现代秘书的公关语言艺术
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目 录
摘 要·······························2 引 言·······························3 一、秘书的书面语言························ 3 二、秘书的口头语言························ 5 三、秘书与公关语言的使用····················· 8 谢 词·······························9 参考文献····························· 10
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摘 要
所谓公关语言艺术，是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众，组织与组织之间相互理解，相互协调，相互适应，为组织树立良好的社会形象，也就是说能引起对方愉悦性的互动，即满意的反应，从而形成良好的氛围，产生最佳的“社会效应”。作为秘书，必须加强语言艺术修养。提高语言表达能力，才能把本职工作做好。在秘书工作语言中，如果能够注意形象性、准确性、生动性，并融入饱满的情感，则能使秘书语言异彩纷呈，富有感染力。本文主要探讨了在秘书工作中语言的重要作用，秘书工作中语言艺术的主要内容以及如何加强语言艺术的修养等问题。并主要从书面语言与口头语言的角度来研究秘书工作中的语言艺术。
关键词 :语言 艺术性 秘书工作 作用
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现代秘书的公关语言艺术
现代秘书的公关语言艺术
[引言] 秘书人员的语言交际,是秘书人员凭借语言为做好秘书工作而互相传递信息、交流思想、组织活动、协调工作,以求彼此了解、共同合作的一种社会职业活动. 秘书人员能否胜任事物性工作,能否被上司信赖,能否很好的与人沟通,与是否具备良好的语言表达艺术有很大的关系.
随着科学技术发展的不断加快，行政管理事务的不断复杂化和多元化，作为时代不断呼吁而出的秘书学已作为一种新兴的社会语言展现在现代社会和人们的眼前。而在秘书工作中起交流、沟通与传达的特殊作用的秘书工具----秘书语言，已直接影响着秘书工作的顺利完成与否。秘书语言对加强行政管理、提高经济效率、增进社会效能起着不可替代的作用。
秘书在联系上下、沟通左右、协调内外的枢纽部门工作，必然要与各种人打交道，必须讲究交际的语言艺术，才能广结人缘，促进社交成功。因此必须能很好的掌握与使用书面语言和口头语言。
一、秘书的书面语言
（一）秘书书面表达就是为领导起草文书、撰写公文等各种实用文体。
1．秘书的书面表达与一般的书面表达有许多的共性：他们都是思维化意和成文的结合，都是表明技法与各种智力与非智力因素的综合运用，也有一定的操作行为??但秘书书面表达写出的制作的成品，是依法行政和进行公务活动的重要工具，是特殊的文章。 （1）秘书书面表达出于公务活动的需要，处于群体社会的需要，因此，书面表达构思过程中受到种种的限制。作者在写作前须得到代表机关或组织集体意志的领导人授权，显然秘书进行书面表达在很大程度上不取决于个人写作愿望与意图。
（2）如果单位领导要求将谋一份工作情况书面上报，就要求秘书马上撰写“报告”公务文书；如果上级某一决策意见需要马上传达贯彻，就要求秘书撰写下行公文。诸如这样的公文写作，不管秘书想不想写，都要执笔起草成文，而且在表达过程中不得自作主张，抒发己见，任意发挥。只能根据公务活动的客观需要，由领导集体或负责人安排，这与一般的书面表达有着本质的区别。
2．在企事业单位中，秘书完成撰稿后，其写作的主体不是秘书本人。公文书面表达的主体是依法成立并以自己名义行使职权和承担义务的单位。公文内容代表的是单位的意志，它必须以单位的名义或其法定代表人的名义制发
（二）秘书能否写出好的公文，发挥预期的功效，与秘书的理论水平、思想素质、写作技巧等有着密切的关系，也与秘书驾驭书面语言的能力有着直接关系。
