第五章Excel在财务管理中的高级应用 5.1 Excel模板简介
5.1.1 Excel摸板功能及其创建
Excel摸板是一种用来生成其他工作簿的格式文件。由一个摸板文件生成的文件，可包括与摸板文件特征相同的布局、文件、数据公式、设置、样式、名称、宏、工作表控制以及Visual Basic模块表每一个由模板文件生成的工作簿是模板的复制品。模板在财会管理、制作报表的数据录入、支出账项以及保证个分支部门预算规范的一致性方面是十分有用的。
Excel模板与普通工作簿在形式上是完全一样的，但是功能上有如下两个基本区别。
（1） 工作簿是一次应用的，模板是多次应用的。打开一个模板时仅打开模板的复制件而不是模板本
身。
（2） 模板文件的扩展名为.xlt
除此而外，工作簿模板与工作没有什么不同。 1 创建和存储工作簿模板
创建模板与创建工作簿文件完全一致。开始时，创建Excel的工作表、图表或其他文件，然后加人数据、格式的文件所需的其他信息，最后以模板文件类型存盘。
（1）创建一个工作簿模板的实质是在通常的工作表编辑环境下，设计好一个工作簿的表样。设计的工
作簿包含模板所需要的全部内容（如表格布局、数据、文本、格式、公式、以及控制等）。所谓创建模板就是它存为模板形式，步骤如下： ① 选取Excel文件“Excel另存为“命令；
② 输入模板名称，按通常方式选取存放模板的文件目录；
③ 在Excel“另存为”对话框中选择保存类型为Excel“模板”，它自动将扩展名.xlt加到文件后，如图5-1-1所示；
④ 单击Excel“保存”按钮。
注意：在Excel“文件名”文本框内，仅仅将文件扩展名改写成.xlt并不能将文件夹及模板格式存储，一定不能忽略上面的第4步。 （2）自动模板
要改变Excel的缺省、（默认）字体、格式、保护状况等工作属性，最好生成一个自动模板。例
如，可以生成一张工作簿的自动模板，它包括用户名字或当前日期作为脚注。如果将一个模板文件以名字BOOK存入目录C：\\MYDOCUMENTS\\HY下，该模板文件称为自动模板，它为用户所建的一切新工作簿赋予模板式样，实际上它控制所有新工作簿的样式和内容。生成自动模板的步骤如下：
① 打开或创建一个用所有新工作簿样式的工作簿，如必须的数据、公式以及所需要的格式；
② 选取“文件”“另存为”命令；
③ 在“文件名”文本框键入Book，如图5-1-2所示； ④ 在“保存位置”处选取C:\\MYDOCUMENTS\\HY;
⑤ 从“保存类型“列表框内选取”模板“，它将扩展名.xlt加到文件后； ⑥ 单击“保存”按钮。
在生成自动模板后，每当打开一个新工作表（例如选取命令“文件”“新建”，或凌晨击常用工具栏的“新建”按钮），新工作表自动命名为BOOK的模板样式。因为利用模板创建的新文件都以模板名加一个整数的形式命名，所以模板名不宜过长，以不超过6个字符为宜。
5.1.2 维护和使用模板
创建、存储工作模板是为了使用模板。为了更好地使用模板，还应对模板进行一定的维护。
1 从模板创建工作表
打开一个模板将生成一个以模板为基础的新工作表文件，但模板本身并不改变，新文 件使用临时文件名。例如，槿板文件为“工业企业财务报表.XLT”，新文件名则为“工业财务报表1.XLS、工业企业财务报表2.XLS等。
根据模板创建的不同形式，从模板创建工作表的方式有所不同。但有一个共同点是，要用模板创建工作表，该模板一定不能以模板文件本身打开。
① 如果创建模板未存放在目录C:\\MYDOCMENTS\\HY下，则只能使用“文件”“打开”命令，在“打开”对话框中直接选择模板文件打开。注意这时并非打开模板文件本身，而是一个与模板文件内容完全相同的工作表文件。
② 如果创建的模板存放在C:\\MYDOCUMENTS\\HY目录下，但名字不是BOOK.XLT（即非自动模板P，而且在该上目录下没有自动模板文件，则除了用“文件”“打开”命令外，使用“文件”“新建”命令将打开一个“新文件”对话框，该对话框内显示所有C:\\MYDOCMENTS\\HY目录下模板，用户可从吕选择一个模板用于创建自己的工作簿文件。
③ 如果创建了一个自动模板，除了用“文件”“打开”命令外，也可以使用“文件”“新建”命令。这时不打开“新文件”对话框，而是直接按自动模板创建新文件，如图5-1-3所示。
如上所述，虽然可以打开一个存于任何一个下模板用“文件夹”“打开”命令，但只 有存于目录C:\\MYDOCUMENTS\\HY下的模板才能出现在“新文件”对话框内供调用。如果建立闻自动模板，又要使用他模板文件时，也只有使用“文件”“打开”命令。
在图5-1-3中单击“确定”按钮，则会出现图5-1-4所示资产负债表模板，它是在“工业企业财务报表.xlt ”文件下的。
