《二0一0年昌河汽车档案建设五年规划》具体实施方案
为了更好贯彻落实《二0一0昌河汽车档案建设五年规划》文件精神，确保档案“五化四优”工程高质高效完成，顺利打造昌河汽车现代化综合数字档案馆，特制定《二0一0年昌河汽车档案建设五年规划》具体实施方案，具体推进时间安排见附件。
1档案工作制度化 1.1 现状
档案规章制度明确了企业档案工作要点及相关人员的职责义务，是企业档案工作顺利有序开展的标准依据和有力保障。建设完善的档案规章制度可以有效避免公司因档案人员流动而给有关工作带来的不便甚至断层，确保档案工作有据可依和连续性，从而为公司正常生产提供有力服务保障。
近两年来，档案室不断加强档案制度建设，在文书档案、电子档案等方面制定了相关管理制度。目前公司正处于变革转型关键年段，产能扩建、新车引进、老车改型等公司一系列重大举措对于公司新时期档案工作的跟进考验是甚为严峻的，因此，加强完善档案工作规范化，建立健全一系列相应的档案规章制度势在必行。 1.2 任务目标
积极参照国家、行业及有关单位制定的相应档案规章制度及管理办法，结合公司生产研发以及档案工作实际情况，按照轻重缓急原则以及档案工作流程原理，逐步推进档案工作各项规章制度的建设。
公司将于今后2-3年内逐步完善档案工作各项规章制度建设包括编制档案资料管理办法、建立健全档案分类体系、编制各专门档案管理条例以及档案工作管理制度等一揽子档案规章制度，为档案工作顺利高效开展保驾护航。 2档案工作数字化，积极打造数字化档案馆 2.1 现状
当前汽车行业竞争日趋白热化，汽车制造企业只有积极引进现代化企业管理模式，打造数字化企业，才能在瞬息万变的市场环境中及时掌握最新消费需求信息、把握公司最新运营状况，捕捉行业发展动向，以便抢占先机、赢得生存与发展。档案信息数字化便是企业信息化建设重要组成部分，企业应努力把档案信息化建设（数字档案馆建设）纳入公司领导议事日程、纳入企业规章制度建设以及纳入公司领导绩效考核中。 2.2 任务目标
2.2.1完成现有各门类档案资料数字化扫描工作。
现行档案图纸资料已于今年初开始了数字化扫描，至今已完成了7字头图纸扫描工作，预计今后2-3年内将全部完成开发一部以及开发二部的现行版图纸资料、发送单扫描数字化工作。并将陆续开展老车型图纸、硫酸底图以及其他相应档案技术资料的数字化工作。
2.2.2引进先进的档案管理软件，加强档案数据库管理平台建设。
当前公司各类型档案文件资料，包括文书档案、工程设备档案、图纸资料档案等仍处于各自为政状态，而没有建立集中统一的档案信息数据库，不利档案信息资源的整合以及总体上把握公司档案工作状况以及公司发展变化轨迹。今后五年间，将逐步建立集中统一的档案信息数据库，并陆续开展档案目录数据库、档案多媒体数据库、档案全文数据库以及档案编研数据库建设等。
公司图纸分发采用的是北京凯普创网络技术有限公司的图文分发系统，日本数据的传送接收采用的是日本铃木公司研发的SCAN、STAGE、IBOM、FTP系统，这些系统软件并不是符合公司档案实际情况的真正意义上的档案管理软件，并且显得过于分散凌乱。企业档案工作要能更好满足公司当前发展变革的需要，十分有必要量身打造一款符合公司档案实际情况的档案管理软件，可以借鉴清华紫光、南京之星、天津津科、北大方正、东方飞扬、航空兰台等一系列优秀的档案管理软件开发模式。
2,2,3档案网站建设的设想。
很多优秀的企业都建设有自身的档案网站，这也是外部人士了解企业的一个重要窗口，有利加强企业形象宣传，因为企业档案建设水平如何很大程度上反映了一个企业信息化建设水平和发展状况。当前公司档案目录查询数据库接口到技术管理处网站，而档案技术资料查阅申请流程以及件运转流程却接口到OA系统，这显然不利公司档案信息资源一体化建设以及档案文件归档工作，公司有必要逐步建立自身的档案信息网站，加强企业文化推广和企业形象品牌宣传。 2.2.4 构建数字化档案馆。
