让工作变简单的 10 种技巧（心灵天使制作）
让工作变简单的10种技巧
我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成的。我这么的拚命，结果却是白忙一场，没有什
么成果。感觉自己一直被工作追着跑。我到底在忙些什么呢？你的忙乱不是因为工作太多， 而是因为没有重点、目标不清楚，所以才让工作变得愈来愈复杂，时间愈来愈不够用。
你的一天只有1440分钟，你能完成多少的工作？在信息庞杂、速度加快的职场环境，我们 必须在愈来愈少的时间内，完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中，保持 简单是最好的应对原则。简单来自于清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事、不该做 哪些事。这正是生涯顾问专家比尔?詹森(Bill Jensen)给所有工作者的衷心建议。
追求简单，解决效率低落问题
以下我们整理出 10 种最实用的简单工作的方法，提供给你作为参考
1、问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会.
通常的情况是，你不知道自己应该做什么：这个目标对你的工作会有什么样的影响？这个目
标对你的意义是什么？当你理清了所的问题后，再开始工作。
你必须理清的问题包括：
我现在的工作必须做出哪些改变？
目标清楚不是要对方跟你解释学校的目标或是策略，而是这个目标对你的意义是什么，学校的目标与你个人目标之间的关联是什么。如果学校重新设定学校未来一年的营运策略与目标，你可以问：我的工作目标应该做出哪些调整？是否有必要改变现在的工作方式？?
可否建议我，要从哪个地方开始？
你要知道的不是工作细节的问题，而是要确定大致的方向与优先级。例如，应该先确认好 哪些事项，才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免其它流程的变动而必须 一再的重做；各项流程之间应如何协调与整合等等。
我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？
可以寻求主管的建议，在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失，应该要如何避免；根据过
去的经验，曾经发生过哪些意料之外的情形，必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝
试，当然更能增加成功的机会。
有哪些可用的工具与资源？
你应该先了解学校有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划
自己的时间以及工作进度
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2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度
对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，你总是担心：
??会不会因此丢了工作？
??我和同事之间的友谊是否就此结束？
??学校有可能接受吗？
拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负 责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。
在决定你该不答应对方的要求时，应该先问问自己：我想要做什么？或是不想要做什么？什么对
我才是最好的？你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你的
拖延而影响到其它人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？
一旦有了决定之后，该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直接了当的说：抱歉，帮不上忙，或是现在真的很忙，抽不出时间。不要多费唇舌， 也不需要解释一堆的理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延 一两天才说出你的决定。不要考虑太多，宝贵的时间应该花费在以下提到的另一种情况。
要如何响应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础？
首先，你要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到 另一个更好的解决方法，有没有可能找到其它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任，而是真 的想帮助他解决问题。这时候的回答不再是是与否的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无 故的一再找上你，请求你的帮忙。
3、主动提醒上级排定优先级，可大幅减轻工作负担
?手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆的工作，实在是没道理。但是有没有可能问 题是出在你自己身上？你有没有适当的反应真实的情况？如果你不说出来，上级就会以为你有 时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待你太多的工作。上级其实是需要 被提醒的。
你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动的帮助上级订出工作的优先级。你不 是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为学校带来最大的效益，必须优先 处理。然后列出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支持才能在期限内完成
如果是面对不熟识的其它部门同事，就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问题是：
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当你做好以上的准备时，再开始与上级面对面讨论，你可以问说：未来几天或几星期内必 须先达成哪三个目标？或是直接告诉他：我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目， 想听听你的建议？总而言之，把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。 这样不仅可以减少自己的工作负担，更可以提醒上级，让他了解你的实际工作量。
最后提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该
做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。
4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让上级感到满意
多数人在向主管或是上级报告时，总是担心信息不够多，万一上级问起来，答不出来，该怎么
办？根据商业心理顾问学校(Psychology for Business)的心理学家约翰?维佛(John Weaver)
所进行的研究显示，有 10％到 15％的人在面对上级时会有恐惧的心理，而且如果向上级报告
时手中的资料不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。
其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于上级一点
帮助也没有。内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速的做决策，这是詹森访问
多 位资深主管对于演示文稿内容的要求时，所得到的一致结论。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的 描述。如果你是上级的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不 该跟随竞争对手降价，还是要逆势操作？
