三、销售分户账的日常运转 销售分户帐的管理
在保理业务中，销售分户帐的记账与管理是整个保理业务的核心。这种记账维护工作包括：
● 围绕着应收帐款的转让，记录卖方与保理商之间以及保理商与买方之间的债权债务的变化情况；
● 管理应收帐款债权，到期向买方收款和催收；负责向卖方付款和提供贸易融资； ● 定期或不定期向卖方提交未结清应收帐款报告以及其它有关应收帐款债权分析、融资情况以及争议情况等多种分析报告。
四、争议的处理
在现实贸易中，买卖双方就商品或服务以及基础合同的履约情况发生争议是十分常见的现象。在保理业务中，如果发生争议，将会影响应收帐款的价值，也动摇了保理商融资的基础。因此，恰当地处理争议成为保理商信用控制和有效收款的一个重要的因素。
1）发生争议的原因包括：
● 卖方没有履行基础贸易合同的要求。比如没有按期发货；货物品质存在缺陷；货物品种或数量与合同不符等；
● 卖方的管理不当造成发票的错误，比如金额、卖方名称地址、付款期限错误等； ● 有的商品自身的特性容易使买卖双方出现争议，比如易变质商品、服装等时尚消费品、季节性商品及带有质量担保条款的商品等；
● 虚假争议，即买方提出争议作为拖延付款的借口。
但在无追索权保理业务中，仅限于卖方在履行了基础合同义务方面出现的问题才构成有效争议。从更深的层面上讲，无追索权保理业务中的争议并不是指的是一般意义上买卖双方的合同纠纷，而是对保理商所买入的应收帐款是否有效成立的争议。应收帐款是否能够合法有效成立的关键是卖方是否有效地履行的基础合同义务，如果卖方有效地履行了基础合同义务，一般情况下，应收帐款就能够合法成立；反之，则可能直接涉及应收帐款是否能够足额成立的问题。因此，在无追索权保理业务中，如果买卖双方发生纠纷的事由根本就不涉及应收帐款成立的基础，则往往基于这种事由所产生的纠纷不能构成有效的争议。
2）争议所产生的影响
发生争议会对保理业务的融资及保理商的坏帐担保责任产生一定的影响和后果。按照商业惯例，发生争议会对正常的保理业务产生一系列的影响或效果：
1．发生争议的应收帐款会由合格的应收帐款变为不合格的应收帐款。
保理商对卖方进行融资的基础是已经转让给保理商的合格的应收帐款的整体余额。如果某一笔发票发生了争议，就使融资的基础受到了动摇，从而影响到保理商的资金安全。因此，当发生争议时，保理商会收回相应的融资，即所谓的融资赎回（charge back）。
在实际业务中，融资赎回并不意味着保理商要从卖方那里直接收回融资款。一般情况下，保理商会采用停止向卖方继续融资或付款的方式来赎回融资。即当发生争议后，应收帐款中适合于融资的合格应收帐款会因争议而变为不合格的应收帐款，这就会使得合格的应收帐款余额被减少，如果融资款项所占合格的应收帐款余额的比例仍在约定的融资比例的限额之内，通常保理商不会采取任何行动来赎回融资。但是如果发生争议导致融资比例超出了约定的融资比例，保理商会要采用一定的方法来维护正常的融资比例，以保证融资的安全。
这种方法有：一是从买方收到的款项不再向卖方付款而直接归还融资款，这样就能够降低融资比例，直到到达正常的融资比例范围之内；二是停止继续向卖方进行融资，由于融资比例已经超出了正常的范围，已经没有理由继续向卖方进行融资；三是接受卖方转让新的发票，以补充合格的应收帐款余额，从而达到降低融资比例的效果；四是要求卖方直接以现金形式归还一定的融资款。
2．发生争议的应收帐款会由已核准的应收帐款变未核准的应收帐款。