数字档案馆是指为适应日益增长的档案信息资源管理、利用需求，利用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。通过五年建设，基本完成除人事、财务档案外的公司其它各类型档案的收集工作，完成预规各重点档案项目的复印扫描、摄像、传输、存储等数字化工作，完成档案管理软件的引进，档案网站建设也初具规模，档案队伍结构更加科学合理，数字化档案馆构建基本成型。 3坚持档案工作科学化 3.3.1树立档案科学意识。
3.3.2建立文档一体化管理体系。 3.3.3树立档案前端控制思想。 4 档案工作全面规范化 4.1 现状
当前企业档案工作在归档收集、规范管理特别是特殊载体档案和实物档案的收集规范化管理，档案流程结构以及一些档案日常工作细节等方面还有待继续规范完善。公司将依据国家及行业有关档案管理规范，结合公司档案工作实际及条件积极加以完善和标准化建设。 4.2 任务目标
4.2.1坚持集中统一管理原则，加强档案收集与归档
档案资料分散保管不仅浪费大量人力物力财力，而且容易导致档案丢失、影响档案完整性与系统性，不利档案信息资源整合开发。当前档案室只保存着产品档案、设备工程档案和少数文书档案、合同类档案，还有很多其它各内部单位档案仍处于各自为政状态，比如质量档案、科研档案、荣誉档案等这是有背国家及行业有关档案法律法规要求的。今后公司将努力将各门类档案进行集中统一保管，优化资源配置，并积极为打造现代化综合企业档案馆而努力奋斗。 4.2.2进一步完善档案分类体系
档案分类体系是档案归档的基础和依据，也直接影响着今后档案检索效率以及档案归档能否一一对应，可以有效避免接收的档案无类以归或归类过甚现象。随着档案收集范围的不断扩大、档案类型的增多以及档案数量规模的扩大，建立一个健全完善的档案分类体系显得愈发重要。
4.2.3完善优化档案工作流程
随着档案工作不断深入，原有的档案工作流程应根据实际情况不断调整优化，积极顺应公司生产研发的需要，档案室将积极探讨档案工作科学建设，不断提出具有创新性、实际可操作性、有利提高工作效率的合理化建议和流程改善。 4.2.4 进一步强化档案工作标准化建设 4.2.5逐步完善规范其它日常档案工作细节
定期或不定期检查库房安全状况以及馆藏档案资料的保管状况；确保档案库房和办公场所一直处于干净整洁状态；每天下班检查库房及办公室的门电窗是否处于安全关闭状态；订阅的档案报刊资料是否排列齐整规范、是否出现虫蛀发霉迹象；接收的档案资料是否未及时归档；检查档案文件、档案装具、案卷盒、报刊资料架等物品的标签是否磨损等。 4.2.6加强企业特殊载体档案规范化管理
随着信息技术的飞速发展，公司形成了大量有别于纸质档案的特殊载体档案，包括光盘、磁带、磁盘，缩微胶卷、胶片，录音带、录像带等新型载体和不断积累的奖杯、锦旗、礼品、印章等实物档案，这些特殊载体档案种类多，数量增长快，对公司发展历程的见证有着十分重要的意义。目前，公司对这些特殊载体档案的保管不甚规范，主要存在的问题有：没有集中统一保管，显得分散凌乱，无法完整系统展现公司发展全貌；没有购买专门的特殊载体档案保管装具，有损档案安全和寿命；没有专门的特殊载体档案保管库房，很多荣誉实物档案都是一起堆积在狭小的空间，无法体现公司尊严感、荣誉自豪感，稍有不慎就会导致档案的磨损破坏。
5 档案人员素质待遇专业化 5.1 现状
一批高素质的档案职工队伍，对于提高档案工作水平有着十分重要的意义。当前，公司档案职工整体素质偏低，档案工龄大多在3年以内，而且大都是其它部门转调过来的，档案专业素质和档案工作经验都有待加强和提高。
