流程优化方法之需求收集(3)

2019-01-18 18:59

说明:重要度的评估主要考虑战略相关度、急迫度、投入产出比、短期见效性、目标明确性、风险与障碍。

案例:有关流程优化项目如何起名

就像人的名字一样,流程优化项目的名称同样有学问。下面我们就举两个真实案例让你体会一下名字这个看似无关紧要的信息的“四两拨千斤”的力量。

? 有一个项目希望通过设计一个简单的业务流引擎,实现批量非业务流程的

E化。刚开始我们命名“非业务流E化项目”。但这个名字太专业,很多人不是很理解这个项目到底是做什么,是否包含本部门的流程,所以不利于推广。最后,我们更名为“无纸化办公项目”,虽然项目的名称稍大,但经过包装后很利于推广。后来,很多部门主动追问项目的进度,急切期望本部门流程尽快上线,这充分体现了名称的魅力。

? 当然名称并不总能产生正向作用。我们曾经做过一个项目,项目范围涉及

的流程为“A-B-C-D”,项目的目标是提升端到端流程的整体效率,符合公司的要求。但从项目的效果来看,C环节的效率提升最大,其他环节效率提升不大,甚至有所下降。可能是因为优化后流程的核心变化点在C子流程上。所以,最后也不知道为何,此项目组把此项目命名为一个与C子流程非常相关的,而且是一个非常具有技术性的名称。这个霉气的名字就像噩梦一样伴随着项目组。从项目立项组建项目组到方案设计,项目经理要不断地给ABD各环节的参与人员和流程所有者解释,项目的范围以及为何会增加了部分ABD环节的工作量。但其他环节的流程所有者总是不明白,而且一直误认为这是C子流程想提升效率牺牲ABD环节的效率而已,而没有把此项目提升到公司整体端到端流程规划的高度。特别是在方案上线的时候,ABD各环节操作者更是不配合。所以,最后整个项目在项目总管及管理改进委员会的干预下,通过召集各子流程所有者重新明确项目的范围及项目对公司的意义,以及强调提升端到端流程整体效率的目标要求。然后项目名称更改为一个更为通俗,而且可以包含整个端到端流程概念的名称。

从以上案例,你能得到什么提示呢?生活中,你是否有遇到经常远程交流的同事或朋友,因为一次打电话才知道自己从名字上一直错误判断了对方的性别。这是同样的道理。

所以,我们可以提炼一下如何起好流程优化项目名字:

? 名称一定要通俗,不要太专业,这样利于传播;

? 名字一定要表达出项目的范围;

? 名字也不要太大。比如如果只是优化订单执行流程某子流程,就不宜称之

为订单执行流程优化,这样会给其他流程所有者过高的期望;

? 名字要表达出项目的层级,比如一些项目我们命名为再造,普通的则采用

优化;

? 必要时,名字需要包装,甚至取一些时髦的词语;

2) 项目立项和启动

完成项目化后,流程管理人员需把立项建议名单提交给公司高层或管理改进推进委员会确认项目并任命项目经理,必要时开一个“流程优化项目立项介绍会”是必要的。获得公司高层或管理改进推进委员会的高度认可是必要的,这有利于进一步确保优化方向的正确性,以及获取足够的政治支持。没有大环境的支持,靠自娱自乐是无法获得持续成功的。


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