第十条 档案管理部门每年须对档案信息进行专题汇编，形成大事记、制度、专题文件、企业荣誉、重要活动图片等汇编。
档案管理人员须编制各类档案信息检索目录，提高档案检索效率与利用水平。 第十一条 档案借阅
（一） 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
（二） 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写《档案借出登记表》。
（三） 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。
（四） 档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。
（五） 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。
（六） 档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
（七） 员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案管理部门，方可办理相应手续。
第六章 档案鉴定与销毁
第十二条 各级档案管理部门须按照规定的流程和审批权限销毁档案，任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。
第十三条 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由档案管理部门组织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。
第十四条 经鉴定小组评审确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、档案管理员签章、监销人签章、销毁时间。《档案销毁清册》需永久保管。
第十五条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为
6
它用。销前，按照清册清点；销后，销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。
第十六条 保管期限已满但仍不能销毁的档案如：未结清的债权债务、未了事项、经核定仍有保存参考价值者，应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
第七章 奖惩
第十七条 总部档案管理部门对各单位档案管理情况进行不定期检查与评估。 第十八条 对有下列行为的单位或个人，按《员工奖惩办法》给予处罚： （一） 档案管理不符合要求，管理混乱；
（二） 不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失； （三） 涂改、伪造、损毁、丢失、故意隐藏档案；
（四） 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失； （五） 借阅档案超过归还期限，未按时归还档案； （六） 借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案； （七） 泄露档案秘密，给企业造成损失； （八） 擅自销毁档案。
第八章 附则
第十九条 本制度由总部人力资源中心负责解释、修订。 第二十条 本制度自发布之日起开始实施。 附件：
附件1：档案整理细则 附件2：档案整理流程 附件3：档案室管理制度 附件4：归档范围及期限附件 附件5：档案移交表 附件6：档案借阅登记表
7
附件7：密级档案查借阅审批表 附件8：卷内目录 附件9：档案销毁审批表 附件10：档案销毁清册
附件1:档案整理细则
第一条 名词解释 （一） 整理
按照一定的原则和方法，对档案实体进行系统的分类、组合、排列、编号和科学编目，使之系统化、有序化的工作。
（二） 分类
指依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成一定的体系。
（三） 全宗
8
指一个独立的机构、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。 （四） 档号
档案编号的简称。是以档案的类别及其相互关系编写的代号，包括全宗号、目录号、卷号、件号
（五） 立卷
立卷是指把办理完毕，具有保存价值的文件 ，按照一定的原则和方法 ，组成一组有联系的案卷。包括：组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。
（六） 著录
在编制档案目录时，对归档文件材料的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 （七） 编目
指编制档案案卷目录和卷内目录，提供档案检索方式，方便档案查询利用。 （八） 案卷目录
是指案卷的名册，是先将装订好的一个年度的案卷按一定的方法排列，然后再根据其排列顺序逐一编号登陆而成的。
第二条 档案整理工作的原则
（一） 保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。
（二） 便于档案的保管和利用。 第三条 档案分类
档案按内容分为5个一级类目，即：经营管理类、基本建设类、行政管理类、财务管理类、人事管理类。
（一） 全宗内档案分类
一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。
（二） 不同类别档案的分类
经营管理类、行政管理类、财务类、人事类档案按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程项目分类。
（三） 须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。 第四条 确定密级与保管期限
9
（一） 确定档案密级
档案密级由低到高划分为秘密、机密和绝密，没有密级的档案为公开（集团内部）。 绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容:
1. 公司股份构成，投资情况，新产品、新技术的开发研制资料。
2. 公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。
3. 公司重要会议纪要。
机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安全和利益遭受严重损害的事项，主要包括以下内容：
1. 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部对管理人员的考评材料。 2. 公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。
3. 公司大事记。
4. 原材料标准、成品及半成品检测报告、进口设备仪器图纸和相关资料。各类工程相关的资料。
5. 外事活动中内部掌握的原则和政策。
秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括以下内容：
1. 消费层次调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新产品的市场预测情况及其载体。 2. 广告企划、营销企划方案。
3. 各类设备图纸、说明书、基建图纸、各类仪器资料、各类技术通知及文件等。 4. 各种检查表格和检查结果。
文件材料归档时，归档人员须确定归档文件材料的密级，档案管理人员根据已确定的密级进行密级标识，确保密级档案与公开档案分别组卷、不同密级档案分别组卷。
（二）划定保管期限
划分为短期（15 年以下）、长期（16-50年）、永久（50 年以上）。
1. 永久保存：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，主要包括;公司处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的文件材料、重要请示、统计报表、机构演变、公司领导人任免、重大项目的协议、合同等。
10