5.2 任务目标
5.2.1 优化档案队伍结构，积极引进档案专业人才
为了更好发挥档案工作
随着公司规模的扩展，原有的档案职工队伍将难以满足日益深化扩大的档案工作需求，公司将依据实际工作需要逐步引入专业档案工作人才，以便充分挖掘档案资源价值，更好发挥档案信息服务功能。 5.2.2提升在职档案工作者业务能力和综合素质
当前公司档案室工作人员多半是从其它部门转调过来的，对于档案事业本质和管理规律没有清晰的概念和认识，所以在日常工作中，较难发现存在的档案管理规范化问题，也就较难提出更加合理高效的解决措施。今后将通过多种方式加强档案工作者在职教育和继续学习能力，以便更好胜任档案工作。
档案工作本质上属于服务行业，因此档案工作者的服务态度、工作形象显得甚为重要，努力提升档案工作者亲和力、尽力提供微笑、周到服务将大大提升档案室形象，增强各内部单位及广大员工查阅档案的兴致和激情。 5.2.3建立档案人员津贴体制 6优化档案馆藏结构体系
7优化档案基础设施体系，打造现代化档案库房机制 7.1 现状
档案库房是档案保管基地，档案库房保管条件如何直接关系到档案物理安全和寿命。档案库房建设如何主要表现为档案安全防护条件和状况，当前公司档案库房建设不符国家档案库房建设标准规范，档案库房装备甚为落后，档案库房必需品不甚健全，档案存在很大安全隐患。 7.2 任务目标
为彻底改变目前这种被动局面，公司将于今后五年内，建设更加符合国家档案库房建设标准的档案库房、并逐步建立智能化档案库房管理系统：建立档案库房灾害（火灾）自动预警系统和自动灭火系统，配备档案消防设备；安装电视监控系统，防止意外事故；对档案原件，全部采用封闭式档案密集柜进行保管；逐步配备档案库房温湿度控制系统；按照档案库房“八防”要求，即防盗，防火，防水，防潮，防虫，防鼠，防光，防污染，认真落实好库内档案防护措施，定期进行档案库房无氧消毒；积极采购相应档案装具、案卷盒、档案袋、备考表、封底、各类目录、目录封皮、托纸、裁纸刀、装订机、打孔机、装订线、去钉器标签纸、铅笔、橡皮、浆糊、直尺、防虫剂、档案修复膜等一系列档案库房必备物品，以满足日益增长的档案工作的需要。 8优化档案安全体系 8.1 现状
8.2 任务目标
8.2.1进一步强化广大员工保密意识
企业核心价值主要体现在其完备的档案技术资料上，对于机械制造企业来说尤为如此，档案技术资料的泄密对企业的损失是无法估量的，因此公司有必要进一步强化广大员工信息安全教育，强化职工档案保密意识，当前公司正在积极研发引进新车型、研制先进发动机、改造老车型，这无疑将档案信息保密要求提到一个新的高度。
8.2.2进一步完善档案安全备份机制
目前公司图纸资料、技术文件、协议文本、红头文件等都是采用纸张电子双套保管机制，有力地保障了档案信息安全。但是文书档案、技术文件资料、各种图纸发送单目录等还未建立统一单独的存储机制，都是分散保存在各自PC上，一旦出现系统崩溃，后果甚为严重，今后档案室将建立定期统一的存储机制并将其制度化，确保档案安全。
8.2.3建立健全档案借阅、利用登记审核机制
档案借阅利用机制不健全，很容易导致档案信息资源的泄密，对公司的健康发展留下很大的隐患。目前公司档案借阅方式甚为混乱、没有统一的格式、路径和领导审批机制，给档案信息安全留下巨大隐患却而又无法定位具体责任人，今后将逐步完善档案借阅利用流程和审批机制。 8.2.4强化电子档案文件的安全体系建设
随着档案数字化工作的开展，电子档案文件安全问题日显突出，有必要加强电子档案安全保护技术探索研究，比如定期检测光盘、磁盘以及机读电子文件的可读性、及时发现问题并进行电子文件的迁移修复，未经保密技术处理的文件资料不可联网，强化电子文件加密认证、防毒杀毒技术等。 8.2.5建立档案信息保密奖惩机制
