安徽邮电职业技术学院毕业论文
第一章 绪论
办公自动化应用系统强调以知识管理为核心。利用网络通信基础及先进的网络应用平台，建设安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化信息管理系统，为管理部门提供学习功能与知识共享机制，使管理事务从被动向主动转变，从而提供整体创新与应变能力，实现办公事务处理自动化。 1.1办公自动化系统概述
办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、传输与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。它的总体目标是:以先进成熟的计算机技术和通信技术为主要手段，建成一个覆盖机关各个部门的办公信息系统，提供机关与其它专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量，高效率的机关信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。 1.1.1办公自动化系统的定义
70年代美国麻省理工学院教授M CZsa..imn为初露端倪的办公自动化下了如下定义[1]:办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。
80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义:办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定(即经济、政治、军事或其它方面的)目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。
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日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释，他指出，凡是能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率，使办公室的工作人性化。这意味着在这样的办公系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样，人的精力将只用于创造性的智力工作，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持，办公室将真正成为智力活动的场所。 1.1.2办公自动化系统的特点
本系统实现的系统具有如下一些特点：
第一，采用先进的体系结构[6]。系统采用目前比较流行的B/S结构。使开发者只需将注意力集中到Web服务器后台应用的开发，省去了客户端前台交互界面软件的开发，用户只需通过浏览器就可以进行信息访问和交流，真正实现了客户端的零安装和零维护，实现了开发环境和应用环境的分离，使开发环境独立于用户前台应用环境，避免了为多种不同操作系统开发同一应用系统的麻烦，也便于用户群的扩展，变化以及应用系统的管理和软件的安装，维护和升级。
B/S模式实质上是一种三层GS模式，它把传统的GS模式的服务器进行了进一步的分化，分解为一个数据库服务器和一个Web服务器。
第二，良好的用户界面。完全We b化的统一风格和完备的在线帮助信息，便于用户实现各种操作，在操作过程中体现了简单，方便，灵活的特点。
第三，开放性和可扩展性。系统设计采用标准化接口，硬件平台采用标准网络接口，采用开放式数据库互连接口，使本系统与其它应用系统容易实现互连。采用模块化，结构化设计，使系统功能增加，业务扩展容易实现。 1.1.3办公自动化系统研究的必要性及可行性
1、必要性
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办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群休工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合地非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大地方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品朋及务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
2、可行性
目前，我国加大了对电子政务的推广力度，从中央的最高层，到各省市，及至各级政府，都在加大推广电子政务。办公自动化技术的应用已经十分广泛，如:大家所熟悉的OA、工作流管理、人事、销售管理软件等，都是办公技术的不同应用。这样的系统有一个共同点，那就是很好地满足了用户处理单一任务的应用需求。
1.2办公自动化系统的现状和发展趋势 1.2.1办公自动化系统的现状
进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办
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公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业定做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以需要功能比较完善，并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场，具体表现在投资大，效果不明显；水平低，重复建设多；硬件投入多，软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理，缺乏开发办公自动化产品的经验，用户缺乏对办公自动化产品的认识等。部分软件产品质量不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，使得实施困难，对OA的理解起点不高，导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低，又不愿意花太多的精力投入培训，售后服务不到位，定做开发又会因为用户需求不断变化，从而要对软件进行不断的修改维护。这样，到最后，整个软件的性能和可适用性都会大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。 1.2.2办公自动化系统未来的发展趋势
办公自动化是在20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种信息设备解决对部分办公业务处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。随着政府信息化的发展，企业信息化的成功应用经验逐渐引入政府之中，包括OA系统的应用。回顾我国政府中OA的应用和发展历程，可以总结如下:
第一代OA系统，是从20世纪80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。
第二代OA系统，是从90年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即:将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。第二代办公自动化系统，实现了政府不同职能部门间的工作流程自动化。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现
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了移动办公，政府资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一个组成部分:政府内部的电子化和网络化办公。
第三代OA系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向组织现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业运作效率。第三代OA的核心是知识，其突出特点是:实时通信、实时交流。
新OA以知识管理为核心。
从我国政府办公自动化建设和应用情况初步调查来看，我国未来政府办公自动化系统将以知识管理为核心，具体呈现以下功能和特点:
第一，具备强大的数据信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，以及互联网上的各类数据。
第二，具备多种共享方式和强大共享能力。充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享等，除此之外，还将提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持等。
第三，办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去，它不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。
第四，集中体现政府业务流程优化、管理和决策水平提升。目前我国政府OA目标主要体现在提高政府办公效率，如手工作业精简、文档电子化、公文自动流转等，而后台办公流程和组织结构基本忠实原有模式，这种情况下管理水平提升有限。未来办公自动化将突破业务流程对管理和决策水平的侄桔。
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