第一章 总 则
第一条 为使公司行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中华人民共和国国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，制定本实施细则。
第二条 *****有限公司行政公文（以下简称“公文”），是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第七条 综合办公室是公文处理的管理机构，主管公司公文的处理工作。
第八条 各单位行政秘书负责该单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 公司行政公文的种类主要有： （一） 决定
适用于对公司重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位
及人员。
（二） 通告
运用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （三） 通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关
的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（四） 通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （五） 报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。
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（六） 请示
适用于向上级机关请求指示、批准。 （七） 函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求
批准和答复审批事项。
（八） 会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）公司商业秘密分为2级，即*****商业秘密和*****商业机密。公文密级由主办部门确定。公文密级标注现方式为“商业秘密”、“商业机密”。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。以公司名义印发的上行文，使用“*****”红色公文首页（见附图1）；以公司名义印发的一些平行文、下行文，视实际情况酌情使用“广东*****工程有限公司”红色公文首页（见附图2）；以公司名义印发的信函式公文使用“*****工程有限公司” 信函纸（见附图3）。
（四）发文字号由机关代字、年份、序号组成。以公司名义印发的公文，由综合办公室负责统一编号。机关代字一般由发文机关代字和发文机关主办文件的部门代字组成。以公司名义印发的上行文，发文字号为*****?20××?×号；以公司名义印发的平行、下行文，机关代字应包括“*****”和主办文件部门代字，如综合办公室起草的文件发文字号为“*****办?20××?×号”，人力资源部起草的文件为“*****人事?20××?×号”，财务部起草的文件为“*****财务?20××?×号”等；以公司名义印发的信函式公文，发文字号为“*****函?20××?×号”。
（五）请示、报告等上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。以公司名义下发全公司的公文，主送机关的统称为：
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各部门。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。 （十）成文日期以负责人签发的日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《公司公文格式模板》执行。
第十二条 公文用纸采用标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
第四章 发文办理
第十三条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等过程。
以公司名义印发的公文制作流转程序主要包括：主办单位拟稿、综合办登记审核、公司领导审批签发、综合办排印样稿、拟稿单位校对、综合办印刷、加盖印章、拟稿单位分发等。
第十四条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急件”应提前一个工作日、“急件”应提前二个工作日送达综合办公室。
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（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十五条 草拟以公司名义印发的公文，拟稿单位应按要求填写“*****发文稿纸”（见附图4）相关内容，连同按公文规范格式打印的文稿和公文电子版一并送综合办公室，由综合办公室按程序办理。
第十六条 公司所属各单位拟制的以公司名义印发的公文送公司领导签发前，由综合办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则和有关规定等。
第十七条 公司发文内容如涉及多个部门业务，应事先会签。会签部门必须明确签署意见或表明态度。
第十八条 各单位职权范围内的事务，由各单位自行发文或联合发文，自行编号，主要负责人签发，须经公司审批的事项，经公司同意也可以由下属单位行文，文中应当注明经公司同意。
第十九条 除以公函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不应向公司系统外企事业单位正式行文。确需向企事业单位
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行文的，应按公司行文程序办理。
第二十条 拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出意见，并与有关单位会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十一条 公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第五章 收文办理
第二十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
流转程序主要包括：签收、登记、办公室按分工送公司领导、公司领导批办、相关部门承办、综合办公室催办、反馈执行信息等。
第二十三条 收到公文，办公室负责人提出拟办意见，按分工送公司领导批办。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十四条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回综合办公室并说明理由。
第二十五条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第二十六条 送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一
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