下载、打印等权限进行分配与管理。建议OA用户创建文件完成后，将文件复制到本地个人计算机上存放。
已经开通“短信提醒”功能的管理业务流程，拟稿人在创建时，应根据业务的轻重缓急合理使用“短信提醒”功能，非重要事宜，不得使用“短信提醒”功能。“短信提醒”功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。
已经开通OA系统传真功能的OA用户，应合理使用传真功能。传真功能发生的通讯费用，列入所在部门的办公费用统计范围内。
禁止OA用户在创建流程未经过审批时就将流程转发给其他OA用户，一经发现，将对此类不规范的操作行为提出严厉批评，并进行通报。OA系统管理员可直接对该流程及文档进行“删除”。
创建后未提交的作废流程，请自行删除；超出1个月未自行删除的，OA系统将自动进行清理，因此造成的一切后果由创建者本人自行承担。
第十五条 全体OA用户每天及时登录OA系统审批、签收相关文件，并及时落实、处理相关事宜。
一般文件，要求2小时内审批、签收完毕；紧急文件，要求半小时内审批、签收完毕；重要的管理业务流程，OA系统将自动发送“审批流程节点短信提醒”到相关OA用户在OA系统内登记的手机号码上。
OA用户长时间不具备上网条件时，应在OA系统内使用“流程代理”，将审批、签收工作代理给有能力代为处理相关工作的其他OA用户。凡是超过3天未能签收的，系统将视为超时自动流入下一个节点,默认签收意见为“系统自动超时流转至下一操作者”。
OA系统内审批、签收文件时，必须填写如“同意”、“已阅”、“收悉”、“已收到”、“请领导阅批”等语意妥当的签字意见，不得任意将签字意见填写为无任何意义的阿拉伯数字、英文字母等字符串，如abc、123、lxz等。凡未按规定填写签字意见的一律视为无效，OA系统管理员一律对该文件进行“强制收回”。
通过OA系统内发出的各类日常公务联系文件，在部门负责人审批时，务必在OA系统流程的正文内加盖所在部门有“OA专用”水印的电子签章；
凡未按规定加盖电子签章的，各级领导审批时将予以退回，相关部门一律不得签收，OA系统管理员一律对该文件进行“强制收回”。
凡未按规定进行审批、签收文件的，按有关规定进行考核。 第十六条 凡是以集团公司名义下发的通知、公告及各类公文（包括行政发文、党委发文、工会发文、团委发文、联合发文），公司总部各部门、分厂可直接在集团公司文件流程表单上进行签收和转发，永固分厂、新安江分厂、中策富阳、朝阳工贸、朝阳橡胶、胶鞋万里、富春江化工等分支机构则必须将文件按“上级来文”进行收文处理，禁止在集团公司文件流程表单上直接进行转发。
集团公司各职能部门下发的各类公务联系文件，所属各单位均可以直接进行签收和转发。
第十七条 由于计算机的配备尚未覆盖到生产一线，OA系统用户也未覆盖基层人员，凡是需要到生产一线进行传阅、张贴的文件，由收文部门在OA系统内将发文部门经过审批、加盖过电子签章的文件打印出来进行传阅、张贴即可，在集团公司内部均具有同等的管理效应。
第十八条 “内部留言”流程做为OA系统内一个非正式的联系沟通途径，仅仅做为本部门、分厂内部OA系统用户之间交流、沟通的一个便捷渠道，没有任何的审批节点，不具有日常公务联系的严肃性，故只开放给公司总部各部门、分厂安全级别≥60的OA用户及各分支机构安全级别≥30的OA用户使用。
各部门、分厂、车间之间的日常公务联系，请务必通过审批流程进行；部门内部较正式的通知，应走“部门内部通知”流程；凡需要通过审批流程进行却走“内部留言”流程的，收文部门可以拒签，不予安排实施。
第五章 系统的管理与维护
第十九条 OA系统设集团公司系统管理员帐户一个，新安江分厂、永固分厂、朝阳橡胶、中策富阳、胶鞋万里、富春江化工等分支机构各设立二级系统管理员帐户一个。分支机构二级系统管理员在集团公司系统管理员的指导下开展工作。
集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂OA系统软件、服务器、数据库的管理与维护，以及对各分支机构二级系统管理员的新技术及新功能等深度应用培训指导。各分支机构二级系统管理员负责本机构的OA系统软件的管理与维护。
第二十条 集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂OA系统用户的新增、更改及注销；各分支机构二级系统管理员负责本机构OA系统用户的新增、更改及注销。
新增OA系统用户时，务必将人员编号、姓名、职务/岗位、直接上级、安全级别等基础信息填写完整，并将新增OA系统用户帐号及初始密码告知申请人，进行简单操作培训。同时，督促其本人及时登录OA系统，填充本人的办公室电话、移动电话、传真、电子邮件等相关信息，更改登陆密码，确保系统安全；凡未及时登陆系统填充本人的相关信息、修改密码的，OA系统将对用户帐号进行封存，禁止使用。
