2.处理资产状况还应注意以下几点：
(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目。
(2)日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票。
(3)开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章。 (4)资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。
应设立各种资产的台账及有价证券簿详细记录各种资产的内容、单价、数量，现有额及出入额等。
(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并明示余额。 3.各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入账以免遗忘和推迟记账。
第十一条 协助调查
公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室秘书须做好协助工作。
1.进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行委托或将他们列为调查委员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。
2.有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。
第十二条 文书工作
文书工作有三个方面，包括信函写作、起草文件、以及誊清或印刷文件。 1.信函的完成
信件的写作首先要准备有不同内容的信件范文，同时还应备有辞典等工具书。 对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。
2.文件的誊清及印刷
文件的誊清及印刷主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。
第十三条 联系业务
联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，有时还要将这种答复再次告诉经理，进行反馈。
第十四条 招待事务
招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品，奉送茶点，迎来送往等。
1.为经理服务
为经理服务的工作内容主要有以下一些： (1)经理外出时应备好车辆。
(2)回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁这些衣物。
(3)从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶和咖啡。
(4)还要视天气情况调好空调。 2.为客人服务
除对经理进行服务外，秘书还必须对客人进行服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。炎热的时候，可请客人脱掉外衣等。
管 理 工 具 2
秘书事务处理规定
第一条 一般信件的处理
1.书信在社会生活中对于联系人们感情、处理各种事务有着重要的作用。秘书必须能写漂亮的信件。
2.信件只有一页时，应在信封内再放入一张白纸更为妥帖。
信封的正面右侧写收件人地址、中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。收件人姓名下方可写“足下”、“秘书”等字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。信封背面封口处通常用“×”符号或“封”、“缄”等字。
3.信件要写得平易、准确，文字写得正确、易读。
第二条 英文信件的处理
秘书到机要室发出英文信件时，应依照以下方法进行：
1.信纸和信封一般采用白色，有时也可使用浅色调。信的结构分为书头(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、结句(Ending)、收件人地址(Address)和署名(Signature)六部分。
（1）书头(Heading)
将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业信件和公用信件标识一般写在右上或中间处。
(2)起句(Opening)
一般在信件开头写上“Dear××”。美式信件多采用My Dear、或My Tanka等形式，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir”。
(3)正文(Body) 直接写主要内容。 (4)结句(Ending)
在正文内容结束后写上Yours sincerely,Yours truly，更亲切时可用Lovingly faithfully。对不认识的人通常用Yours faithfully。
(5)收件人地址(Address)
在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中可省略。而公务信件应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。
(6)署名(Signature)
署名要使用全称，以示正式和尊重如用T〃Yamada，就不如用Taro〃Yamada。 2.信封的写法
信封的格式如下所示： Mr.Taro Kobayasi 2 Taisido Setagaya Tokyo Japan
另外，信封中还有一些常用词，比如转送(Please forward)、亲启(Private)、加急(Immediate)、把××转交(Kindly forwardedby Mr ××)等。
第三条 祝词及礼仪信件的处理
秘书经常要为各种各样的典礼、仪式写祝辞。祝辞的要领是简短，但重要的内容不能遗忘。公司备有祝辞礼仪大全，秘书可增删后使用。
第四条 邮寄物品的处理
秘书必须了解有关邮寄物品如信件、电报、包裹的常识。 1.普通邮件
(1)第一种邮件(信件) ①定形邮件
重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。 ②简便信件
(2)第二种邮件(明信片) ①明信片 ②贺年卡
××元
××元 ××元 ××元
③往返明信片 ④小盒明信片 (3)第三种邮件
通报、公报、每月发行三次以上的报纸和推销商发出的邮件。 (4)第四种邮件(免封装邮件) ①函授教育 ②盲文邮件(免费) 2.特殊邮件 (1)挂号信 ①现金。 ②非现金。 ③简单挂号。
第五条 旅行安排
秘书必须为上司做好安排旅程，购买车票等工作。 1.旅行日程
应先写出日程安排，发往所到之地和公司内有关部门。 2.购买票据
购买票据时应注意下列事项：
(1)乘车票、卧铺票,特快票购买最好提前预定。
(2)购来的车票是几号车，座位号等要记下来，以便和迎接的分公司联系。 (3)对常用的飞机航班和火车时刻应事先准备一张表。
第六条 礼品的回赠
接受经理购买礼品的旨意时，应先询问预算，确认送礼目的，在被问到“买什么好”的时候，秘书要懂得一定的商品知识。为此秘书平时要很好阅读百货商店的介绍，有空还应该到一些专卖店进行调查。并问清受礼方的爱好、年龄等。
第七条 就餐礼仪
1.就餐不要出声音，喝汤时不能吸，饭后最好不使用牙签。
2.餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完毕要将刀叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。
第八条 服饰要求
1.服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。对女秘书来说，重要的是表现内在美，提高修养。有好的修养，对服装的鉴赏力就会提高。
2.秘书在公司时不应穿着过于漂亮。
3.注意在以下场合的服饰要求：散步时不要戴耳饰，参加宴会时，套裙下不可穿短袜和低跟鞋。
4.在服饰的色彩搭配方面要考虑全身色调的和谐，不可以同时使用三种同样的色彩。
管 理 工 具 3
总办文员管理制度
第一条 总台及各楼层值班人员，统称总办文员。
第二条 总办文员上班需着工作装、化淡妆。
第三条 总办文员要按以下程序工作：8：15到公司，穿工作服，检查打卡机，挂领导值班牌，开空调机(夏天)；8：20，站立迎候员工上班，主动递送卡片，8:30收卡。
第四条 总办文员对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周到。对来找高层管理者的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找者。
第五条 各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照总台的工作程序做好工作。文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水。会议结束后，立即清理会议室。
第六条 值班文员应推迟30分钟下班，各楼层文员下班前应先关好空调机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班离开时应通知总台。当天值班的总台文员，也应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。
第七条 总办文员如违反本制度，视情节给予其批评，或处50元以上100元以下罚款处理。屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。