资讯媒体控制作业规范

资讯媒体控制作业规范 编号：QB-HR-003 版本：A版 发行时间：2010/06/01 修订：0次 生效时间：2010/06/01 共3页 第1页 1 目的 为确保有关市场资讯、管理资讯不致因电脑软件及档案之储存受病毒或其电脑外来不可抗力之因素影响而毁损或消失，妥善加以管制以供资料分析和持续改善。 2 范围 各部门电脑文件、测试软体、管理系统软件及管理过程中形成的重要数据资讯资料和E-mail。 3 定义 3.1 维护：包括资料之建档、索引、储存、备份或删除及重建。 4 权责 人事行政部：硬体及软体之维护。 相关部门：与产品/服务有关的资料、资讯（包括市场资讯、管理资讯）储存管理。 5 内容 5.1 资讯获取 5.1.1 销售部负责对市场资讯（包括客户资讯、同业资讯）进行收集分析，整理发布和管理。 5.1.2 行政部负责有关管理资讯（包括政策、法律和法规信息）的收集、整理、沟通、发布和管理。 5.1.3 各相关部门负责本部门与产品/服务有关的资讯的识别、获取、使用、传达和储存。 5.2 资讯利用 5.2.1 产品/服务的改进 5.2.2 交流 5.2.3 过程的改进 5.2.4 决策 a) 识别和获取资讯时应注意资讯的合法性、准确性、清晰性、完整性、关联性。 b) 本公司利用电脑联网、书面报告、内部联络单、资料呈报等流通渠道，对管理中的各类资讯及时识别获取并及时反馈给有关领导及部门处理。 c) 本公司应充分利用内部E-mail等适当的资讯发布方式，发布有关市场资讯、客户投诉和抱怨及管理中形成的或所需的重要资讯。 5.3 软体部分管制 5.3.1 储存及备份 a) 原版软体及备份软体均由人事行政部保管，须注意保存环境（防潮、防挤压、防震、防日晒、防腐蚀等），以免受损。 资讯媒体控制作业规范 编号：QB-HR-003 版本：A版 发行时间：2010/06/01 修订：0次 生效时间：2010/06/01 共3页 第2页 b) 各单位若有需要软体使用时则通知行政部做清除安装动作，原则上均以安装在硬碟以利使用，各单位安装时需填写《内部联络单》经部门主管核准后，送行人事政部方可安装。 5.3.2 防毒 为了避免本公司软体受到病毒之侵犯，危及各项系统软体之使用，所以人事行政部须： a) 慎选适当有效之防毒软体安装于每一台上网电脑上，该防毒软体应具有自动侦测之功能。 b) 针对病毒码，人事行政部人员应最少一个月更新一次，以便充分发挥功效。 c) 各单位人员若发现有电脑中毒现象，应通知行政部人员处理，以免造成更大的损失。 5.3.3 重建：当电脑的硬碟、软碟出现故障时，应由人事行政部人员将受损之储存介质先行更新，再行软体（重建）之工作。 5.4 硬体部分管制： 5.4.1 各部门电脑由人事行政部负责维护，未经行政部允许严禁私自拆机，人事行政部人员应建立电脑主机配置明细，并记录于“资讯媒体一览表”中。 5.4.2 由于电脑故障，导致电脑无法使用，各单位需填写《内部联络单》交回行政部，由行政部人员先行维修，若无法处理则送外维修。 5.4.3 无维修价值的设备，各部门需填写“内部联络单”申请报废。 5.4.4 各部门电脑统一编号由行政部人员贴上标签。 5.4.5 编码原则 部门编码 — □ — □ 5.5 DATA（数据）部分： 5.5.1 储存： a) 部门储存：各部门使用人员可自行在硬碟建立子目录储存。 b) 人事行政部储存：各项的储存介质（如光碟片、碟片等等）须注意其环境避免高温、受潮及防毒。 5.5.2 备份：各单位主管和使用人员对所建立的各项资料，应了解其重要性并自行予以备份，备份由各部门保管。 5.5.3 重建：当有需要重建进，则备份资料再行灌入硬碟即可。 5.6 网路管理： 5.6.1 账号管理：本公司内部网络帐号由人事行政部统一管理，有需要申请帐号需填写《内部联络单》并注明 流水号（001-999） 名称代码（01） 资讯媒体控制作业规范 编号：QB-HR-003 版本：A版 发行时间：2010/06/01 修订：0次 生效时间：2010/06/01 共3页 第3页 申请原因及权限。人事行政部将对其进行审核合格后，给予设置。 5.6.2 INTERNET与INTRANET的E-mail邮箱管理：同5.6.1。 5.6.3 电脑名称与用户组管理：电脑名称和用户组由人事行政部统一命名，各部门不得擅自进行更改。若有变动请通知人事行政部进行更改。 5.6.4 本公司管理系统：人事行政部负责本公司管理系统Workflow ERP系统日常维护与备份，各部门若有需要进行单独动作（如过账等），需填写《内部联络单》，由人事行政部进行配合工作（ERP建立即自动生效）。 5.7 软体版本管理： 5.7.1 为尊重知识产权，本公司使用之软体为合法授权之软体。 5.7.2 针对公司内所使用的主要软体版本管理，人事行政部人员应建立“资讯媒体一览表”以作管制。 6 参考文件 无 7 表单/记录 7.1 《内部联络单》 QR-HR-032 7.2 《资讯媒体一览表》 QR-HR-033 8 附件 无