为规范管理，公司总部的各部门、分厂及各分支机构的各科室、车间内部的人员上、下级都要实行内部三级管理模式，即管理、技术人员—→部门分管负责人（部门副职或助理职）—→部门负责人（部门正职）。部门副职或助理职从属于正职；部门有副职（包括助理职，下同）的，管理、技术人员要从属于副职；部门无副职的，管理、技术人员可以直接从属于正职。部门负责人是本部门所有行政审批的唯一出口。
所属各单位各级中、高层领导干部的OA系统用户信息更改，以职务任免的行政文件为准；管理、技术人员的OA系统用户信息更改，本部门、分厂内部信息变动时，由所在部门、分厂的关键用户提交系统操作用户更改申请；跨部门、分厂信息变动时，由变动后的部门、分厂的关键用户提交系统操作用户更改申请。
借用人员，归属部门为借用后实际从事工作的部门，直接上级为借用后实际从事工作的业务主管。
人员离职、退休后，由劳动人事部门提交系统操作用户注销申请。 用户的新增、更改及注销经过流程审批后，要求2小时内予以办结，并通知相关人员。为确保系统资源稳定，新增OA系统用户、新增角色，不
得在工作日的9：00-16：00进行，一经发现，将对系统管理员进行考核。
第二十一条 集团公司系统管理员负责公司总部各部门、分厂OA系统业务管理流程及文档目录的新增、更改、优化、维护及停用；各分支机构二级系统管理员负责本机构OA系统业务管理流程及文档目录的新增、更改、优化、维护及停用；
新增、更改及停用OA系统业务管理流程时，务必由流程创建单位或使用涉及单位提出申请，经会签、审批后方可进行。要求1个工作日内予以办结，并通知相关人员。为确保系统资源稳定，新增OA系统业务管理流程，不得在工作日的9：00-16：00进行，一经发现，将对系统管理员进行考核。
OA系统一期项目中主要以“文件处理、信息传递”为主线，一切文档和流程都务必围绕这一核心进行。超出这一核心范围的复杂需求，尤其是一些涉及数据统计与分析的报表，仍按传统办公方式进行，OA系统内无法满足其要求。
由于流程图形化严重占用系统资源，除各类公文（包括行政发文、党委发文、工会发文、团委发文、联合发文）和其它因特殊情况必须使用流程图形化的审批流程外，其它审批流程，不得使用流程图形化，一律使用表单形式。已搭建好的图形化流程，必须尽快更改成表单形式。通过表单形式+打印模板来满足业务需求。
非特殊需要，流程一律使用表单形式，并尽量减少创建正文，尽可能地少使用流程“表单+正文+附件”的模式，可以不加附件的一律取消附件上传功能，上传附件的最大容量为5M。创建流程时，不得擅自新增、更改字段，如确有需要，请与集团公司系统管理员协商、联系解决。
凡是涉及到费用或重大管理事项的流程，搭建流程时在“归档”节点前一律增加“打印补签”节点，关联“打印模板”，由办公室指定专人打印后交会签人和总经理（或分支机构负责人）亲笔签名，完毕后复印存档，将签字件交拟稿人做工作联系、财务报销用，拟稿人在OA系统内提交归档。
为确保系统资源稳定，系统内所有流程一律取消“提交后显示流程图”。除行政、党委、工会、团委发文和通知、公告、公务通知、请示报告等重要业务审批流程外，其它非重要流程一律选择“不记录表单修改日志”。
为合理使用OA系统流程短信提醒功能，凡是需要开通使用短信提醒的流程，必须经过公司OA项目管理办公室批准方可设置。
所有流程的“签字意见”必须设置为必填项，为方便查阅，签字意见一律设置为按正序排序。所有审批流程的签收节点，一律设置为超过3天（72小时）系统将视为超时自动流入下一个节点，在2天（48小时）时对其进行流程超时提醒。
第二十二条 文档目录的设置，应遵循“安全、合理、实用、简洁”的原则。文档目录的初始浏览权限应尽可能小，确保文件安全。需要分类存档、查阅的文档，也可以采取虚拟目录的方式实现。
第二十三条 OA系统传真功能的开放使用必须经过审批方可设置。原则上，无跨地域办公地点的职能部门和生产单位，只分配一个传真分机号；有跨地域办公地点的职能部门和生产单位，可以根据实际情况酌情分配多个传真分机号。
对外业务联系不频繁的职能部门和生产单位，原则上只开通接收传真的功能；对外业务联系频繁的采购、销售、外协等职能部门，可以根据实际情况酌情开通接收、发出传真的功能。
第二十四条 OA门户代表企业形象，公司办公室负责集团公司门户的管理，公司党委工作部负责集团政工门户的管理，各分支机构办公室负责本机构门户的管理，务必安排好专人充实门户内容。新闻动态每周必须更新二次以上，《中策橡胶报》电子期刊以及各职能部门相关的简报、期刊必须定时定期更新，每月至少应有一篇专题活动报道，会议纪要应在会议结束后2个工作日内发布，干部任免文件应在文件下发当日发布。
第二十五条 集团公司系统管理员负责对集团公司范围内OA用户创建的审批流程和文档进行督办，各分支机构二级系统管理员负责本机构OA用户创建的审批流程和文档进行督办。
为确保系统的正常运行，充分发挥OA系统服务器资源的使用效率，所属各单位OA系统管理机构及系统管理员务必加强OA系统的使用管理，对于文件命名不规范、与工作无关的流程和文档，以及对于拟稿时间超出1个月的仍在拟稿节点的无效流程和文档，应该及时进行清理和删除，并报