如果发生争议的应收帐款属于未经核准的部分，显然，保理商不会就该应收帐款承担坏帐担保责任，发生争议时，保理商直接将该应收帐款反转让给卖方即可。但如果应收帐款已经被核准，发生争议后，这种已经核准的应收帐款会变为未被核准的应收帐款，以等待争议的解决，有些保理合同中甚至会明确规定发生争议的应收帐款将被视为从未核准过。在解决争议的期间内，保理商暂时免于担保付款的责任。但是，如果争议解决后，卖方的权益得到了认可，保理商有义务重新核准该应收帐款并恢复对应收帐款的担保付款责任。
3．卖方在发生争议期间承担积极作为的义务和向保理商的告知义务。无论采用何种方式来解决争议，卖方都应当积极努力地去解决争议并及时向保理商通报争议解决的进展情况。
4. 如果从管理的角度来看，争议意味着更多的东西。在现实业务中，出现争议几乎是一种不可避免的正常的现象。但是，发生争议有时也可能预示卖方或买方的经营活动出现了某种危机。例如：卖方的产品是否不再适销对路；买方是否出现了严重的是资金短缺等等。因此，保理商就必须对争议的性质做出准确的判断。通常情况下，保理商对争议的管理是由业务部门来负责处理的。一方面要深入地了解争议的细节，确定判断争议的性质，并跟踪争议的处理过程；另一方面还要对争议的发生频率进行监控，便于及时发现潜在的业务风险，
这对于保理商维护正常、安全的保理业务有着重要的意义。
3）争议的解决
保理商通常会发出《保理争议通知单》，将争议的细节告知卖方，并允许卖方在一定的期限来解决争议。解决的方式有两种，协商解决和通过法律途径解决。
● 买卖双方协商解决
协商解决的期限为90天。如果卖方在规定的时间内没有能够解决争议，也没有开始采用司法解决争议方式的行动。保理商会将有关争议的应收帐款反转让给卖方，由卖方自己直接向买方收款，保理商也不再对该笔应收帐款承担担保付款的责任。
如果卖方明确表示争议已经解决或是争议根本就不存在，保理商将会继续努力向买方收款。在这种情况下，卖方一般需要向保理商提供有关争议性质的相关细节。
● 采用法律手段解决争议
买卖双方可以采用仲裁或是诉讼的方式来解决，都被视为法律手段。约定法律手段解决的期限，目的是为了敦促买卖双方尽快地解决纠纷。只要是在规定的期限内有了争议解决的结果，保理商会按照仲裁或判决结果就已确认部分承担相应的坏账担保责任，将未被确认的部分反转让给卖方。如果在约定的期限内，买卖双方没有完成仲裁或诉讼，则保理商对这笔交易不再承担担保付款的责任。
如果买卖双方首先采用协商的方式来解决争议，但不能使问题得到解决，买卖双方可以改用司法手段来解决。采用司法手段解决问题的行动应当在协商解决争议的有效期间内开始，并需通知保理商。
第二章保理业务的过程管理
一、保理业务的人员分工与职责 ● 业务部门的职责：
1. 负责拓展业务，考察潜在客户的整体情况，出具《卖方整体情况调查报告》，选择适用于保理业务的客户。
2. 协助客户整理出确切的业务需求并选择适合的保理业务品种，出具《需求分析与保理业务品种选择报告》，提交业务理审核。
3. 在业务经理审批操作方案后，业务人员提交以下材料审批：《卖方整体情况调查报告》、《需求分析与保理业务品种选择报告》、《卖方客户清单》、《买方付款记录》和卖方的财
务报表，包括资产负债表、损益表和现金流量表。
4. 负责考察买卖双方的基础交易关系，必要时跟踪发货。
5. 行使对卖方的日常的监督管理职能。负责与企业进行对帐，并进行拜访，关注企业经营管理方面的变化，对整体风险情况做出评价，按月上报《保理业务客户调查情况反馈表》。及时发现并处理间接付款及其他非正常现象，上报《异常业务情况调查表》。
