ERP系统控制程序0905 002 - 图文

文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 1 OF 9 2010-01-01 生效日期: ERP系统控制程序 修改履历 序号 1 版本 A 批准（总经理） 若文件无红色受控印章，则为非受控文件，请以受控文件为准。 修改条款 初版 审核（管理者代表） 修改内容 初版 修改人 编制（ERP系统部） 生效日期 10/01/01 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 1.0 目的 建立程序以控制公司ERP系统正常运作以及规范各部门的操作流程。 2.0 适用范围 公司订单的运作 3.0 定义（无） 4.0 职责 4.1 ERP主管职责 4.1.1 负责ERP系统基础资料的建立。 4.1.2 负责监控公司ERP系统的整个运作流程。 4.1.3 协调处理和解决各部门遇到的系统问题。 4.1.4 负责ERP操作人员的权限开放。 4.2 ERP操作员职责 4.2.1 负责所有系统单的输入和输出。 4.2.2 负责单据处理和沟通。 4.2.3 协助部门单据的查询和导出。 4.2.4 负责公司系统单位的打印。 5.0 各部门运作程序 5.1 工程部 5.1.1 商品信息的建立 2 OF 9 2010-01-01 生效日期: (1) 点击基本信息中的商品信息，按新增，根据编码原则输入商品的品号（即物料编码）。 (2) 库存单位，根据物料的实际情况确定单位，如PCS，M等。 (3) 商品分类：根据物料类型选择相应的分类。 (4) 主要仓库：必须给物料选定归属仓位。 (5) 主要来源：如分为厂内生产件，采购件，委外件三种，根据实际情况确定物料来源。 (6) 主供应商：确定此物料从哪个供应商采购加工。 (7) 采购单位：一般情况下采购单位和库存单位一致，若不一致，一定要根据实际情况选择采购单位变更。 (8) 特别注意：按需要补货栏必须要勾选。 5.1.2 BOM资料的建立及维护 (1) 点击生产选择产品结构，进入BOM界面，按新增或更改。 (2) 根据工程师提供的BOM清单或技术更改逐一输入系统可进行相应更改。 (3) 对于需物料编码的新物料,请按第“5.1.1”项执行。 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 (4) 输入完后，对需要委外的物料进行展料，展料的未阶应该为该物料的采购件。 (5) 在单头输入文件编号，版本及建立日期。 (6) 确认无误后进行保存。 5.1.3 用户名的建立及权限的开放 3 OF 9 2010-01-01 生效日期: 点击公用设置中的用户录入/权限，在操作界面上按新增，根据不同部门不同操作人新增用户代码及密码，完成后点选装入作业，根据操作人的实际系统需要操作项目，选择相对应的作业，在不同的作业区开通适当的权限，检查无误后进行保存。 5.1.4 数据库的备份 为了保证系统不因操作失误或外部环境影响而使数据丢失，系统应设置自动备份以保存数据。操作流程如下：点击SQL-Server并一直打开其下面的目录，直到出现数据维护计划，在右边图框双击点开，设置备份路径，备份周期及备份的时间。 5.2 计划部 5.2.1 订单 接到客户订单评审确认后，输入转成系统订单，点击订单选择新增，在单头里 输入订单号，客户代码及业务代码，在单身里输入所有订单产品型号,注意预交货日期必须根据出货日期做出相应更改，核对检查无误后，进行保存，并通知部门经理对订单进行审核。 5.2.2 物料需求计算 订单审核后，需要转成各种工单，采购单及委外单那么就要经过物料需求计算来完成，点击物料需求计算，进入参数设置检查，此时无需做任何操作，按下一步，默认项为订单，此时需要输入订单单号，完成后按下一步，此界面展算公式有四种计算方式 ①需求量。 ②需求量-实际在库量。 ③需求量-(实际在库量-安全库存)。 ④需求量-(实际在库量-安全库存量+预计入库量-预计出库量)。 计划可根据实际需要选择相应的展算公式在生产及采购计划合并栏统一选择同品号，预计完工日合并发放，在单身栏出现要发放的产品型号，可全选也可只选择要发放的产品，确认无误后按下一步，进入订单生产确定，全选后,按下一步，此时进入需求建议生产界面，点开厂内源工单按全选(也可只选要发放的)，点开工单按全选(也可只选要发放的)，点开委外按全选(也可只选要发放的)。确认先误后按发放，此时所有物料需求计算完成。 5.3 采购部 5.3.1 采购底稿 (1) 采购底稿是由计划物料需求计算生产，其中采购数量计划已根据损耗修改好，采购部不得私自更改。 (2) 采购底稿由采购部经理审核，在审核采购底稿前，应对供应商做正确的选择。 (3) 对于采购数量较大的物料，一家供应商可能难以满足我司的交期，需要把物料分成几家供应商来做， 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 4 OF 9 2010-01-01 生效日期: 采购部经理在抛转采购底稿前应该事先把此物料在采购底稿中分配好供应商及数量，但数量总数不可改变（如计划给 的损耗量太少，可与计划负责人商讨修改）。 (4) 为避免采购订单中没有单价，在抛转前最好事先在采购底稿中输入单价， 注意若是含税必须勾选含税字样。 (5) 确认采购底稿修改完善后，再进行审核，最后进行抛转采购单。 