对档案保密工作有突出贡献或提出较好建议的部门或个人应给予适当奖励，同样，对于那些在档案信息利用过程中导致档案泄密并造成损失的应给予处罚。 9优化档案利用体系
9.1现状
档案的根本价值再于开发利用，没有利用价值的档案保管的再完备也只会白白浪费大量人力、物力、财力。档案利用方式包括主动利用和被动利用，当前公司档案基本以被动利用为准，而且没有建立档案利用反馈机制，难以掌握具体档案利用价值，此外，被动利用不利充分发挥档案信息资源应有的效用。当前公司处于“大变革”时期，对档案资源的需求可谓前所未有，因此，化被动为主动，“主被结合”，充分挖掘各内部单位可能需求的档案信息资源并积极主动为其方案调研策划提供数据支持、跟踪咨询服务显得尤为重要。 9.2 任务目标
9.2.1逐步开展多种形式的档案编研工作
档案的核心价值在于档案的利用，而编研则是档案利用最高效方式之一，企业档案编研类型主要有组织机构沿革、企业年鉴、大事记、重要文件选编、收发文汇编、基础数字统计汇编、规章制度汇编、专题汇编、产品说明书汇编、新产品介绍、新项目介绍、图样选编、技术手册、生产情况快报或综述、市场预测报告、营销情况快报或综述、用户反馈摘编、生产工艺汇编、新技术、新工艺介绍、专题咨询报告、根据企业招商引资需要编写企业简介等。当前档案室正在逐步开展昌铃公司发文汇编工作，今后五年档案室将会根据馆藏实际情况和条件有选择性地开展一些具有较大意义的档案编研方式。 9.2.2进一步完善健全档案检索体系
档案检索水平的高低直接影响着档案提供利用效率，随着公司不断成长发展，有必要提高档案资源检索利用效率。当前公司只有图纸资料有目录索引，其它技术文件材料及设备工程档案尚未建立目录检索体系。今后五年将逐步开展此项工作，并陆续编写其它各种档案资料目录、馆藏介绍、全综指南、档案利用手册、分类指南等多种类型档案检索工具、进一步强化机读档案检索体系建设。 9.2.3逐步建立档案文件展览机制
档案展览有利职工深入了解公司发展变化、取得的重大成果以及发生的重大事件等，从而增强员工责任心、紧迫感、自豪感以及主人翁意识。今后五年内，将逐步以公司周年纪念、重大节假日等为契机，定期或不定期开展档案信息展览服务，选题包括公司成果展、公司历史变迁展、公司重大事件集成展、公司领导简介变迁展、企业员工文化活动集锦、历届劳模形象宣传、各界领导嘉宾来访集锦、员工好人好事集锦、销售成果报表展等，档案室将依据实际情况和条件有选择性、针对性开展一些档案信息展览服务，这将极大激发员工上进心、责任心和使命感，从而更好融入企业文化当中，共同把昌铃这个大家庭建设的更美好。 9.2.4走出“企门”，通过档案窗口加强企业形象品牌宣传
由于种种原因、当前无论是国际互联网、专业期刊、地方报纸杂志或者电台都鲜有公司档案方面的文章和报道。今后档案室将力所能及地在一些报刊杂志上、互联网上发表些有关（公司）档案文章，这样将很大程度上起到免费宣传作用。 9.2.5逐步建立档案利用反馈机制
根据日常工作实践，有些内部单位由于档案保管不善导致图纸技术资料的丢失，但由于先前很多档案资料并未移交于档案室，所以档案室不可能有这些图纸资料，然而奇怪又心痛的是，那些借调人员却轻描淡写似的说没有就算了，不知道其接下来该如何进展，重新设计？浪费的重复成本和时间是否关心过。我们只有建立健全档案利用反馈机制，通过进行对比，统计检测出有无档案技术资料时带来的影响、降低的效率、增加的成本、影响的激情。只有这样才能让广大员工
真正认识到档案的价值与意义，从而在日常工作中以加倍的热心和责任心收集、保管好档案技术文件资料。