6. 监控买方的付款情况。向买方提供的《应收帐款报告》，针对大额和集中到期的发票，在到期前一周内，提示买方付款；负责催收工作，及时发现并解决问题；收集相关的内部及外部信息，判断买方整体风险情况，出具《买方客户调查报告》。
7. 处理争议，填写《争议情况调查表》。 ● 融资部门的职责
1. 协助业务部门拓展保理业务，审核客户经理提交的《需求分析与保理业务品种选择报告》，协助进行产品设计，确定产品操作方案，保障保理产品的正确使用。
2. 指导并协助业务部门进行保理业务协议的谈判，落实《保理业务要约函》的内容和相关的辅助担保措施，确保保理业务协议的正确签署。
3. 指导并落实《保理业务导入函》的制作和签发，使每一个买方客户了解保理业务的安排，确保保理业务的正常开展。（如果卖方将现有的应收账款同时转让给保理商，要求卖方在寄送《保理业务导入函》的同时，发出《关于XX公司已转让的应收帐款的通知》，使买方明确应收账款的转让并确认记载的准确性。）
5. 审查并监督业务部门在保理业务开展的过程中对买卖双方的管理工作，风险控制的措施及对异常业务情况的处理方式。
6. 负责并帐工作，确定帐户转移的时间、方法，以及双方具体的工作安排。 7. 建立销售分户帐和资金帐户。
8. 审核卖方提交的发票及发票清单，保证客户对应收账款进行了有效的转让通知。 9. 根据发票/贷项清单记录销售分户帐的变动情况，接受应收账款的转让。 10. 控制融资额度的使用，为客户提供预付款和付款。 11. 处理买方的付款。
12. 管理应收账款的债权，在每月月末出具《应收账款报告》，使买方明确应收账款的到期日，同时提示客户经理进行必要的催收。
13. 发生买方迟付的时候，向买方发出《催收函》。
14.定期向卖方提交未结清应收帐款报告、债权分析、融资情况以及争议情况等多种报
告，协助企业管理应收账款。
二、主要业务环节的管理
（1）卖方考察阶段：业务部门出具《卖方整体情况调查报告》；
（2）需求分析与保理业务品种选择阶段：业务部门出具《需求分析与保理业务品种选择报告》提交业务经理审核，并签署意见；
（3）审批阶段：业务部门将《卖方整体情况调查报告》、《需求分析与保理业务品种选择报告》、《卖方客户清单》、《买方付款记录》和卖方的财务报表，包括资产负债表、损益表和现金流量表提交相应机构审批。
（4）合同谈判与缔约阶段：业务经理协助业务人员发出《保理业务要约函》给客户，并签署保理业务协议。
（5）建立销售分户帐阶段
（6）导入保理业务阶段：业务部门监督卖方签发《导入函》给买方。
（7）发票转让阶段：客户提供《保理业务申请书》，列明发票清单，连同发票、运输凭证、合同及转让通知，记录应收账款的变动情况。《保理业务申请书》须核符签发人印鉴。
（8）保理商收款阶段：在《应收账款月报》（买方）到期前提示买方，并监督买方付款。 （9）催收阶段：依据《催收函》，业务部门负责催收工作。 （10）保理融资：在可融资余额的范围内为客户提供贸易融资。
（11）买方的日常风险控制：定期对卖方进行调查，出具《买方客户调查报告》。 （12）必要的跟踪发货。在保理业务开展过程中，必要时应跟踪发货过程，以充分了解基础交易情况。跟踪发货后，应填写《跟踪发货情况调查表》。
（13）争议的处理：融资部发出《保理业务争议通知单》给卖方。客户经理跟踪并负责争议的解决过程，并填写《争议情况调查表》给融资经理，融资经理签署意见。
（14）保理业务的终止：保理商发出《保理业务终止通知书》给客户。 附件2-1 卖方客户清单 2-2 保理业务要约函 2-3 未结发票清单 2-4 保理业务导入函 2-5 保理业务申请书
2-6 保理业务客户调查情况反馈表 2-7 跟踪发货情况调查表