九、把PowerPoint演示文稿转化为流媒体
现在大多数会议和教学用的演示文稿都是用Microsoft PowerPoint制作的，如果能够把这些演示文稿转化为流媒体，并发布到Internet 或Intranet上，就可以使那些没能亲临会场的人也能通过网络观看会议演示，了解会议内容了，而且由于采用流媒体方式传输，浏览者不必完全下载文件就可以观看。另外，这种方式不会保存文件到用户硬盘，也更有利于保护文稿作者的著作权。
---- 把PowerPoint演示文稿转化为流媒体需要一个具有此转化功能的工具，由Real公司和Intel公司联合开发的RealPresenter软件就具有这一功能。 RealPresenter是RealSystem的一部分，它与RealProducer一样属于流媒体编码器，不同的是RealPresenter是专门针对PowerPoint演示文稿进行设计，它可以现场直播PowerPoint演示文稿，也可以把制作好的PowerPoint演示文稿转化成流媒体格式存储在硬盘上用来点播。RealPresenter的后一种应用更为普遍，因为前一种应用通过另一软件RealProducer来完成更为方便，这里我们主要针对后一种应用的实现进行讨论。
---- RealPresenter与RealPlayer一样有BASIC和PLUS这2个版本，您可以到http://www.realnetworks.com站点下载BASIC试用版本。在安装前请先确认是否已经安装了PowerPoint 97(或更高版本)和RealPlayer，然后再安装
RealPresenter(注意: 在安装过程中，系统会自动安装RealServer服务器核心组件)。
---- 下面就来介绍把PowerPoint文档转化为流媒体格式的具体步骤(在BASIC版本的功能范围内)。 一、 创建解说脚本
---- 这一步是可选项，解说脚本就是在演示时要进行说明的东西，如果仅仅是把PowerPoint文档转化成流媒体格式，而不需要另外加入声音解说，可以忽略这一步。
二、用RealPresenter转化PowerPoint文档
---- 1．启动RealPresenter，系统弹出\对话框(如图1所示)。注意:如果是第一次启动RealPresenter，系统还会检测您的录制设备，如摄像头和麦克风，以及测试您的计算机性能。
图1 “RealPresenter Plus”对话框
---- 2．单击\按钮，在弹出的对话框中选择需要转化的PowerPoint文档，选中后系统启动PowerPoint并弹出转换向导，点击\下一步\按钮。
---- 3．根据提示向导输入文档作者名、标题等相关信息，点击\按钮，开始转化PowerPoint文档操作。 三、根据解说脚本录制演示
---- 1．当步骤二完成后，系统会弹出一个\录制演示\控制面板(如图2所示)。
图2 “录制演示”控制面板
---- 点击\按钮，根据解说脚本开始录制。请注意语速，并保证每张幻灯片的录制时间不少于5秒，不然有可能录制不完全。在一张幻灯片录制完成后，单击幻灯片窗口进入下一张幻灯片的录制过程。
---- 2． 录制演示完毕后，系统会自动保存，其默认保存目录为C:\\Program Files\\Real\\RealServer\\Content\\RealPresenter\\计算机名\\演示的标题名\\。此目录下有很多相关文件，其中SMIL文件的默认名称为trainer.smi)，保存之后弹出如图3所示对话框。
图3 “RealPresenter G2 Plus”对话框
---- 点击第一个按钮预览刚才录制的演示，如果达到要求，就可以发布到Intranet或Internet上了。 四、注意事项
---- 在制作之前必须说明的是，在RealPresenter转化过程中，它会要求您设定录音或录像，即使您没有这一要求。虽然用不着真正的录音或录像，但最后产生的文件中仍然会包含视频和音频文件，当然也有PowerPoint转化成的Realpix格式的流媒体格式图像，这些文件由一个SMIL文件组合在一起，所以如果您熟悉SMIL语言，可以在制作完成后进行再次编辑，以去掉文件中不必要的元素。
十、利用PowerPoint 2000召开网络会议 网络的理念现在已经如此深入人心，但是我们大多数时间上网基本上只是浏览网页、下载资料、收发邮件??其实还有很多的公事是可以在网上解决的，网络会议就是其中之一。
