程序文件 BDHQ-P01-13-2013
文件管理程序
1 目的
对文件进行控制，确保本公司有关的场所均能得到和使用有效版本的文件，防止作废文件的错用或误用。 2 适用范围
本程序适用于与本公司经营活动有关文件的控制，包括对外来文件的控制。 3 职责
3.1办公室负责所有文件的归档和保存，管理性文件的统一标识、借阅、复印和发放，以及外来行政或管理性文件的确认等。
3.2办公室负责技术性文件的统一标识、借阅、复印和发放，以及外来技术性文件的确认等。
3.3各相关部门或人员配合执行，并负责本部门文件的编制和保管。 3.个各部门领导负责分管范围内文件的审批。 4 工作程序
4.1 文件控制的范围
a.管理性文件：指手册、程序文件和各类管理制度、规范，以及行政性文件和各类证件等，包括外来文件；
b.技术性文件： 指技术图纸、技术标准等，包括外来文件。
注：外来文件：顾客等相关方提供的文件，包括本公司采用的有关国家标准、行业标准、法律、法规等。 4.2 文件的标识
管理性文件的标识由办公室负责实施，技术性文件的标识由生产技术部负责实施。 4.2.1文件的编号方法
a.手册的编号方法：
BDHQ – M XX – XXXX
发布年号(版号) 文件序号
手册代号
企业代号
程序文件 BDHQ-P01-13-2013
b.程序文件的编号方法：
BDHQ– P XX –XXXX 发布年号(版号) 文件顺序号 程序文件代号
企业代号
c.作业指导性文件的编号方法： BDHQ– G XX - XXXX 发布年号(版号) 文件顺序号 作业文件 企业代号
4.2.2 外来文件的编号沿用原有编号。
4.2.3技术图纸和技术资料的编号，按原有的要求执行。 4.3 文件的形式
本公司的文件除书面形式外，还有硬拷贝、电子媒体等形式存在，如光盘、软盘等。 4.4 文件的控制状态
文件分为受控文件(指作为执行依据,但不能明确其具体有效使用时间的文件，且在执行过程中可能修改的文件)和非受控文件(指用作参考不作为执行依据的文件，或作为执行依据，但明确了其具体使用时间，且在有效使用时间内不会修改的文件)。受控文件加盖受控印章，并注明分发号，非受控文件只登记发放，不编分发号。 4.5 文件的编制和审批
4.5.1 文件的编制由主要职能部门组织相关人员实施，相关职能配合实施，或由总经理指定人员编制。
4.5.2文件的审核由主要职能部门经理负责人实施，或由总经理领导指定人员审核。 4.5.3文件的批准由总经理实施。 4.6 文件的归档与发放
4.6.1 文件经批准后，由办公室对文件进行归档。并对所有电子媒体文件进行备份和登记。 4.6.2 各部门编制的管理性文件经审批后，交办公室打印或/和复制，由办公室填制“文件发放（回收）登记表”进行统一发放，文件的发放由总经理批准后实施，接收或领用文件的部门或人员签字确认。
4.6.3 各部门/人员领用文件后，填写本部门的“文件控制清单”，报办公室确认，办公
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程序文件 BDHQ-P01-13-2013 室填写的“文件控制清单”，由总经理确认。
4.6.4 当文件破损严重，影响使用时，文件使用人应到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，办公室将破损文件销毁。 4.6.5 文件使用人丢失文件时，必须办理申请领用手续，说明原因。办公室在补发文件时，应给予新的分发号，并在“文件发放登记表”中注明丢失文件的分发号作废。 4.7 文件的更改
4.7.1 文件需要更改时，由原文件批准人同意后执行更改，并由原审批人进行审批。当指定他人审批时，其必须取得所需依据的背景资料。 4.7.2 文件更改办法：
a)文件需少量更改时，由办公室统一采取换页或其他办法处理，并注明其修改状态。 b)文件大幅更改时应进行换版，由办公室按本程序4.6条款的要求重新发放登记，并收回原版文件。
c)文件增加条款或内容时，由办公室统一换页处理，并注明其修改状态，或编制补充规定，补充规定由原审批人进行审批。