5.3.2采购单 (1) 采购单是由采购底稿抛转生产，负责采购单人员应该填写订单号（订单 号需在备注和订单号中同时填写）采购人必须是下单本人（采购人选择更改）同时再次确认供应商是否正确，采购单中是否单价都有（注意含税情况）。 (2) 若在采购底稿中对物料数量较大没有事先分配好，在采购单中进行分 配时，应该新增采购单据，新增单据按以上要求重复，但数量总数不可有变化。 (3) 采购单做好确认无误后，采购人应该通知采购经理进行确认审核，其他人不可代替审核，只有审核后的采购单方可外发采购。 (4) 对于已发出去的采购单，某些供应商不能满足我司交期或做不了货，采购人员必须事先以书面形式取消之前的订单，并通知相关部门和供应商，然后再取消审核更改此份订单，最后相关人员审核外发。 (5) 供应商做出的物料必须和采购单上完全一致，若供应商答复达不到采购单上的要求（如采购单上要求为电镀件而供应商只能做粗胚件），有两种解决 方法：a.取消此采购单,转新供应商,按4项操作；b.更改采购物料名称(特别注意:不能把名称更改，必须是重取实际要采购物料的物料编码)。 (6) 若因资料少下或漏下的物料，采购部应知会计划部门，由计划部门补单，采购根据计划单据再新增采购单。 (7) 没有单价的采购单一律不准外发采购。 5.3.3 委外单 (1) 委外单也是由计划物料需求计算生产，负责委外单人员必须在备注和订单号中填写我司的订单号，同时根据订单的出货日期、修改预计开工日和预计完工日。 (2) 委外单必须要输入产品单价（注意是否含税）另外税率处全部更改为零。 (3) 委外单在没外发前不得审核，以区分有外发和没外发。 (4) 对于委外单数量较大的货，一家供应商可能没办法满足我司要求，采购部根据情况把这类委外单分配好供应商及数量，采购部可以根据系统新增分配供应商及数量，新增的委外单必须要有订单号，预计完工日期及单价。注明用途和原因，并在子件品号末尾的备注栏注明原因。 (5) 对于跨越式的委外单,正常情况下我们的系统的设置是:电镀(烤漆)-抛光(过砂)-胚件,但也有: 电镀(烤漆)-胚件,这种省略中间过程的跨越式委外单,其处理方法为:在系统中删除中间抛光(过砂)的委外单,同时调出电镀(烤漆)-抛光(过砂)这个委外单,把电镀(烤漆)中子件抛光(过砂)重新取胚件作为子件. 5.3.4 委外送料单 (1) 委外送料单应该根据委外单的单据填写。 文件编号: 版 本: SU-P-002 A.0 质 量 管 理 体 系 文 件 页 数: 文件名称:ERP系统控制程序 (2) 委外送料单必须在订单号及备注中注明相关的订单号 (3) 供应商选择时必须同委外单一致，否则没办法取单 5 OF 9 2010-01-01 生效日期: (4) 委外送料单在取单前，首先检查确认相应的委外单有无审核，未审核的单据委外送料单是无法取单。 (5) 在取单时，选择相应的委外单号，并选择与委外单相对应的委外仓。 (6) 按重查，系统自动带出单据，带出单据后注意查看带出送料数量，若数量与要求相符就可直接按确定。若不符请根据实际情况更改数量，但数量不可大于委外单数量。 (7) 数据输入后进行检查确认，无误后方可保存审核 (8) 对于同一委外单，可能供应商分几次送货，来满足这个委外单数量，则 委外送料单可以根据供应商送货情况分批次外发，但取单和供应商必须是同一个委外单号及供应商，否则无法取单。 (9) 委外送料单外发后，如果因供应商忙或回复不能准时交货，这种情况下， 首先取消委外单和委外送料单，通知相关部门和供应商后，然后在系统中删除委外送料单，删除后，返回委外单对供应商进行更改，（操作步骤按前面委外送料单相关条款）。 (10) 采购人员必须凭电脑系统的委外送料单到仓库备料，不得以手工单据和 口头通知仓库备料。 (11) 委外送料单因每一张一个单，这样打印烦琐又浪费，可以从报表中打印，进入相应的委外送料表根据需要在表中进行筛选，然后转入EXCEL进行打印外发。 5.3.5 委外报表查询(进入系统后，点击生产管理，点击报表) (1) 委外明细表查询，若要查看订单的委外数量是多少，可点击此表 委外明细表系统有四种查询方式：a按单据查询b按主件查询c按供应商查询，根据实际情况及方便度，选择其中的查询方式，进入后，直接接左上角的查询，然后出现前面选择方式的委外明细表，明细表内容比较多而杂，让人一下子无法查到想要的资料或无从入手，这时可以点击设置属性，选择筛选，这时题目栏每个名称可以选择你想要看的资料，从而缩小查看范围。 (2) 委外送料明细表 要查我司外发给供应商有哪些物料及数量，可点击此进入查询，步骤及选择可参看委外明细表 (3) 委外退料明细表 我司外发给供应商加工的物料，供应商发现我们送去的物料有明显缺陷而不能加工退回我司，这种退货可能会影响我司的订单出货，采购负责人应及时查看此表，决定是否要重新补料给供应商。 (4) 委外送退料明细表 可以有三种查询方式a按日期a按供应商a按委外。根据需要选择查询方 式，此表综合第3、4条，在表内可以同时看到委外送料情况和退料情况。 (5) 委外进退货明细表 有四种查询方式：a按日期 b按主件 c按供应商 d按委外。可以根据 需要及方便情况选择查询方式，此表可以查看供应商的送货情况以及不良品我们退供应商情况。 (6) 超期未完工跟催表 此表可查看我司委外物料到期后，哪些料还没有回来以及没回来的物料还有多少，此表可以帮助提醒