如果要用“工业企业财务报表.XLT的其他模板，另创建一张完全相同的工作表文件，直接用“文件”“打开”命令选中文件“工业企业财务报表.XLT”，按回车建。如果该模板文件存储在C:\\MYDOCUMENTS\\HY下，使用“文件”“新建”命令从新文件对话框内选择“工业企业财务报表.XLT”，按回车键。
2 编辑模板
一个模板应当反映不同时间的要求，因此需要有时随时修改。可像编辑普通工作簿一样编辑模板文件。但是，打开模板文件与打开普通文件有一点区别，否则打开的就不是模板文件本身而只是它的复制件。在这种情况下，不能对模板文件做任何修改。如果要编辑模板文件，必须打开模板文件本身，过程如下：
① 选取“文件”“打开”命令，或单击常用工具栏的“打开”按钮； ② 在“打开”对话框内，选取想要编辑的模板文件名； ③ 按住Shift键，单击“确定”按钮。
因为在第3步按住了shift键，打开的就是模板文件本身。编辑后，再选“文件”“保存文件”命令，将修改后模板文件以同名存盘。 2 插入工作表模板
有时，用户需要组装若干个不同类型的模板到工作簿中。把一个模板插入人当前工作簿之内，其步骤如下：
① 移动鼠标指针至想要插入模板表其前的工作表标签，然后单击鼠标右键；
② 选取“插入”命令，弹出“插入”对话框（见图5-1-5），其中包括早先建立的模板文件“工业企业财务报表.XLT“；
③ 选取想要插入的模板表，此处为“工业企业财务报表.XLT； ④ 单击“确定”按或按回车键。
5.1.3模板格式设计
模板格式设计包括表样格式设计、公式设计（与宏设计有关）以及显示形式设计三方面内容。表样格式设计是指按照实际报表的格式，在Excel上进行的报表式样的设计。图5-1-4所示的资产负债表就是工业企业常用的表样格式，关于报表格式设计将在第6章报表模板应用实例中进行详细介绍。公式设计（与宏设计有关）我们将在5.2节中进行介绍。此处主要介绍显示形式的设计。
1格式设计的必要性
由于Excel的数据格式定义比较复杂，有时难免遇到一些问题。本节主要介绍一些常用的格式定义技巧。 如果读者使用的是Office 97版本的Excel，当然启动Excel，并在“文件”菜单下选择“新建”时，选择“电子表格模板”，您会看到许多电子模板，如图5-1-3所示。其中包括各种行业的会计报表，您可以选择一个适合本单位的会计报表。这种报表可能并不完全适合本单位，您可以对它进行修改，使之成为一个可用的报表模板。图5-1-4是工业企业财务报表模板中的资产负债表模板。
2 格式化数字
当在Excel里往单元格输入一个数字时，这个数字不可能以输入时的数值形式出现在工作表里，例如某些尾零可能已经被遗漏了。Excel把所有的数字和日期都作为数字存储起来，在屏幕上显示的数字或日期都是被数字格式化了的。
Excele有许多定义好的数字和日期/时间格式。另外，用户可以设计自己的宣称格式，可以包括用户指定的字符和符号，指定想要的十进制精度，并能应用16种不同颜色中的任何一种。这些格式和颜色甚至能够根据单元格里的数值范围来进行改变。
没有使用的、或者已经被清理的单元格具有常规数字格式，这意味着Excel用要能是最高的精度显示一个数字。如果这个数字太大或太小，就用科学格式来显示。例如：5.367E+0.5。如果一个数字或日期还是太大以致于不适合指定的格式，这个单元格就用#符号来填充。 （1）了解格式化数字的潜在危险
在屏幕上出现的格式化数字不可能具有计算中使用的数字相同的值。这个差异造成显示的或打印的结 果与手工计算的结果不一样。
为建立用户自己的整个工作表，以便使显示的数字与那些用在计算里的数字匹配，选择“工具（T）”“选项（O）”命令，“重新计算”标签。选择“以显示值为准（P）”复选框（当选择“确定”按钮时，将会被警告：“数据将永远失去其精度”）。
用户也可通过使用Excel中的ROUNDO涵数来设置选定单元格的精度。例如，可以在E5单元格里使用公式“=ROUND（B5*C5，2）”，这个公式在求和前对相乘的值进行了舍入处理。在做前一步的计算前总是要舍入的。
（2）使用Excel的自动数字格式
存储在单元格里的数字、日期的时间都是纯粹的数字，没有经过格式化。然而，Excel要考察输入的数 字格式，以决定这个应用程序是否能够格式化一个单元格。例如把数字#12.95输入到一个使用默认的常规格式格里，那么E xcel将格式化这个单元格为贷币使用。
若输入到一个百分数（如15%）到一个使用常规格式的单元格里，那么虽然它在公式上是15，而在工作表里看到它却是15%。
警告：如果一个单元格里填写有#字符，那么按当前的格式，它的列就没有足够的宽度来容纳装入的数字。