4.7.3文件的修改状态控制到每一页，文件被更改后，由办公室做好更改记录。
4.7.4文件的版号以年份为标记，并作为文件编号的一部分，换版时，应更改版号；修改状态以阿拉伯数字0.1.2.3??顺序为标记，0表示无更改，1表示第一次更改，以此类推。
4.7.5 总经理每年在管理评审时，应组织相关人员对管理性文件进行评审，涉及到的更改按本程序的要求执行。 4.8 文件的换版、作废处理
4.8.1 文件经过多次更改或需要进行大幅更改时应进行换版，原版文件作废。 4.8.2 作废的文件由办公室按“文件发放（回收）登记表”收回并记录。
4.8.3 为积累知识和追溯历史，需要作保留的作废文件，由办公室加盖“作废保留”印章，隔离存放，并进行登记，其他部门或人员不得留存。 4.9 文件的贮存、借阅和复制
4.9.1 办公室负责文件贮存的管理，并提供适宜的贮存条件，特别对以电子媒体和硬拷贝形式存在的文件的控制,应与书面形式存在的文件同步实行控制，且必须有备份，以软件形式存放的文件应注意防潮、防压、防光、防磁，以免贮存内容丢失。贮存的文件应采用适当的方式进行编目，以便查阅、检索。
4.9.2 文件借阅者必须提出文件借阅申请，经分管领导批准后方可借阅。同时，由文件保管人员填制“文件借阅（复制）登记表”，借阅者应在指定日期归还。 4.9.3备份文件不得外借，特殊情况需得到总经理的批准。
4.9.4受控文件的复制，由使用部门提出申请，经总经理或相关人员批准后方可复制。 4.10 外来文件的控制
4.10.1外来文件经相关部门审核后确认需采用的，由办公室加盖“确认有效”印章后归档，需要时发放使用。
4.10.2外来文件的控制按本程序4.6条、4.8条和4.9条执行。 4.11 本程序涉及的记录按《记录管理程序》的要求执行
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程序文件 BDHQ-P01-13-2013 5 相关文件
5.1 BDHQ-P02-2011 《记录管理程序》 6 记录
6.1 BDHQ-R/P01-1 文件发放（回收）登记表 6.2 BDHQ-R/P01-2 文件控制清单
6.3 BDHQ-R/P01-3 文件借阅（复制）登记表 6.4 BDHQ-R/P01-4 外来文件登记清单 6.5 BDHQ-R/P01-5 文件更改通知单
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程序文件 BDHQ-P01-13-2013
记录管理程序
1目的
对记录进行控制，为证明本公司经营活动的各过程和结果符合标准规定的要求提供客观证据。
2 适用范围
本程序适用于本公司经营活动的各过程中涉及到的所有记录的控制。
3 职责
办公室负责记录管理的统一实施和组织指导，相关部门予以配合。
4 工作程序
4.1记录呈现的形式与控制范围
4.1.1本公司记录的媒介形式表现为文字、图像、表格的书面形式和电子媒体以及硬拷贝等。
4.1.2记录控制的范围包括内部记录和外部记录（如为顾客填制的记录或所摄的图像、对采购产品进行验证时供方提供的记录、委外检测报告等）。 4.2记录控制的方法和内容
4.2.1记录控制的方法通过分级管理，按本程序附表“记录控制清单”的要求执行。 4.2.2“记录控制清单”中控制的内容包括：表式的名称、编码、使用收集部门、归档保管部门、保存期限等内容。
4.3记录表式的编制、审批、标识、修改和印制
4.3.1记录表式均来自对应的文件，其编制由文件编制人根据工作的需要负责，各收集部门或使用部门配合，其审批由对应文件的审批人负责实施。
4.3.2记录表式的标识由办公室统一实施，以确保每一记录表式的唯一性标识。 4.3.3记录的标识方法如下：
BDHQ — R/ X XX — XXXX 记录顺序号
对应文件号
对应文件类别 记录
企业代号
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