此外，向上级报告时，要能精准的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被
打断，上级可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。所以，如果你有
30 分钟的时间，只要准备 10 分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替上级省下
更多的时间，更能显现出你的工作效率。
如果报告的主题是关于长期的规划，要记住：过去以及未来的 90 天是最重要的。如果你要 制作 10 页的演示文稿，报告未来一年的年度规划，未来 90 天的计划应该占 9 页的内容，需要 详细的说明，至于其余的部分只要 1 页就可以。
此外，如果你希望得到上级的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让上级觉得 你只是想偷懒，把责任推给上级。举例来说，如果你希望上级支持你的提案，你应该条列已经 完成的工作项目，而后提出未来 30 到 60 天之内需要上级协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。
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PowerPoint 的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时
间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断的在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有
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5、演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间
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增无减。在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25 分钟的议程总共有 108 页的 PowerPoint。
有多少人能记得 108 页的内容？
一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常 忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会， 进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿， 而是沟通的品质。你不只是报告?，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：
??你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？
听众会有什么样的感受？
你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题， 这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。演示文稿的过程不应只 有你一个人在说话，提出问题，可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50 分钟的议程你只需要准备 30 分钟的演示文稿内容，其余的时间应该是与听众互动的时间。
每一次的演示文稿都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的重点，而是简要叙述这份 报告所要传达的最重要讯息。此外，一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正的去 思考你所说的内容。过多的讯息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一 次失败的演示文稿。
?6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上
电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界， 也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该要做的是知道何时要该关闭 你的虚拟沟通之门。
贾德纳市场研究认为，现代人无可避免的陷入了所谓的?无所不在的 连结?(pervasive connectivity)的迷思，你让所有人在任何时间都可以接触到你。不仅是电子邮件， 包括手机、实时简讯等等。这些科技让我们可以实时的沟通，我们也自然而然的觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的
期待而工作过量、过度消耗自己。
垃圾邮件的泛滥或许是原因之一，但更重要的是，我们不知道要如何利用客观的标准快速 有效的过滤以及编辑大量的信息，花费太多时间在不重要的信件上，真正需要你注意的却被遗漏了。正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除 50％的邮件。
第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内(例如 2 星期
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内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除 25％的信件。
前两个步骤所花费的时间不应超过 10 分钟。现在你的信箱应该只剩下 25％的信件，但是
并不表示你必须全部保留剩下来 25％的信件。你必须判断这封信件：
??是否与你现在的工作内容有关
??是否有提到你必须完成哪些事
??是否有说明应达成什么样的目标
??是否有列出可使用的资源 如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。 经过以上三个阶段的步骤，你应该可以成功的删除 90％的信件。
?
?最容易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意。这是詹森在进行追求简单的
7、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会
位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。 每一个人的时间与注意力是有限的，电子邮件的
内容愈精简愈好，不仅可以节省自己的时 间，更能吸引收件人的注意，提高响应的机率，否则你的电子邮件就会成为对方 90％的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字，
传递最多、最重要的讯息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。
该怎么做呢？信件的文字必须限制在3*5英寸的空间范围内，大约是一张照片的大小。为 什么是这样的数字？因为对于接收讯息的人来说，这样的空间可以让他们在2到3秒钟的时间 迅速浏览全部的内容，不需要卷动画面。
你该如何利用这有限的空间写电子邮件的内容？
??每一封电子邮件的内容大约在 8 到 12 句的范围内。
??超过 20 个字就应换行。
8、当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
主管对于你的意见通常会有以下5种可能的回答：
??完全同意：我完全同意你的看法，也会全力的支持你。?
??同意：我并不是完全同意，但是我相信你的判断。?
??不置可否：我不同意你的看法，原因是不过很谢谢你的意见。?
??不同意：就照我的方法做。?
??完全不同意：我绝不允许有这样的想法，更不允许其它人有这样的想法。?
如果你发现，在沟通的过程中，主管的回答多半是前三种情况，就表示这个主管是可以沟 通的，愿意接受别人的想法。如果多半属于最后两种的情况，就代表他是不容易沟通的人。总
??如果超过 3 行必须空行。
是听不进别人的意见、冲动做出决策、不愿意反省、只为了个人的利益或权力。不论你提出
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