挑剔，但仍有不足之处：
（1）谢秘书对这一起交通事故是遥控处理。在未得到任何信息反馈的情况下就下了班，显然是不妥的；应该就近组织人力抢救并部署人员保护好现场。要有遇事不慌、临危不惧、冷静处理。
（2）谢秘书对事故的处理是草率的。他采取的几项措施是否落实，并没有任何督询措施，只是开了个头，离真正处理好还有相当的距离；应该每项措施都要落实到个人，哪些人员护送伤员到医院，哪些人员保护现场等待交警队的同志来处理，并做好跟踪回报，随时了解事态的发展进程。这些紧急措施可在未得到领导的指示时就采取，争取时间。
（3）事情正在处理过程中，而面包车又是工商局的，更何况又是车损人伤呢！如此处理实在是避重就轻。怎么能不及时请示领导派人前往出事地点呢？只简单地向领导汇报情况，这样是不行的，应出谋献策，拿出具体办法来供领导参考，因为在现场处理是最重要的，不能等，不能拖，时间就是生命，必须请示领导采取何种措施或方法。
（4）事情正在处理过程中，谢秘书要下班，也要等接班的人到来之后才能离开，怎么能6点多就回家呢！岂不是失职？最后一点也是最关键的一点，处理事情的过程中并没有留在现场等待来接手事件处理的人员，虽说已向领导汇报情况，但是现场肯定要有人留守指挥的，谢秘书没有等待交班的人员就离开，现场就属于无人指挥，容易乱套，没有统一行动了，因为谢秘书的最后一点工作就是交接，但是他还没交接就擅自离开现场造成严重的后果，他是承担不起的。这就是善后工作没有处理好。
某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ 答：1、A秘书造成失误的原因何在？
违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。 违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。 2、对于秘书从业人员的启示
1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。