电子科技大学中山学院学生学籍学历电子注册实施细则
发布于 2011年1月04日 作者：学院办公室
第一章 总则
第一条 为适应高等教育改革发展的需要，进一步规范办学，维护高等教育的公平、公正，保护学生的合法权益，依据《高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》（教育部第21号令）、《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》、《关于加强普通高等教育学生学籍电子注册工作的通知》（教学司〔2009〕24号）和广东省教育厅《转发教育部学生司关于加强普通高等教育学生学籍电子注册工作的通知》（粤教高函〔2009〕22号），制定本细则。
第二条 学生学籍学历电子注册是对学生学年学习资格及毕业资格的认定，是加强高校学生管理的基础性工作。有助于实现对学生在校期间全过程的规范化、信息化管理，建立完整的学生数据信息库；统计分析学生学籍变动结果；反映学生借贷还贷、奖励、处分等诚信信息，促进学生诚信体系建设；为用人单位远程招聘提供毕业生在校期间基本信息，为毕业生就业服务。
第三条 按教育部和省教育厅的要求，我院学籍学历电子注册严格执行分级责任制，及学生本人签字确认信息的准确性、系辅导员签字确认学生身份的真实性、系领导签字盖章确认系注册工作准确性和完整性。同时实行学院学籍主管人员、职能部门领导、分管院领导三级签字负责制。
第二章 新生学籍电子注册
第四条 新生学籍电子注册和在校生学年电子注册及学历电子注册相互衔接，是实现对学生在校期间学籍学历全过程的规范化、信息化管理的关键环节，是学年电子注册和学历电子注册的重要依据。
第五条 根据教育部制定的普通高等学校新生学籍电子注册制度，凡经省级招生办公室办理录取手续的新生，报到入学后，经学院复查合格的，取得学籍，进行学籍电子注册。 第六条 每年9月、10月，学院进行新生入学资格复查，核对有关信息。新生报到后，学院按国家招生政策和教育部《普通高等学校学生管理规定》的要求对其进行入学资格复查。复查包括学生在中国高等教育学生信息网上的信息及在学生纸质档案中核对以下录取信息内容：
（一）考生号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、入学年月。 （二）录取院校、专业，层次，录取类型。
复查合格取得学籍的，依据本办法及时进行学籍电子注册。
第七条 新生资格复查程序如下：
（一）学院教务处从中国高等教育学生信息网上下载新生录取信息，印制录取信息核对表，并将录取信息和核对表分发至各教学系。
（二）由各教学系组织新生核对录取信息，同时应将此录取信息与学生纸质档案中的相应信息进行核对。核对无误的，学生和系辅导员分别在录取信息核对表上签名确认。录取信息有误或没有录取信息的，在核对表上注明。由系领导签字盖章确认系上报信息的准确性和完整性。
（三）教务处根据经学生、系辅导员、系领导签名的核对表、录取信息和体检结果进行新生资格复查。复查合格取得学籍的，依据《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》进行学籍电子注册。
第八条 学生关键信息，如学生姓名、身份证号、出生日期等，学籍注册不允许变更；信息不符的学生，应作为重点排查对象。确因高考报名录入等原因有误的，应按教学司〔2009〕24号文件规定由学生本人向生源省招生部门申请更正，经批准调整后的学生信息由学校确认后纳入报送范畴，报广东省教育厅查核处理。
民族项目变更的，请认真审核学生户籍登记资料等，由其它民族变更为“汉族”的，由教务处汇总后，报生源省招生部门查核处理。
第九条 学院对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格的学生，在录取信息中予以标注，标注办法按教育部《学籍学历管理平台——高校用户手册》要求办理。
第三章 在校生学年电子注册
第十条 学年电子注册是对在校生新学年资格的认定。没有进行学年注册的学生，将不再视为我院的在校生，不纳入在校生管理。
第十一条 学年电子注册的对象为取得我院学籍的本、专科学生。学年电子注册工作于每学年第一学期开学两周后进行。 第十二条 学年电子注册包含以下内容
（一）学籍状态：注册学籍、暂缓注册、保留学籍、休学。
（1）凡取得我院学籍的在校学生，每年按时报到并缴清学费及有关费用，注册学籍。 （2）凡取得我院学籍的在校学生，每年按时报到但学费及相关费用尚未缴清，暂缓注册。 （3）凡取得我院学籍的在校学生，参军入伍，并在教务处办理相关手续，保留学籍。
（4）凡取得我院学籍的在校学生，申请休学，经所在系和教务处同意后办理完休学手续，作休学处理。
（二）学籍变动：学籍变动包括留级、跟班试读、退学试读、转学（转入、出）、转专业、专升本、复学等类别。凡有学籍变动者，须经教务处审批并办理完相关手续后才予以认可，并在学年注册中进行相应电子注册。
（三）学籍注销：退学、取消学籍、开除学籍、死亡等。
第十三条 在校生若在校期间变更学籍注册信息，或与中国高等教育学生信息网上信息不符的，按第八条处理。
第四章 学历电子注册
第十四条 每年4月至5月为学历电子注册审核时间。学历电子注册是对我院颁发的学历证书进行电子注册的一项重要工作。学历证书分毕业证书和结业证书两种。
第十五条 学年电子注册标注为“注册学籍”的学生给予学历电子注册。标注为“暂缓注册”、“保留学籍”、“休学”而未恢复为“注册学籍”的学生不予学历电子注册，不颁发学历证书。
第五章 附则
第十六条 学籍学历电子注册各项材料（含打印签字盖章纸质版和电子版）报送时间由学院教务处根据具体工作进行安排。
第十七条 本细则自颁布之日起执行，学院教务处负责解释。