为了解决这个问题，加宽列宽。如果对这个列的加宽引起了工作表其他地方的格式化问题，使用TEXT（）涵数来把这个数字改变成文字。数字或日期能够超过单元格的宽度，并可以有任何格式，包括自定义的格式。 （3）设计自定义数字格式
用户可以为金融或科学试验任务设计自己表示数字的格式，并为编制数字目录、电话号码、各国货币 等等创建各种不同的格式。无论何时，当需要用特殊的方法显示数字时，都可根据需要使用自定义的数字格式。
附注：
Excel包括了一些用于社会保险号数字和电话号码的特殊格式，如果这是想要创建的格式类型、就不必再创建自定义的格式了。需要做的事情仅仅是在分类列表中选定特殊项，然后选定所想要的格式。
①了解自定义数字格式
创建一个定义数字格式是很容易的，但需要了解几个Excel用来定义一个数字码的符号。为了创建自己的数字格式，需要在数字标签里把这些符号输入“类型（T）”字框里去。
创建的自定义格式有4个部分。就像下面所示的语法例子：
positive format; negative format; zero formt; text formt
请注意，每一部分都被一个分号所分开。第一部分指出一单元格里正数的格式，第二部分指出一单元里负数的格式，如此等等。
使用的符号作为占位或格式指示符。请注意，0作为一个占位符，并且在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。
符号-）跟在一个正数格式后面，以保证在这个正数右边留下一个空格，它的宽度和右圆括号一样宽，负数用圆括号括起来。正数和负数都靠每列的右边对齐。
为了了解格式的每一部分是如何工作的，考察下面的自定义格式例子： $#，##0-）；（$#，##0）；“Zero”
它将显示一个以$#，##-）格式表示的正数，以（$#，##0）格式表示的负数，而文字Zero表示一个0。例如：3550将以$3,550形式出现。-3550将以（$3,550）形式出现，并且0将以单词Zero形式出现。
当创建一个自定义格式时能够使用的符号将在图5-1-6中介绍。
②创建自定义数字格式
可在工作表的任何要方创建自定义数字格式，遵循下面的步骤： 选定想要使用自定义数字格式的单元格； 选择“格式（O）”“单元格（E）”命令； 选定“数字”标签； 在“分类（C）”的列表里选定“自定义”；
如果已经存在的格式和想要创建的自定义格式差不多，从这个列表里选定这格式； 在“类型（T）”文字框里编辑这个自定义格式图案； 选择“确定”按钮。
在创建一个自定义数字格式之后，在单元格里输入一个合适的数字，然后用正数、负数和零值测试这个 自定义格式。
可在工作表的任何单元格中重新使用定义的格式，这只需要通过选定自定义分类，流动到这个列表的底部，然后选定任何自己预定义格式就行。
③删除自定义格式
为了删除一个自定义格式，遵循下面的步骤： 选择“格式（O）”“单元格（E）”命令； 选定“数字”标签； 在“分类（C）”列表里选定“自定义”，然后选定想要从这个列表里删除的格式； 选择“删除（D）”按钮。 提示：不能够删除内置格式。 ④利用数字显示文字
用户可以在自定义格式里的分号之间，通过把文字用双引号括起来，并把这些文字内容插到合适位置上 的方法，在同一个单元格中用数字来显示文字。单元格里的数字在计算时仍然作为一个数字 来使用，但显示时是作为文字来显示。例如用户想要让一部分数字总是在P/N后面，并且在最后三个数字前面显示一个连字符，那么创建一个如下的自定义格式： “P/N”###-##；“ExcelUse”;”Enter Number”
用这个格式，其中的数字5768953将被显示成P/N5768-953；输入一个负数，将显示文字：Usr Positive;而输入一个零将产生文字：Enter Number. （4）用颜色格式化数据
彩色的文字或数字能够帮助用户发现数据项的差别或者认出标志数字（它们超出了某个范围）。单元格 的颜色格式化与单元格数字或日期格式化一起进行。
用户可在自定义的数字格式的合适部分用括号把颜色名字括起来，以指出要选择的颜色。例如在文字格式位置里的颜色格式改变文字的颜色。并且，如果想要使正数的格式是蓝颜色的，而负数的颜色是红颜色的，使用下面的格式：
[BLUE]$#，##0.00-;[RED]( $#,##0.00)
用户可以使用八种命名了的颜色和任何一种自定义的颜色。用下面的颜色符号来指定颜色： [BLACK]（黑色） [WHITE]（白色） [RED]（红色） [GREEN]（绿色） [BLUE]（蓝色） [YELLOW]（黄色） [MEAGENTA]（紫红色） [CYAN]（青色）
[COLOR#]（这里的#是一个在颜色调色板上的颜色编号，从0号到56号）