Microsoft Excel数据清单或数据选项。
源数据清单应当包含列标记，确保在数据透视表向导的“4步骤之2”里输入的范围包含列标记。Excel 使用范围首行里的数值作为字段名。
(2) 使用另一个工作簿的数据汇款单或数据库
若要想指定另一个工作簿里的数据清单，遵循以下步骤：
① 在数据透视表向导的“4步骤之2”里选择浏览按钮，将显示浏览对话框；
② 选定包含想要的数据清单文件，并选择确定按钮返回数据透视表向导；显示“4步骤之2”对话框， 在区域编辑框里显示文件名；
③ 输入源数据清单的名字或范围地址；
④ 选择“下一步”按钮，完成剩下的数据透视表向导的对话框。 （2） 使用外部数据库
① 若想使用外部数据源，在第一个数据透视表向导对话框里选定“外部数据源”选项，并选择“下一步”按钮，出现“4步骤之2”对话框，如图5-3-20所示。
注：若想从外部数据源检索数据，要在安装Excel时安装了Microsoft Query。
② 选择“获取数据”按钮。启动Microsoft Query程序并显示类似于图5-3-21所示的对话框。 ③ 选择数据源在Microsoft Query里，执行一系列操作去定义想要引入Excel的数据。图5-3-22显示例的查询定义表。在定义了查询之后，从Microsoft Query文件菜单里选择将数据返回到Microsoft Excel命令。选取想要查询的字段，进入筛选定义窗口，见图5-2-22查询向导界面。
④ 更新对外部数据源连接的数据透视表，引起Excel查询该数据源。输入想要查询数据的过滤条件，如图5-3-23的所示。
⑤ 返回数据透视表向导的“4步骤之2”，数据透视表按所筛选条件，形成数据透视表。 5 创建页字段去筛选数据
以前人类不可能阅读三维文字和图形，所以想在数据透视表里观察的全部字段必须在数据透视表向导的 “4步骤之3”里设法放进列的位置里。
然而，数据透视表可以设立第三维去提供检查数据的附加灵活性，创建面字段创建排序的视图筛选。若要知道这个过程如何工作，首先观察图5-3-18的数据透视表。这个数据透视表仅显示工作代码或项目字段名，因此显示的数据反映了全部。
若想添加在项目或工作代码之间翻转的选项显示这些字段里任何别项数量，则需要创建页字段。 若想在创建数据透视表时创建页字段，遵循以下步骤：
① 启动数据透视表向导，完成数据透视表向导“4步骤之1”和“4步骤之2”：
② 在数据透视表向导的“4步骤之3”对话框里移动想筛选的字段到页步长（P）区。它可以是未显示的字段，或是在行或列位置里显示的字段。
③ 选择“确定”按钮，继续数据透视表向导里剩下的对话框。在添加页字段之后，数据透视表类似于图5-3-24，它只显示某一产品的数量和销售金额情况。单击页字段里的箭头，显示页字段里全部项的带汇总选项的列表。简单地选定想观察的项，数据透视表则显示该页。
6 如何更新透视表数据
既然数据透视表是基于数据清单或数据库的，那么，数据清单或数据库一旦发生了变化，不管我们把数 据透视表美化得多么好都有无济于事，因为它已不能反映其真实情况，这也就失去了透视表存在的价值。
因此，当然数据源发生了变化，比如修改了数据或增添了字段字或记录，那就必须及时在透视表中反映出来才行。
Excel对更新数据透视表的问题早有准备，因为数据清单随着时间的推移，增减内容、修改错误是很正常的。如果仅仅是数据清单中的数据发生变化，那么单击工具栏上的一个按钮就行了；若是增减字段或记录，只需要在建立数据透视表的相应对话框中做修改也就解决了。
假定我们只是修改“销售清单”数据单中和部分数据，比如把地区A蓝星啤在8月1日的销售数量1265
改为2265，可以利用下步骤来更新数据透视表：
① 打开“销售情况表”数据清单； ② 修改蓝星啤在8月1日的数据；
③ 打开或切换到需要更新的数据透视表；
④ 单击“数据透视表”工具栏上的“更新数据”按钮，如图5-3-25所示；此时可看到当前透视闪动一下，数据更新的工作就在瞬间完成了，您可以自己加以验正。
假定“销售情况表”数据清单中增加了“销售员”字段，并添加了相应的数据，可以利用以下步骤来更新数据透视表：
① 打开或切换到需要更新的数据透视表，并选定在任一数据单元格； ② 单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表向导”按钮；