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1．准确性。公文的准确性是指对党和国家的方针、政策、法律以及有直接规定的理解要准确；撰写公文要完整，准确的体现领导机关的意图；使用文种要正确等。这些都是作为一名秘书人员撰写公文最基本要求。 （1）用词要准确。
① 词是用来表达概念的，我们在撰写公文时，对所用词语要认真推敲，看能否准确表达概念所反映的事务的本质属性。
② 托尔斯泰说过：“语言艺术家的技巧就在于寻找唯一的需要的词的唯一需要的位置。”秘书应该是语言艺术家，所以在遣词方面一定要找到唯一的词和唯一需要的位置。 （2）人名、地名、时间、简缩要准确。
①在书写公文时，若该公文是一位领导或代为领导行文时，在署名处必须写上发文机关具体负责人，必要时写上头衔，不得只写姓不写名。如:中华人民共和国主席胡锦涛；在公文中出现地名一律用全称。如“上海”“北京”“山东”“重庆”不能写成“沪”、“京”、“鲁”、“渝”；
②对于公文出现的时间必须注明年月日，并且年份一律用全数，不得省略。例如：“二○○七”，不得写成“○七”。
③公文中特别生僻的语词，其意义多为读者不能理解，也应当做必要的解释。
（3）标点符号要准确。标点符号是公文中重要的组成部分。使用准确与否，会直接影响到公文内容的表达。在公文中，经常使用逗号和句号，我们要防止一逗到底的现象。如“三日内蒙古共和国有暴风雪”本来，在“三日内”后边应有逗号，这样，语义就十分明确，但若缺少这一逗号后，语义就会大大改变，甚至带来严重的错误。
2．简洁性。公文的简洁性，历来受到人们的重视和赞扬。不少仁人志士主张治理国家的公文写的短些，反对拖沓冗长、反对做表面文章。朱元璋责打刑部主事茹太素，就因为他把本来五百多字就能说清楚的奏疏写成万字长篇。秦李斯的《谏逐客书》，三国诸葛亮的《出师表》，晋李密的《陈情表》等奏议。都是古人为我们留下的既短又好的公文名篇。 3．庄重性。公文用语非常讲究其庄重性，这与文学写作用语有一根本性的区别。公文用语之所以特别强调庄重，是由于公文写作的特殊性质决定的。“庄重”即庄严郑重，它是有党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。
（三）秘书人员要想在尊重公文庄重性、简洁性、严谨性的前提下，能够适当的对语言的文采施加运用，更能体现公文的实用性，具有感染力。这就需要对其书面表达语言深加研究，不断提高自己的政治思想素养和学习理论知识的能力。 “不积小流，无以成江海” 平时多注意积累，“问渠哪得清如许，为有源头活水来。”向领导学习，向群众学习，汲取宝贵的经验，丰富自己的实践生活，才能写出好的文章来。
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二、秘书的口头语言
（一）秘书在工作中每天和同事、领导之间都要沟通。说什么、怎么说，什么话能说，什么话不能说，都应“讲究”。可以说，在工作中 “说话”就是一种语言艺术。
1．迎接与接待。
“有朋自远方来，不亦乐乎”。迎接与接待是秘书工作中最基本的社交活动，它们往往是相互关联的社交行为。迎接与接待语使用得恰当与否，有时直接影响到社交效应的好坏。 （1）常用的“迎接”语主要有： 对领导可用“欢迎莅临指导！”
对重要宾客可说“您的到来，使我们倍感荣幸”。 （2）公务活动和社交场合常用的“接待”语有： ①称呼语
在待客礼仪中，恰当的称呼是尊重他人的表现。包括：以职位的尊称；以学位、职称的尊称；以职业的尊称等等。 ②征询语
在接待过程中，了解宾客的要求是不可避免的，直截了当的征询语如“你想干什么？”定会引起宾客的反感。得当的“征询语”为： 请问，我能为您做些什么？ 有什么需要帮忙的吗？
您需要什么帮忙吗？我将竭诚为您服务！ ③应变语
秘书在接待过程中，会面对形形色色的人，可能要应对各种各样的服务要求。本着有礼、有节的原则，应用委婉、含蓄的语言来拒绝一些不恰当的要求，用幽默、机智的语言来扭转一些令人尴尬的突发场面。
（3）公务活动和社交场合常用的“送别”语有： 感谢您的到来！
祝您旅途愉快，一路平安！
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