记载有关接待内容的文书。④大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。
二、★记录类文书特点：1）内容纪实性 2）材料的直接性 3）语言的实录性
三、 记录类文书的写作（一）会议记录的写作格式及写作要求：1、会议记录一般包括以下部分：1）会议组织情况：应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。2）会议议题和议程 3）会议的进程和内容4）必要的手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。2、会议记录一般要做到：1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。2）要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。 4）会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。（二）电话记录的写作格式及定价写作要求： 一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：1）接受时间。 2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。3）来电话内容。4）处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。5）接电话人姓名，必要时写明职务。②发出电话记录一般应该包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。③作电话记录要注意以下要求：（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。（3）接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。（4）重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。（5）一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。
（三）接等记录的写作要求：1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。
（四）大事记的写作格式及写作要求：1、大事记的写作一般包括： （1）标题：一般由机关名称及内容加“大事记”构成。（2）开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等。（3）正文：由时间和记事两部分构成。按年月日排序。（4）结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。2、★大事记的写作要求：1）要记述“大”事。大事不漏，小事不记。2）要客观真实； 3）要言简意赅。
第七节 简报类文书
一、简报：是简明扼要的书面报告。简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在内部运转，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。 常见的名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。
二、简报类文书的类型：1）会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报：就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。
三、简报类文书特点：1）简，即简报在文字上要简明扼要 2）快，即编发简报要迅速及时 3）新，即立意要新、内容要新
四、简报类文书写作：1、简报类文书的写作格式： 一般由报头、主题、报尾三部分组成。① 报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。 ②主体：主体一般由按语、标题和正文组成。按语：用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。 标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。③报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。2、简报类文书写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强
第八节 建议类文书
一、 建议类文书概述：1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。2、建议类分文书的分类：提案、建议两种。①提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。②建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。
二、★建议类文书的特点：①建议性②说理性：文字表达上力求实实在在，明确具体富于说理性③委婉性：语气要委婉和切中要害
三、 建议类文书的写作：1、提案的写作格式与写作要求：① 提案的写作一般包括： （1）标 题 写明XXX单位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。 （4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。2、建议的写作格式及写作要求：①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。（2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。②★建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体 3）表述语言要精练
第十章 公文处理工作
第一节 公文处理工作概述
一、 什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨
修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。 ②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。 ③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。 ④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。
二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性 （主要表现在：1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。2、有的公文的处理要讲究适时。3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。） 3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。
★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：（1） 公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。（2）公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。
第二节 公文处理工作的任务与组织
一、★公文处理工作的基本任务：科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导
工作服务，为社会主义现代化建设服务。★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。1、公文处理工作的组织机构：①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门。②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。2、公文处理工作的组织领导：①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。 5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本