③ 屏幕上弹出建立透视表的第三步对话框，单击“上一步”按钮，回到第二步对话框；
④ 在该对话框中可以看到原有的范围中没有包含“支付方式”字段。为此，修改范围地址，使其地址变为“$A$1：$H$21”；
⑤ 单击“下一步”按钮，返回第三步骤对话框；
⑥ Excel把“销售员”字段为按钮也放在数据透视区的右边，可以拖曳该字段到“行”或“页”位置，使其为透视表的行标题或页标题等。
⑦ 假定把“销售员”拖曳到“行”位置，然后单击“下一步”按钮，在第4步对话框中单击“完成”按钮，此时，可在随后的透视表中看到该行字段字段，如图5-3-26所示。
7 使用数据透视表合计并计算数据
人的欲望总是无止境的。前面已经给出许多累加数据的透视表，这在一定程度上满足了一些需要，但是， 汇总并是仅仅是求和，有时候还需得到平均值、最大值、最小值汇总情况，在这种情况下Excel是如何考虑的呢？
Excel对汇总问题给予充分的重视，它不仅考虑了单纯的汇总计算，包括求和、求平均值等等，而且还提供了许多基准比较和百分比计算，使您不仅能得到汇总数据，还能看到每种汇总数据所占的比例。为了得到这种汇总形式，只需要改变一下显示方式就可以了。
以前面建立的数据透视表为例，假定我们不仅希望看到每个销售员的业绩，而且还想了解他们在整个工作中所占的比例，可以利用以下步骤眯改变汇总方式：
① 打开或切开换到预改变汇总方式的数据透视表，并选定任意数据单元格；
② 单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表字段”按钮，屏幕弹出如图5-3-27数据透视表字段； ③ 在该对话框中，有“源字段”、“汇总方式：等，在”汇总方式”列表框中仍选定“求和”选项； ④ 由于我们想了解每个销售员的业绩及他们在每个工作中所占的比例，所以单击对话框中的“选项”按钮，弹出“显示方式”列表框；
⑤ 在“显示方式”列表框中选定“占总和的百分比”选项；
⑥ 单击“确定”按钮，之时，在透视表中看到“求和项：数量”已变成了百分比，每个人的工作成绩一目了然。
这时，透视表中“求和项：数量”中的具体数值没有了，而是被百分比占用，如果需要把产品名称依然 显示在透视表中，则需调出“数据透视向导”进行弥补，方法是：
在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表向导”按钮；
在随之出的第三步对话框中，选定对话框右边的“数量”字段按钮，向右边的数据透视视区拖，直到“数据”位置，再松开左键（根据需要，您可以在数据区放置统一字段的各个汇总数据）；
单击“完成”按钮，屏幕上的透视表中又增加了“求和项：数量”，不过，这个求和项不再是显示比例，而是显示实际数量值。
8 创建合并计算多个数据区域的数据透视表
从多个数据清单或工作表中合并计算数据时，所要合并计算的所有项必须具有同样的行标题和列标题。 创建数据透视表时，不应包括数据源中的整行或整列。
若要使数据透视表更易于更新并且当数据源改变时它也能随之更新，应为每个源区域命名，而且在创建数据透视表时还应使用这些名称。如果命名的区域又扩包含了更多的数据，通过更新数据透视表可加入这些数据。
合并计算使用自定义的页字段来显示每一个源数据区域，页字段中的每一字段项都代表一个或多个源数据区域。例如，在合并市场、销售和制造部门的预算数据时，页字段中有一项代表每一个部门的数据，还有一项显示合并计算后的数据。
如果单击“数据透视表向导——4步骤之1”对话框中的“多重合并计算数据区域”，则右选择所需页字段的方式。
① 可为每个源区域建立一个页字段，也可以只建立一个页字段来显示所有源数据区域的合并计算。请单击“数据透视表向导——4步骤2”对话框中的“自动建立单页字段”。
② 也可创建多达四个页字段，并为每个数据区域都指定项名称，也可以创建不含页字段的合并计算。要对部分或全部合并计算进行比较时，请单击“数据透视表向导——4步骤之2”对话框中的“自定义页字段”。
9 创建数据透视表图表
可以创建对数据透视表连接的图表。修改数据透视表的页面布局时图表动态修改。图5-3-28显示数据透 视表及从它创建的图表。注意这个数据透视表有1个行字段和1个列字段。Excel沿图表的分类（X）轴线是列字段里的项。它根据数据透视表里的行组去创建图表系列组。
