Doit.im for Web教程(2)

2018-11-23 22:08

重复:是Doit.im for Web中最特别的一个功能,可以减轻您多次添加相同任务的。如果您有一个任务需要每隔一段时间做一次,那么重复添加该任务就会变得累赘不堪。考虑到这点,Doit.im for Web为需要重复的工作引入了―重复‖设置。 在日常工作和生活中,不难发现有很多任务需要定期重复,也就是说您可能需要每隔一段时间就重复经历执行该任务的全过程。 现在我们就来假设几种情景 情景#1 ―按天重复‖

比如您是个体育迷而且喜欢每天或每隔几天去健身房健身,那么―重复‖的设置正好适合您。您可以将每天或定期去健身房做锻炼设置重复功能。这个功能也适合于习惯调班的上班族,以便于那些没有固定在工作日上班的人来安排他们的工作时间。

情景#2 ―按周重复‖

比如您是一个吉他爱好者或者每个周三和周六都定期参加学习班,这样就可以设置每周重复,可以挑选每周的任何一天或几天来为任务设置重复。这样会便于您为工作,课程和其他事件做定期设置。 情景#3 ―按工作日重复‖

您可能需要从周一到周五每日向您的上级报告工作情况。―重复‖设置也正适合您使用。您可以将默认设置为周一至周五每日重复,以便于您安排需要每日重复的工作。

情景#4 ―按月重复‖

比如您每月的电话话费缴费日期为28日或者是第四周的星期五。再者,您需要在每三个月的第一个月的15号或者第三周的星期一付三个月的房租。在这些情况下,您可以设置每月或每几个月重复来提醒每月或者每几个月应该完成的任务。

情景#5 ―按年重复‖

您是否有过因忘记你和妻子结婚纪念日而对她深表歉意的经历?您是否有想要努力记住朋友生日的时候?您是否经常忘记为私家车进行两年一次的维修和保养?如果这些都是经常烦扰您的状况,可以设置按年重复来帮助你解决这些问题,您所要做的仅仅是为你的任务设置一个确切的日期每年或每几年重复就可以了。

提醒:可以使用Doit.im for Web为一个任务添加提醒。提醒是以弹出框或邮件的形式,提醒的时间可以设置时间间隔为分钟、小时、或天数,或者是在一个确定的日期和时间点进行提醒。您可以点击 + 来为任务添加所需的时间相异的提醒,反之,您可以点击 – 来撤销已经设置好的一个或几个弹出框或邮件任务提醒。

当您点击―提醒‖后,可弹出如下选择:

最后,请记得保存您所填好的信息设置,完成这步后,一条新的任务就收集好了。 接下来我们会继续讲解如何在Doit.im for Web中对任务进行处理,敬请期待吧:)

Doit.im for Web教程(二) 处理

假如您已经参照教程(一)收集部分的讲解熟练掌握了如何在Doit.im for Web中添加任务,并且已经完全执行了这个收集过程,将您大脑中所有未尽事宜通通扔进了「收集箱」,那恭喜您,您的收集相当完满。(收集完成后也有一部分任

务是直接转到除「收集箱」之外的其它箱子中,此部分任务不需要再重新进行分类处理)。

当然, 您肯定不希望无期限地将这些未尽事宜搁置在「收集箱」中,那样,这些事情会再次潜入您的脑海,干扰您现在正处理的工作,影响您的效率。所以,我们现在就可以开始对这些任务进行处理了,即清空「收集箱」。所谓清空「收集箱」,并不意味着要完成所收集的全部任务,而是通过分析识别您收集到的每一条任务,分析它是什么,意味着什么,需要采取什么样的行动。 「收集箱」中的任务可进行如下分类:

1、可以用少于两分钟的时间直接完成的事务。

2、完成行动花费的时间超过两分钟,并且自己并不是完成任务的最佳人选。 3、完成行动花费的时间超过两分钟,经过分析识别可归类即时处理或日后处理。 现在我们分别针对以上三种情况用Doit.im for Web来完成这一过程,您会觉得这个过程无比神奇美妙。

