3.4 关于维修基金的缴存和使用可按东莞市相关的维修基金的管理办法执行。 4. 经营状况与财务报表公开化
4.1 每月20 日给集团公司/业主委员会报送财务报表，包括资产负债表、损益表、应 收账款分析、现金流量表等。
4.2 每年度年底向集团公司/全体业主公示管理中心的经营成果及财务状况。 4.3 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送集团公司/业主 委员会并接受所有业主的查询。 5. 维修基金公开化
维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两 种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。 物业管理公司在需要使用维修基金时，须经集团公司/业主委员会/业主大会批准。
应急及不可预测费用管理制度
物业管理公司每月提取的应急及不可预测费用在当年支付所有不可预见事故的费用后， 剩余部分作为以后楼盘项目应急事件的准备金。为规范应急及不可预测费用的使用和管 理，结合实际情况，特制定本管理制度。 1. 提取管理
1.1 事故基金的计提列入年度管理费预算，属于管理预算的一部分，按月预提或者实 际发生时一次性使用。
1.2 应急及不可预测费用不单独设立专户储存，但账务处理时，单独列示反映。 2. 支出管理
2.1 应急及不可预测费用应专款专用;
2.2 应急及不可预测费用主要用于企业正常经营不能考虑到的应急费用或者 意外损 失，更侧重于社会公共物品的支出，如预防SARS 购买的各种消毒用品用具；某
些恐怖活动造成的损失等。 3. 结存管理
3.1 应急及不可预测费用的结存应在每月会计报表中反映，并在财务报告中 说明其 使用项目、使用情况等；
3.2 应急及不可预测费用的结余部分将作为以后小区应急事件的准备金。
维修基金管理制度
为规范房屋维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并 结合物业项目的实际情况，特制定本制度。 1. 基金来源
1.1 所有同业主按照国家规定的比例缴纳的房屋维修基金；
1.2 物业管理公司对维修基金的使用；物业管理公司需要使用维修基金时，须经集团 公司/（业主大会/业主委员）会批准和书面授权。 2. 基金用途
维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。 3. 基金使用管理
维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经集团公司/业主大会/业主委员会审 定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向集团公司/业主大会 /业主委员会申请。 4. 结存管理
4.1 公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。 4.2 物业管理公司应及时向集团公司/业主大会/业主委员会反映其增减变动情况，在 财务报告中予以说明；其结余情况应报送集团公司/业主大会/业主委员会，接受 业主监督。
库存管理制度
1. 供货商选择的原则
1.1 采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报总 物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准 不同，具体的比较标准如下：
1.1.1 RMB1,00 以下的可以直接购买。 1.1.2 RMB 1,00-RMB 10,00 的需填写报价单。
1.1.3 RMB 1,000-RMB 10,000 的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要
每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较。 1.1.4 RMB10,000-RMB100,000 的采购至少需要四家报价。 1.1.5 RMB100,000 以上的采购至少需要五家的报价。
1.1.6 在索取供货商的报价的同时供货商还需要提供的资料包括资质证明、营业执照复 印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。
以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应 的售后服务，产品质量情况等。另外，根据采购合同的性质不同，签订合同的代 表人也有所不同，比如：需要动用维修基金的需要经过业主委员会或者集团公司 的同意，合同金额比较大（合同金额30 万以上的），必须由总公司的总经理级的 负责人签署；一般日常运行合同可以由项目总物业经理签署。
1.2 在对供货商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填写项目 与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意 见，填写选择此供货商的原因。 1.3 结账方式
主要以月结的方式，即每月供货商按照我司提供的材料订购单，送货然后每月底， 由库房管理员与财务部、供货商核对，每月底核对正确后，由库房管理员申请付 款。
1.4 除特殊情况外，所有维修材料应尽可能从公司指定供应商处购买。 2. 工程材料采购及管理 2.1 材料采购需要履行的手续
2.1.1 工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过 总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供货 商采购材料。
2.1.2 总物业经理可以根据具体实际情况决定是否进行采购，以及选择材料供货商。 2.1.3 供货商将材料送达项目后，应第一时间通知工程部经理，工程部经理亲自或责成 相关人员进行验收入库。 2.2 材料出入库的管理
2.2.1 设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。
2.2.2 每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，详细填写 入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部 进行账务处理，以便于财务记帐。
2.2.3 材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公 共区域支出及住户支出。
2.2.4 材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采用以旧换 新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。 如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。
2.2.5 每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量。并
且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。
2.2.6 库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库房情况信 息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等。
2.2.7 财务部将要每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年底要进行一次全面盘 点。
固定资产管理制度
1. 固定资产的范围和分类：
1.1 物业管理机械、设备、大型专用工具或单价在2，000 元以上并且耐用年限在二 年以上的非专用机械设备、工具等；
1.2 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、通讯设备 等。
2. 固定资产的账务处理：
2.1 固定资产实行分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登记表。使 用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿；
2.2 购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由财务入固 定资产账及固定资产登记表，标明编号；
2.3 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用单上签名， 表明该设备已由其保管使用；
2.4 固定资产的报废、报损应由公司有关部门填写报废、清理单，经财务管理部门审 核后，报总物业经理批准后，方可核销。 3. 固定资产的管理：
3.1 固定资产管理人员应负责公司全部固定资产的管理，办理固定资产的购置、验收、 领发、建表、报废、报损的处理。财务部负责账务核算工作，做到账、表、物相