若想从数据透视表创建图表，遵从以下步骤：
① 选定数据透视创建表。这样做时，避免选定任何汇总的列。还得避免拖动任何字段标签；否则，Excel 认为想移动行字段。
② 在常用工具栏上单击图表向导按钮，遵循在图向导对话框里的命令。
注：可以修改Excel在图表里创建系列表标记的方法。选定该图表后，显示图表向导并在“4步骤之2”里修改设置。
③ 图表向导在图表上部显示页字段里的项。然而，选定页字段里的项时，动态修改从数据透视表创建的图表去显示选定项的数据。
10 修饰数据透视表
通过前面的介绍，您对数据透视表的功能及其作用已有了一定的了解，它们满足我们许多要求。透视表 不仅可以对所选数据进行分析输出，而且对生成的表格进行修饰。 （1）修改字段名和项名
假定希望修改透视表中两项求和字段名，即把“求和项：销售数量：“改为”“占总和比例”，把“求和项：销售数量2”改为“购置数量”，可以利用以下步骤进行操作：
① 打开或切换到欲修改字段的数据透视表；
② 选定“求和项：销售数量”字段，在窗口的编辑栏将其修改成“占总和比例”，然后按回键； ③ 此时可以看到，在透视表中所有“求和项：销售数量”都被“占总和比例”所代替；
④ 这时的透视表看起来还是不够舒服，那么还可以进一步修改文字、数字的格式（包括字体、字号）。 毕竟数据透视表表示汇总报表，需要经常上报，所以，除了修改字段外，还希望它有更专业的外观， 下面我们就设法让透视表自动套用“自动格式”中的“经典3”格式，操作步骤如下：
① 选定透视表中欲格式化的区域；
② 打开“格式”菜单，单击“自动套用格式”命令；
③ 在随之出现的“自动套用格式”对话框的“格式”列表框中，选定“经典3”格式，然后单击“确定”
按钮。
此时，屏幕上的数据透视表就按照“经典3”的格式重新进行了编排。 （2）格式化数字
创建新数据透视表时，Excel对数据区单元格应用工作表的常规单元格式的数字格式化。然而，可以修改这些格式。
若想对数据透视表数据区应用不同数字格式，循环以下步骤： ① 在数据透视表数据区里选单元格；
② 在数据查询/数据透视表工作栏上单击数据透视表字段按钮，将显示数据透视表字段对话框； ③ 在数据透视表字段对话框里选择“数字”按钮； ④ 在弹出的单元格格式对话框中置前数字标签；
⑤ 用通用的方法选定想要的数字格式，然后选定按钮。该字段的全部单元格保持选定的数据格式，无论数据区是否改变形状。
11 保存带数据透视表的文件
有时带数据透视表的文件会令人大吃一惊，因为Excel创建源数据的复制并用包含数据透视表的工作表作为隐藏数据保存它。数据透视表引用另一个文件的在量数据时，无论何时保存包含数据透视表的文件，保存相同数据两遍。
若想避免这种重复，在数据透视表向导的“4步骤之4”里撤消选定数据与数据透视表格式一起保存复选框。Excel接着保存数据透视表页面布局但省略源数据的复制。修改——或刷新——数据透视表时，Excel直接从源数据更新它。注意使用保存数据的数据透视表作为另一个数据表的源时，不再用原始数据透视表保存数据。
5.3.4 动态数据分析实例
如上所述，我们已经了解了分析的重要性，并且掌握了一定的对数据分析的方法，即对数据透视表的使用。在小节中将对动态数据分析做一具体的实例讲解。
首先介绍“动态数据分析”的概念。所谓“动态数据分析”是指对现有的基础数据进行整理录入，然后通过一系列的Excel的分析工具，如数据透视表等，自动产生一系列的分析数据、分析报表，以供使用。
如果对Excel中的一些分析要具熟练应用，一定会充分体会到动态数据分析的重要性及其实用性的。该实例结合了恒远报表管理系统的某些特殊功能，比如模板的概念等。
该实例主要引用的是某证券公司的上报报表，报表具体内容主要包括资产负债表、损益表、固定资产折旧明细表、营业费用明细表。在资产负债表、损益表、营业费用明细表等报表中的所有数据都能以恒远报表管理中的模板定义和取数公式定义为基础，通过“报表生成”按钮来实现的，如图5-3-29营业费用明细表模板的定义。
