4.4.2.1第1类公文由行政人力资源部统一编号为“天际食字[年份]
编号”。如：天际食字[2014]008号
4.4.2.2 第2类公文由行政人力资源部统一编号为“天际部门字[年
份]编号”。分为：天际政字[2014]008号；天际产字[2014]008号；天际财字[2014]008号；天际销字[2014]008号；天际技字[2014]008号。
4.4.2.3 第3类文件由部门自行编号为：部门[年份]编号。
如：行政[2014]008号
4.4.3.4 第4类公文无需编号。
4.5 公文处理及保管
4.5.1 凡政府机关、相关行业管理部门、公司总部或其他企业送达公司的
的公文，由行政人力资源部统一处理并保管，需送公司相关领导审批的，要及时呈上，需分送相关业务部门的，由行政人力资源部负责送达并跟踪落实。
4.5.2 公司或各部门以公司名义向外发出的重要公文，由行政人力资源部
备份
4.5.3 公司向各部门下发的公文、管理制度等文件，各部应签收、保管，
不得外传或遗失，公文中属密件的事项不得泄露。
4.5.4 公司公文下发后，各部门应严格执行文件内容，确保公司公文的严
肃性，行政人力资源部负责监督执行情况，并及时向公司领导反馈。
4.6 文件的署名按下列规定进行
4.6.1内部往来文件，如果是一般往来文件，只需部门负责人署名，如果
是单纯的上报文件或者不涉及其它部门且内容不重要的文件，只需署部门名称；如果是重要文件，按责任范围，须署相关部门的负责人姓名和职务；
4.6.2内发文件，以部门名义在公司内部发布的各种规章制度、重大事项
通报、重要决定等，须经行政人力资源部审核，总经理批准，加盖部门章后方可下发。
4.6.3 对外文件，如合同书、呈政府或机关的申请报告、回执、公告等重
要文件，一律署总经理姓名与职务，如果是总经理委托事项可由指定责任者署名。
4.6.4 以部门或公司名义起草的外发文件，须经行政人力资源部审核并加
盖相关印章。
4.7 公文的发送
4.7.1 原则上各部门需外发的公务文件，函件，一律交行政人力资源部审
核后统一寄出，重要函件需经总经理批准后方可寄出。
4.7.2 各部门的邮寄文件，必须于发送前在发信登记表与邮资明细账上做
好登记并填写。
5、附则： 本制度自颁布之日起执行。解释权归行政人力资源部。
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附件1
文件签批表
拟稿部门 拟稿时间 文件标题 拟稿人 紧急程度 文件级别 保密级别 附 件 发文编号 申请项目 □制定 □修订 □废止 主送范围 抄报范围 拟稿部门 经理签字 签字： 年 月 日 主管总监 签批 签字： 年 月 日 总经理签批 签字： 年 月 日 董事长签批 签字： 年 月 日
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第三章 公司印章管理制度
1、目的：为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。
2、定义 ：本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
3、公司印章的种类
3.1公司公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。
3.2法人代表章：刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。 3.3 财务章；刻有公司专用的公司印章。
3.4地税章/国税章；刻有公司名称及税务编号的印章。 3.5其它专用章；因工作需要代表公司对外或对内行使某项专业权力的印章，包括内部行文章、合同专用章、出入库管理章、行政及人力资源专用章、工会章等。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。
3.6公司印章的申请与刻制、废止
3.6.1印章的申请刻制、换发、遗失、缴回。必要的业务用章，包括支
出合同、销售合同、财务、人事用章的申请刻制、换发等可以书面形式向行政人资行政人资部部提交“制（换、补、缴）印章申请表”（附件1）。申请表必须由申请部门负责人签字确认，行政人资部审核并经公司总经理/总经理批准。公司印章的刻制由行政人资部统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。
3.6.2散失、损毁、被盗的补发。公司印章在受到散失、损毁、被盗的
情况时，各管理者应填报“制（换、补、缴）印章申请表”（附件1），迅速向行政人资部说明原因，由印章管理部门负责人签字和总经理/总经理确认。行政人资部根据情况依本制度办理后续事宜，对外遗失的对外印章应该登报公示。
3.6.3废止缴回。由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及
时将印章交行政人资部处理，填写“制（换、补、缴）印章申请表”（附件1）。除特别需要，由行政人资部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。
3.6.4新印鉴登记。申请刻制好的印章应在行政人资部进行登记。行政
人资部应将每个印章登入“印章登记卡”（附件2）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。
4、管理及使用
4.1印章的管理
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4.1.1公司印章由公司行政人资部统一管理。其主要职责包括：根据公
司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
4.1.2公司有关职能部门对所分工管理的法人章、公章、财务章、公司
业务专用章负管理的责任，承担用印的后果。
4.1.3公章主要用于公司对政府申报的报表，对外共函，公司性质的证
明文件，税务报表等。公章的用印由行政人资部专人负责管理， 用印时经申请用印部门负责人及总经理或总经理授权人员批准后方可使用。
4.1.4法人代表章主要用于公司法人代表授权证书，人事劳动合同，招
标书和投标书、支票、税务报表等。法人代表章的用印由行政人资部专人负责管理，用印时经申请用印部门负责人及总经理或总经理授权人员批准后方可使用。 4.1.5财务专用章，由财务部负责管理，按公司财务管理制度规定使用。 4.1.6合同专用章主要用于公司与供应商合同的签订，合同专用章由公
司行政人资部专人负责管理，用印时经申请用印部门负责人及总经理或其授权人员签字批准后方可使用。
4.1.7各部门专用章，即各部门内部印章，如行政专用章，内部行文章
等。则由各部门负责人指派专人负责管理。由用印申请人申请，部门负责人签字即可盖章。原则上本款所列印章只能对内使用，不具备对外效力。
4.1.8其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在
公司印鉴档案中登记的使用范围（参见附件1）执行并负直接责任。
4.1.9公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续，填写“公司公章
用印登记表（附件3）”。用印申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。否则行政人资部有权拒绝用印，产生的后果由用印申请单位自负。公司公章的保管人施印时必须认真核对 “公司公章用印登记表”上的内容是否与使用的印章一致，严格把关。
4.1.10公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职部门按
规定程序使用合同专用章。
4.1.11公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和
使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。
4.2印章的使用
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4.2.1原则上公司印章只限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室
以外使用。如特殊情况必须外带，由用印人申请登记，填写“印信携出申请单”（附件4），经总经理批准后，印章保管人员或使用人方可带章随行，使用时应对需盖章的资料仔细核对后方可用印。
4.2.2公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明， 如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经申 请用印部门负责人确认，公司总经理书面批准，行政 人资部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工 作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的
必须交回。
5、其它
5.1严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责
任。
5.2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政处罚，
造成经济损失者赔偿相应经济损失，情节严重或造成恶劣影响者予以开除；触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。
5.3本制度自发布之日起施行，由公司行政人资部解释并修改。 6、附件
6.1《制（换、补、缴）印章申请表》 6.2《印章登记卡》
6.3《公司公章用印登记表》 6.4《印信携出申请单》
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