第一类任务出现在「收集箱」中,完成用时不超过两分钟,那请您不要犹豫,立刻动手完成它,然后勾选,完成的任务将保存在左侧的「已完成」箱子中,供您随时查阅。

例如您有一个文件只要你花30秒阅读一下,再在上面批注―同意‖或者―不同意‖即可,那么就立刻完成它。即使您面前的任务不是什么重要的任务,但是您可以在两分钟之内完成,那就应该立即将其完成。

勾选了―阅读文件‖前面的复选框,表示您已经用不到两分钟的时间完成了这一任务,然后这一任务会自动转到已完成箱子中。

这个两分钟原则的原理是:对于任务,保留、跟踪、最后完成它所花费的时间,要比立刻完成它所花费的时间更长——换句话说,这绝对是一条提高效率的捷径。如果一件事根本不值得您去完成,那么就把它丢入垃圾桶;但只要这件事是您早晚必须要完成的,那就要考虑―效率‖这个因素。因为我们总喜欢拖延完成任务的时间,所以我们希望您能利用这个两分钟原则结合Doit.im来养成处理任务的习惯,从而大幅度提高工作效率。

现在我们来关注第二类任务,如果在「收集箱」中的任务花费的时间将超过两分钟,您就可以问自己:―我是不是最适合处理这件事情的人呢?‖如果答案是否定的,那就应当将任务转给其它适合的人来完成,这就要用到Doit.im for Web的‖转发”功能。‖转发”功能遵照GTD时间管理中将任务委派他人的功能来设计,同时简化了这部分过程,更便于随时跟踪评估他人的工作,来提醒我们随时关注‖转发”给其它联系人的任务。点击编辑任务,选择转发,再选择联系人。任务一经转发,将自动移至「等待」箱子。

我们在Doit.im for Web中有两种方式可实现转发功能,在「收集箱」下点击名为―报销费用‖的任务,然后点击上方编辑任务按钮

,可进入―编辑任务‖页面,

或者双击该条任务。选择―转发给‖,选择您的联系人。

现在「收集箱」中还剩下一些任务,它们应归为最后一类。这部分任务需要由您亲自完成,并且完成的时间大于两分钟。比如您需要给客户打一个电话,具体讨论项目的实施细节,很显然这电话的长度肯定超过两分钟;您需要花点时间构思

并起草一封电子邮件,然后发给您的团队成员;又或者您需要亲自去礼品店为老婆采购一个礼物。以上这些统统归属于这一类别。您需要对这些任务进行整理,并将其纳入合适的类别,以备需要时迅速查阅。

我们就来讲解一下,如何使用Doit.im for Web来实现这个功能:

a. 把有朝一日可能要做的,但是不知道确切的日期或时间点的任务,可放到「择日待办」箱子中;比如想找个时间去学跳拉丁舞或者想去马尔代夫旅游这类计划。 b. 将必须在特定日期或时间点进行的行动放入「日程」或「今日待办」、「明日待办」箱子中;比如今天9点有个早会,或者10月28日朋友结婚,晚上6点入席等诸如此类的事。

c. 将不必在特定日期或时间点进行、但须尽快完成的行动放入「下一步行动」箱子中。比如需要去修车或者要去超市购置近几天的食物…… 现在开始试用如何在「收集箱」中移动任务到其它箱子。

第一种方式:在―编辑任务‖状态下,选择其他箱子,包括「今日待办」、「下一步行动」、「明日待办」、「日程」、「择日待办」、「等待」

注意:如果您将未设置开始时间的任务移动到今日待办箱子,则默认任务的开始时间设置为今天,并直接转到今日待办箱子。如果移动到日程箱子,则会提示您设置具体日期,在后半部分会详细说明这一过程。

第二种方式:选择「收集箱」中的任务,将鼠标放置在前方拖动选择区域,鼠标会变成十字形状,即可将任务拖动到其他箱子中。如果有多条任务需要移动,可


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