在此模板中，利用了恒远报表管理中的本期发生涵数BQFS（），自动读取某月营业费用明细科目的本期发生数。本年累计数栏利用了怛远报表管理中的表间取数定义。累计数利用了单元格与单元格之间的关系，如二月份的营业费用明细表中职工工资的本年累计数是一月的本年累计数加上二月份的本期数得出二月的职工工资的本年累计数，即本年累计数前一月的累计数+当月的本期发生数。由于职工工资的本期是可以通过怛远报表管理系统的取数公式定义来完成的，职工工资的本年累计数也就自然产生。由此可见，以上这一简单定义就能体现出各个工作中不同数据的动态连接，只要基础数据做好维护，即账务管理中的数据正确，则可以保证报表中取数的正确性。每月的会计报表，
同理可以制作资产负债表、损益表等一些能从账里取出发生数的值，均可通过恒远报表管理系统中的取数公式定义功能来完成，具体定义方法，详见5.1.1“节模板的功能及其创建”。
以上是利用恒远报表管理系统的一些功能，实现财务报表自动生成的。这是恒远公司为广大财务工作者提供的一种良好的财务电算化工具，解除了财务人员在月底出报表时的繁琐工作，化复杂为简单，使以前需要很长时间完成的工作，现在只需几秒钟就能完成，真正实现了财务的智能化管理。
对于没有一点儿计算机基础的财务人员来说，我们可以提供诸如恒远报表管理系统软件等一系列的已经开发好的财务、报表软件，来辅助财务人员的工作。而对那些有了一定计算机基础的财务人员呢？特别是读过本书的人员来说，可经利用已有的Excel各种分析工具，制作出对自己工作有帮助的各种较为复杂的财务分析报表。
图5-3-30是某证券公司的工资模板。该张工资表中的数据由固定字段、基础数据、连接数据组成，固定字段和基础数据是需要人工录入的，而效益工资、应发工资、代扣税、实发工资都可依靠Excel的公式定义来完成。例如效益工资是根据员工每月的出勤天数而定的，如出勤天数多于22天的员工，效益工资为670元，出勤天数在15到22天之内的员工，效益工资为500元，否则效益工资为400元。以上根据出勤天数计算效益工资的方法，如果手工计算，可能会很麻烦。在此利用了Excel中的IF函数，根据员工的出勤天数（即工时），决定应发员工效益工资的多少。根据以上条件，定义公式如下：
“=IF（B4>22，670，IF（B4>15，500，400））”
同理可以定义代扣税等需要条件定义的公式。有了IF函数和定义，只要人工录入少量基础数据，就可以得出关联的其他有关数据。
以上是一张员工工资表的简单编制，每月财务人员只需输它入员工出勤天数，一张完整的工资表就自动产生了。我们可以在Excel中做一个文件，把另存为扩展名为xlt(*.xlt)的形式，即模板的形式，每次只需在文件菜单下选择“新建”，在常用项中选择工资表模板即可。这是利用Excel的模板功能建立常用工作表的基本流程，方法很简单，但很衫。还有一种更为简单的方法，则是利用恒远报表管理软件这一开发好的财务软件工具。在恒远报表管理的“模板册管理”中定义好员工工资表，那么工资表可以连同每月的资产负债和损益表等财务报表一起产生，不需要界面的重复切换。
为了更好地理解数据之间的动态连接，假定这样一种情况：由于员工工资表中如工时一类的基础数据是由手工输入的，有时会产生某些误差，那么如何判断数据是否正确呢？我们还是利用恒远报表管理系统的功能来决解它。以某证券公司上报报表为例，它的营运费用明细表（如图5-3-29）中的职工工资的本期发生数，应该等于员工工资表（如图5-3-30）中员工工资实发金额的合计。恒远报表中提供审核公式定义的功能，帮助您判断。
证 券 公 司 人 员 工 资 表 部门：总部 共4页 第1页 姓名 工时 基本工资 效益工资 应发工资 代扣税 房水费 实发工资合计 签名 方加春 20．00 670．50 500．00 1，170．501，37．50 99．60 1，033．85 周燕 30．00 632．00 670．00 1，302．00 50．20 58．80 1，193．00 叶秋 15．00 504．50 400．00 904．50 10．45 78．40 815．65 叶春 21．00 504．00 500．00 汤可安 25．00 509．50 670．00 郑榕 19．00 493．00 500．00 王秀芳 18．00 457．00 500．00 1，004．00 20．40 1，17905。 37．95 993．00 19．30 957．00 15．70 79．80 983．60 1，061．75 973．70 941．30