---- 一般的网络会议，虽然可以通话，也有文字表述，但是总是让人觉得内容有些苍白枯燥，不如亲历现场的展示会生动。使用PowerPoint制作的演示文稿，外观漂亮，条理简明清晰，能够充分展现自己的想法和思路。可是在网络会议上怎么办呢？难道把自己的演示文稿传给每个与会者一份让他们自己翻看吗？PowerPoint 2000提供了强大的网络功能，能够帮助我们轻轻松松地召集网络会议，展现自己的风采。
---- PowerPoint 2000中通过网络进行演示的一个很强大的功能就是\联机广播\。使用广播可以在Web上广播演示文稿(包括视频和音频)。如果观众人数较多或观众位于远程位置，则此时广播特别有用。通过使用Microsoft Outlook或其他电子邮件程序，用户可以像安排其他会议一样安排广播。演示文稿保存为HTML格式，因此观众要查看演示文稿，惟一需要的就是浏览器。如果有些观众错过了广播或需要将广播存档，则可以录制广播并将其保存到Web服务器上，以便可以在任何时候重新播放。或许您会想: 涉及这么多网络和多媒体的东西，操作会很困难。其实对于界面友好，向导完善的PowerPoint来说，广播功能可以轻松完成。首先系统管理员可能已为广播设置了所需选项，如果尚未设置或需要更改某些选项，可以自己进行设置。打开要广播的演示文稿，选择\幻灯片放映\联机广播\建立和安排\，单击\建立与安排一次新广播\如图5所示)，然后在相应的选项卡上填写相关的信息(如图6所示)。这些选项只需设置一次，以后所有的广播缺省都将使用这些设置。
---- 其实，Microsoft NetMeeting程序和 Microsoft Office的紧密结合为我们随时基于Office应用程序开始联机会议提供了相当大的便利。只要在
PowerPoint中选择\工具\联机协作\现在开会\如图3所示)，NetMeeting
就会自动在后台启动。如果您要找的人都在线上，并且对您的提议感兴趣，同意参加，那么联机会议就可以立即开始了！
---- 联机会议开始时，尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有会议主持人才是演示文稿的惟一控制人。会议主持人打开协作功能，即可允许参加者轮流编辑修改和控制演示文稿，但主持人也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后，其他参加者就不能继续进行修改，但他们可以观察到会议主持人的工作。当其他人控制演示文稿时，会议主持人将不能使用光标(不仅是在演示文稿中，其他情况也不行)。控制演示文稿的参加者姓名的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过程中，主持人忽然想到遗漏了一个VIP，而进程还没有进入紧要阶段，这个时候可以临时邀请这个VIP加入正在进行的联机会议。不过被邀请参加即席联机会议的参加者必须在其计算机上已运行了NetMeeting，否则将不能收到联机会议邀请。
---- 为了使会议组织显得更加正规，我们可以提前做一个会议通知。或许您会说通知别人开会是件最令人头疼的事情，在电话里相同的事情重复说几次就觉得厌倦了，写个mail又担心写得不完全遗漏了什么还要补发一份群件??其实在PowerPoint中写会议通知没有那么麻烦，只要选择\工具\联机协作\安排开会\，Outlook就会自动启动，打开一个非常详尽的界面(如图4所示)，我们只要按照实际情况修改几个数据，就可以很轻松地完成会议通知，不用担心遗漏了什么。
---- PowerPoint中的很多功能可以帮助我们在网络会议中自由地交流。例如\讨论\功能(可以选择\工具\联机协作\讨论\，如图5所示)使得用户可以向演示文稿中插入评语。讨论是线程化的，也就是说，对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下，就像BBS上的Re文，而且可以同主题阅读，不用一篇篇翻看，非常方便。另外，在同一网络会议中允许同时存在多个主题讨论。通过使用\讨论\工具栏，任何正在审阅演示文稿的用户都可以查看并答复任意讨论。然后，用户就可以在PowerPoint中审阅讨论，并根据收到的反馈信息合并对演示文稿所做的更改。
---- 当用户开始讨论时，将出现讨论窗格，该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主题、还可以查阅向讨论中插入评语的各个用户的名称和讨论的内容。
