广东省人民政府（章） 一九九六年十二月九日 版记部分
版记排布在公文末页的尾部。包括三个内容： 1、主题词 2、抄送机关
3、印发机关和印发时间
（一）主题词
主题词指反映公文主要内容的名词性短语。
主题词主要是为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文而产生。
《办法》第十条的12规定：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 注意事项：
1、一般是名词性词语 2、数量3-5个
3、标引时不用标点符号 （二）抄送机关
抄送机关指除主送机关以外需要受理或答复公文的机关。
应该分清楚主送机关和抄送机关两个概念的区别。主要是了解清楚“主送”和“抄送”的区别。 （三）印发机关和时间
位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下），占1行。印发机关左空一个字的位置，印发时间右空一个字的位置。
印发机关一般是发文机关的办公室，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记各要素之下均加一条宽度同版心的反线
第二节 常用公文写作
主要讲述常见和常用的几个文种，包括下行文的通知和上行文的请示。 一、通知的写法
（一）了解通知与相近文种的异同： 1、通知与通报的异同
一针对未来，一针对过去。内容上也有区别 2、通知与通告的异同 主要是主送机关上的区别 （二）通知的分类
按照不同适用范围，通知一般可以分为如下三种：
1、转发或批转性通知：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文； 2、部署性通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项； 3、知照性通知：任免人员
（三）各种通知的不同写法及其注意事项 不同种类的通知，写法上有区别： 1、批转或转发性通知的写法
首先要分清楚批转和转发这两个不同概念： 批转的对象是下级机关的文
转发的对象则是上级机关或不相隶属机关的文
标题处理
1、一般把原标题直接插入新标题中去。标题形式变成——发文机关“关于转发（批转）”+被转公文的标题+“的通知”
2、避免出现“的通知的通知”的累赘情况 3、可省略重复的“关于”。 4、多层转发可去掉中间的搭桥单位。
练习：给下面的公文加上标题：
各市，县，自治县人民政府，省府直属有关单位：
省人民政府同意省卫生厅《关于切实加强血液管理工作的意见》，现转给你们，请认真贯彻执行。
广东省人民政府（章） 一九九七年一月十七日
正文处理
转发性通知的一般处理是：
现将××（上级机关）的《??》文转发给你们，请?? 有些还会另起一段，写清楚转发公文的重要性及具体贯彻要求。 批转性通知则要求加上上级单位同意的意思。
2、部署性通知
（1） 与知照性通知的异同
传达要求下级机关办理和需要有关单位执行的事项。 知照性通知则没有具体的部署，只是简单的告知。 （2） 写法及注意事项 1、标题
发文机关“关于”+主要内容+“的通知”
2、正文
（1）讲明发文原由（或谈做好此工作的意义，或分析形势，或介绍背景，或几者兼有）以“特作如下通知：”等为过渡
（2）通知主体部分，即部署工作。一般分条分项写明工作内容和原则。这部分考虑要周全，条理要清晰。
（3）结尾，时有时无，看实际需要。多提要求与希望，有时以“特此通知”作结。
3、知照性通知
部署性通知要求收文单位需贯彻执行，而知照性通知目的主要让收文单位了解情况即可。
写法上与部署性通知基本一致，还是分发通知原由、通知事项和结尾（有关要求）等三部分。但没有部署性通知写得那么详尽、具体。结尾甚至多用“特此通知”作结。
二、请示的写法
适用于向上级机关请示指示、批准的请示性公文。
（一）与相近文种的区别
1、与报告的异同：主要在于是否需要回复。
2、与函的异同：主要在于收文单位和发文单位的关系及内容的重要程度等。 3、请示的独特行文规则
（1）主送机关一般只有一个，即本单位的直属上级机关。 （2）一般不得越级请示。非不得已时，应抄送被越过的上级机关。
（3）受双重领导的机关向上级机关行文，应一主送一抄送，由主送机关负责答复。 （4）除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。 （5）请示应当事前行文，要求一文一事。
（二）请示的结构和写法
1、标题的处理：发文机关+关于××事+“的请示”
2、正文的处理 1、请示原由
这是请示的重点所在。注意请示理由应力戒空洞，应该借助具体材料去说明问题。 2、请示事项
要求清楚写出请示的具体内容。 3、请示的相关要求（结语） 一般两种写法：
（1）以上请示，当（妥）否，请批示 （2）以上请示，如无不当，请批准
（三）请示写作中的注意事项