山东省安监局关于印发《山东省安全评价机构档案管理规范》及《山
东省安全评价技术服务合同（范本）》的通知
鲁安监发[2013]80号
来源：山东省安监局 发布日期:2013-5-20
各市安监局，各安全评价机构：
为进一步规范安全评价机构档案管理和安全评价合同签订工作，省安监局制定了《山东省安全评价机构档案管理规范（试行）》、《山东省安全评价技术服务合同（范本）》，现印发你们，自2013年6月1日起正式实施，请遵照执行。执行过程中如遇有问题，请及时与省安监局规划科技处联系。 联系人：刘桂法、谢家宣，联系电话：0531-81792171、81792172。 附件：1. 《山东省安全评价机构档案管理规范（试行）》.doc 2.《山东省安全评价技术服务合同（范本）》.doc
山东省安监局 2013年5月20日
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附件1
山东省安全评价机构档案管理规范
（试行）
山东省安全生产监督管理局
2013年5月
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目 录
1 目的............................................................... - 4 - 2 适用范围........................................................... - 4 - 3 引用及参考文件..................................................... - 4 - 4 术语与定义......................................................... - 4 - 4.1档案 ............................................................. - 4 - 4.2 档案管理......................................................... - 4 - 4.3 档案室........................................................... - 4 - 4.4 档号............................................................. - 5 - 4.5 卷（档）内目录................................................... - 5 - 4.6索引 ............................................................. - 5 - 4.7 档案分类......................................................... - 5 - 5 档案管理要求....................................................... - 5 - 5.1 档案管理工作原则................................................. - 5 - 5.2 档案管理保障..................................................... - 5 - 5.3 档案分类编码..................................................... - 5 - 6 档案管理内容与方法................................................. - 6 - 6.1 安全评价项目档案................................................. - 6 - 6.2 技术人员管理档案................................................. - 8 - 6.3 机构资质管理档案................................................. - 9 - 6.4 设备仪器档案..................................................... - 9 - 6.5 法规标准等资料管理档案........................................... - 9 - 6.6内部管理档案 ..................................................... - 9 - 7 档案管理其它规定.................................................. - 10 - 7.1 档案资料技术要求................................................ - 10 - 7.2档案保存期限 .................................................... - 10 - 7.3 档案借阅管理.................................................... - 10 - 7.4 档案保密管理.................................................... - 10 - 7.5定期检查 ........................................................ - 11 - 7.6 档案索引........................................................ - 11 - 7.7其它要求 ........................................................ - 11 -
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山东省安全评价机构档案管理规范（试行）
1 目的
为积极贯彻落实《安全评价机构管理规定》（国家安全监管总局令第22号）及《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》（鲁安监发[2010]26号）等要求，进一步规范安全评价机构在档案资料收集、整理、立卷、归档等方面的管理，确保档案资料完整、准确、系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力，特制定本规范。 2 适用范围
本规范对以下两部分内容的资料档案管理进行了规定：
（1）安全评价机构在开展安全评价工作过程中产生的与评价项目相关的资料档案管理的总要求、原则、过程及方法。
（2）评价机构在内部管理、机构资质、技术人员资格及条件、设备仪器、法规标准等方面相关资料的档案管理要求。
本规范适用于机构注册地在山东省境内的甲、乙级安全评价机构。 3 引用及参考文件
本规范在编制过程中执行和参考了以下法规及规范性文件。各机构应注意跟踪法规及规范性文件的最新版本，在本标准未修订前，机构可使用最新版本的文件要求。 （1）《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日修正） （2）《安全评价机构管理规定》（国家安全监管总局令第22号） （3）《安全评价过程控制标准》（DB37/T 1855-2011） （4）《档案工作基本术语》（DA/T1-2000） （5）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
（6）《关于印发<安全评价过程控制文件编写指南>的通知》（安监总规划?2005?177号） （7）《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》（鲁安监发?２０1０?26号） （8）其他有关要求 4 术语与定义
为规范档案管理，本规范使用了以下术语与定义。 4.1档案
本规范中档案是指安全评价机构应保存的在开展安全评价活动以及机构内部管理过程中形成的与安全评价工作有关的各种形式的文件资料和记录。
档案的功能在于保持安全评价工作过程的可追溯性和可再现性，建档的目的是规范安全评价资料管理及防范风险。 4.2 档案管理
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列活动的总称。 4.3 档案室
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安全评价机构内部设臵的集中管理本单位档案的独立的、专门场所。其中甲级资质机构档案室面积不少于50平方米；乙级资质机构档案室面积不少于30平方米。 4.4 档号
档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。 4.5 卷（档）内目录
登录卷（档）内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷（档）内文件之前。?? 4.6索引
指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。 4.7 档案分类
本规范按照档案资料的性质将档案分为安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六类。? 5 档案管理要求 5.1 档案管理工作原则
档案管理是安全评价过程控制的重要环节之一，安全评价机构应坚持统一领导、专人负责、专业科学的原则做好档案管理工作。确保档案资料的可控性、可追溯性和一定程度的可再现性。
5.2 档案管理保障
在机构内部设臵专门且独立的档案室用于档案存放，档案室应有专人管理，档案室应有可靠的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防辐射等措施。
安全评价机构应当制定实施档案管理制度，配备档案管理人员。档案管理制度应包括档案室管理要求、档案管理人员工作职责以及存档、借阅及销毁等档案管理的相关规定。 5.3 档案分类编码
安全评价机构应根据本规范的分类要求，按照安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六个类别进行分类，结合机构内部管理实际情况对档案进行分类编码管理，确保存档清晰、条理、有序，便于检索和使用。
其中机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案可自行分类编码。安全评价项目档案分类编码应满足以下要求。 5.3.1 安全评价项目档案分类
安全评价项目的档案可以按照以下方式之一进行分类：
（1）一级目录以安全评价行业范围进行界定；二级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。
（2）一级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；二级目录以安全评价行业范围进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。
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