一是交办事项中，省级信访工作机构自办的，由省级信访工作机构向国家信访局报送办理情况报告；省级信访工作机构将信访事项转交下一级信访工作机构和有权处理的责任单位的，先由承办单位写出承办报告，再由省级信访工作机构审核并向国家信访局报送审核报告。二是承办报告的内容要齐全，主要由承办单位名称、文号、签发人、标题、正文、落款、经办人及联系电话和附件组成。其中：签发人应为承办单位的负责人；标题要能反映报告事项的全貌，如：关于×××（信访人）反映×××（事由）信访事项办理情况的报告；正文中应有国家信访局交办文号及基本情况，信访人基本情况，反映的主要问题和诉求，调查处理情况（包含对信访事项的认定情况及其依据，承办单位的处理意见，回访信访人的情况及信访人的意见，处理意见的落实情况），落款为承办单位公章及领导签批日期；附件为有信访人签字的答复意见书，若有其他说明可一并作为附件。三是省级信访工作机构在对承办单位报送的承办报告进行审核的基础上形成审核报告，主要由审核单位名称、文号、签发人、标题、正文、落款、经办人及联系电话和附件组成。其中：签发人为审核单位的负责人；标题要能反映审核情况全貌，如：关于×××（信访人）反映×××（事由）信访事项办理情况的审核报告；正文中应有国家信访局交办文号，承办单位处理意见，对承办单位处理情况的评价（包括认定的事实是否清楚，定性是否准确，处理意见是否恰当、处理意见是否得到落实等），落款为审核单位的公章及领导签批日期；附件为承办单位报送的承办报告及主要附件。四是出现事实不清、定性不准、处理意见不恰当，以及处理意见未得到落实的；承办报告或审核报告缺项或格式不规范
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的；缺少必要附件等情况的，将承办报告退回重新办理。同一承办报告被连续退回2次以上的，交办部门应把该信访事项纳入重点督办范围，并责令报送单位写出书面检查。同一单位的承办报告被多次退回的，交办部门应对其予以通报批评。
3.报送渠道。给国家信访局的承办报告和审核报告，一律通过全国信访信息系统报送，国家信访局不再接收纸质报告。
4.操作程序。拟写给国家信访局的报告，要在全国信访信息系统中与交办事项和交办函相关联，经本单位领导审批并生成文号后，通过全国信访信息系统报送给国家信访局。
（二）审核汇报 1. 办理情况审核。
1.1实质性审核：认定的事实是否清楚，定性是否准确，处理意见是否恰当、处理意见是否得到落实等；
1.2程序性审核：办理程序是否规范、完整，报告格式是否正确，附件是否齐全。
2.出现下列情况之一的，审核单位将承办报告退回重新办理。 2.1事实不清、定性不准、处理意见不恰当，以及处理意见未得到落实的；
2.2承办报告或审核报告缺项或格式不规范的； 2.3缺少必要附件的。
同一承办报告被连续退回2次以上的，交办部门应把该信访事项纳入重点督办范围，并责令报送单位写出书面检查。同一单位的承办报告被多次退回的，交办部门应对其予以通报批评。
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五、统计
（一）信访事项纯件数、纯人数的应用
从2009年6月1日起，启用信访事项纯件数（指全国信访信息系统筛重后的信访事项的总量）、纯人数（指全国信访信息系统登记的不相同的信访人的总量，统计时段内重复信访事项按涉及信访人数最多的一次计算）的概念进行综合分析和信访情况通报。
（二）区分“系统初信”、“机构初信”、“系统重信”、“机构重信” 1．系统初信是指在全国信访信息系统内，信访人提出某一信访事项的第一次来信。
2．机构初信是指对同一机构（地区、行业），信访人提出某一信访事项的第一次来信。
3．系统重信是指在全国信访信息系统内，信访人提出同一信访事项的第二次及以上来信。
4．机构重信是指对同一机构（地区、行业），信访人提出同一信访事项的第二次及以上来信。
六、其他事项 （一）特殊人员
特殊人员是指在信访过程中可能、正在、或已经发生禁止行为的人员，也包括患有危、急疾病，以及受到意外伤害或者自杀的，疑似精神病人、患有按规定应当上报的传染病等，以及其他被列入特殊人员名单需要重点控制的人员。
一旦发现特殊人员，必须启动特殊人员管理模块。 （二）重大紧急信访事项
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重大紧急信访事项是指可能或已经对某一地区的政治、经济和社会生活造成一定影响的信访事项。一旦发现重大经济信访事项，必须启动重大紧急信访事项管理模块。
（三）信访事项状态
信访事项状态是指信访事项在办理和处理过程中的不同阶段，包括受理申请审查中、不予受理、受理、已作出处理意见、超期未申请复查、复查、提出复查意见、超期未申请复核、复核、不再受理。
1．受理申请审查中，以登记保存为准。
2．不予受理，以出具不予受理告知单，生成文号为准。 3．受理，以出具转送告知单，生成文号或选择自办、协调处理为准。
4．已作出处理意见，以录入送达日期为准。 5．超期未申请复查，系统自动修改状态。 6．复查，以复查登记为准。
7．提出复查意见，以录入复查意见书的送达日期为准。 8．超期未申请复核，系统自动修改其状态。 9．复核，以复核登记为准。
10．不再受理，以出具不再受理告知单，生成文号为准。 工作人员应据此按照《信访条例》的规定选择最恰当的办理方式。
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