陕西理工学院毕业论文
1 引言
高校公文管理系统是以高校之间、高校内部各部门之间及政府机关的文档为对象，能灵活调度公文流转的办公自动化软件。在传统的公文处理过程中，由于信息共享方面的局限性，不可避免地存在下述问题：
（1）掌握信息不够完整：人力和手段存在局限；
（2）掌握信息不够及时：采用复印件的办法，增加了办公的成本，造成信息的大量冗余； （3）对公文管理过程控制的手段不足：管理人员难以确切掌握公文的当前状态，从而削弱了管理人员对公文办理过程的控制；
（4）大量的冗余信息和重复劳动：大量冗余信息往往增加了管理上的麻烦。
针对以上分析，开发一款公文管理软件，利用计算机与网络系统实现公文的起草、签发、收文、转发、批示、办理、回复业务等十分必要。
该公文管理系统的开发和使用将推动高校办公的信息化建设步伐，完善高校公文管理建设，提高高校办公自动化水平。
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2 需求分析与可行性分析
2.1 可行性分析 2.1.1经济可行性
随着21世纪的到来，信息发展快速，传统的纸质公文办公正逐步被电子公文取代，其优势在于大大地提高了办公人员的工作效率，并且降低了办公强度，办公自动化成为现代化办公的发展趋势。因此在完成公文管理系统的过程中投入的资源相对于公文管理系统对于公文管理的意义来说是明显是值得的，另一方面，对于公文管理系统来说只要设计合理在未来的维护过程中是比较轻松的，因此公文管理系统的开发是效益远远大于成本的。未来的公文馆管理自动化必将普及,因此本系统在经济可行性上时可行的。 2.1.2技术可行性
当前的计算机硬件配置也完全能满足开发的需求。由于目前B/S模式软件相对发展成熟，故软件的开发采用JAVA语言的J2EE框架技术，数据库管理系统采用SQLServer2005，这些软件可靠性能高、价格低，完全能满足需求。 2.2需求分析
2.2.1系统的功能描述
本项目按照公文管理的办公流程，设计的公文管理必须达到以下目标：
发文管理：发文管理即院系及部门发出的文件处理过程，发文需通过计算机进行拟稿、编辑修改、核稿、会签、复核、签发成文、盖章、分发、归档及查询。
收文管理：主要负责对发文进行转发、传阅、登记和保存。
督查催办管理：主要负责对领导交办的批示进行督办和查办，帮助公文管理员进行督办内容的登记、发送、催办等工作。
查询统计：督查人员可以按照固定条件、模糊组合查询等方式对信息进行查询，并可以按照时间、类型等多种方式进行统计。 2.2.2用户功能模块
此模块包括用户信息管理、部门信息管理、院系职工信息管理、文件类型管理、文件查询统计管理几个部分。
1）用户管理：此模块包括管理员信息管理、院系职工信息管理、教职工信息管理。
①管理员信息管理：对管理员的基本信息的添加、修改和删除。还可以实现对部门、院系职工、文件类型等信息的提添加、删除、修改。
②院系职工信息管理：对院系职工的基本信息的添加、修改和删除。 ③教职工信息管理：对教职工的添加、修改和删除。
2）部门信息管理：对部门的基本信息的添加、修改和删除。
3）文件查询统计管理：此模块是对文件的查询、统计的管理，统计文件是该文件的发送人、接受人、发送时间、文件类型、文件的状态、文件的操作等进行登记。 2.2.3公文管理功能模块
此模块包括公文的起草、签收、转发、督办、查询统计业务等几个部分。 1）文件起草管理：此模块是记录文件的起草人、文件类型、文件操作等。
2）文件签收管理：此模块是记录文件的发送人、签收人、签收时间、文件类型、文件操作等。 3）文件转发管理：此模块是记录文件的发送人、转发人、转发时间、文件类型、文件操作等。 4）文件督办管理：此模块是督办人督促文件接受人办理文件。 5）文件查询管理：此模块是按照文件名称查询该文件的情况。 6）文件统计管理：此模块是记录所有办理文件的情况。 2.2.4数据流图
数据流图简称DFD图，数据流图有四种成分：源点或终点、处理、数据存储表和数据流。图中没有任何具体的物理元素，只是描述信息在系统中的流动和处理情况，即使不是专业的计算机技术
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人员也容易理解，是极好的理解工具。它能精确的描述系统的逻辑模型，描述数据在MIS中有输入经过存储、加工处理最后输出的全过程，是设计者和用户交流的很好的工具。
表2.1 数据流图元素说明表
图 形 符 号
名 称 实体
符 号 说 明
记述系统之外的数据提供或数据获得组织机构或个人，框内为实体名称 记述某种业务的手工或计算机处理其中，PM区记述处理标号C区记述处理名称 记述与处理有关的数据存储，DN区记述存储的标号，S区记述存储数据的名称 记述数据流的流动方向，FM记述数据流的名称
处理
DS
数据存储
数据流
此系统数据流图（DFD）如下：
登录成功新建用户新建成功用户登息信登录信息登录模块登录成功登录成管理员登录功管理员信息表成录功管理用户信息表部门信息表管理公文督办公文督办信息表组织信息表文件类型表公文公文创建与发送公文基本信息表公文查询公文查询信息表公文提醒公文提醒信息表公文统计公文统计信息表 图2.1 系统数据流图
(1) 登录模块：用户在正确输入用户名及密码的前提下，系统将根据用户的角色权限进入系统。操作流程图如下：
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开始输入用户密码选择身份否是否正确是选择身份结束提示错误 图2.2 登录模块流程图
（2）用户公文上传模块：它是本站的核心模块之一，主要是实现用户对公文的上传功能，上传的公文可以被用户查看和下载。操作流程图如下：
上传界面输入上传资料基本信息上传失败上传资料信息处理上传成功输出上传资料基本信息结束错误提示 图2.3 公文上传模块流程图
（3）公文下载模块：它也是本站的核心模块之一，主要是实现用户对公文的下载，以达到满足用户学习工作的需求。操作流程图如下：
搜索界面输入关键字关键字匹配搜索数据库记录有无匹配结果有输出匹配结果无是否下载资源是下载处理其他操作是否成功否是结束错误提示
图 2.4 公文下载模块流程图
（4）督办模块：实现用户之间的交流，用户可以给领导督办进度，领导也可以给用户回复，可以查看领导与用户之间的回复。同时，管理员将在管理员模块中的督办回复模块即时回复，满足用户需求。操作流程图如下：
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督办输入留言提交否是否已恢复是输出督办与恢复仅输出信息并给出提示结束 图 2.5 公文督办模块流程图
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