---- 我们在审阅演示文稿时，也可以像平时审阅文字稿件一样，直接在幻灯片上插入附注。打开要添加批注的幻灯片，选择\插入\批注\。其他用户所添加的任何隐藏批注都会出现在黄色的批注方框内(如图6所示)。这时您也可以在框内键入自己的批注，然后在黄色批注方框外面单击。我们可以按照自己的需要随意对文本和批注方框进行移动、调整大小，以及重置格式等操作，与处理其他对象一样。此外，还可以传送演示文稿，让其他用户也能查看和添加批注。如果您不希望幻灯片放映时显示批注，则可以将批注隐藏。批注不会出现在大纲窗格或者母版视图中。
---- 利用PowerPoint召开网络会议，不仅可以使您的想法和才华更清晰充分地展示在众人面前，使交流更加通畅自然，而且免去了聚集开会的旅途劳顿和时间
浪费，可谓好处多多。作为会议主持人的您虽然没有和与会者面对面，但是实际上您的表现会被实时地传送到世界各地，相信以您的职业素养加上PowerPoint多方面功能的鼎力支持，您一定能够召开一个圆满的网络会议！ 十一、使PowerPoint演示文稿变小巧
为了美化PowerPoint演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片，致使文件变得非常大。由于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出，所以我们可以利用PowerPoint 2002的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。 步骤如下： 打开PowerPoint 2002制作的演示文稿，选择“文件”菜单下“另存为”命令。
在弹出的“另存为”窗口中，点击右上角的[工具(L)]按钮，在下拉菜单中选择“压缩图片”(如图1)。
图1 在你忽略的地方往往藏有宝藏
在弹出的“压缩图片”（如图2）窗口中，点击“更改分辨率”选项，将分辨率从默认的“打印”（分辨率200dpi）选项改为“Web/屏幕”(分辨率96dpi)。再将“选项”中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中。
图2 可以看到分辨率的改变 单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框，随后会弹出一个警告窗口（如图3），警告“压缩图片”命令可能会降低图像的质量。是否应用图片优化？点击［应用］按钮退出。
图3 不顾警告，一意孤行
在“另存为”窗口中，为文件起一个新名字保存即可。
好了，看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了。 十二、创建多个幻灯片模板
PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果你的一个演示中有很多幻灯片，而你希望它们有不同的风格，你就需要分别对幻灯片做一些美化工作，这是有大量重复动作的枯燥工作。你可以在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，方法如下：
1.为每一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片。
2.要创建以某样式为基础的新幻灯片，首先切换到“幻灯片浏览”视图，选择你想用的模板幻灯片，复制这张幻灯片（“编辑”|“复制”），然后编辑复制件中的文字和图表。
如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，“肩并肩”地摆着，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口就行。
十三、更改Undo的次数
一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。有两条路径可以让你更改这个值。点击菜单“编辑”|“重复选项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，或执行“工具”|“选项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，即可更改。如图1所示。最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。
十四、选择图表中的元素
如果你觉得用鼠标选中某个图表中的元素很困难，可以用键盘来选择。 1.用鼠标双击图表把它击活。
2.用上、下箭头在元素组间移动。如果一个元素包含很多项目，用左、右箭头在同一个组中左右切换。 十五、用超级链接做目录
对文字做一些超级链接，可以建立很实用的目录。设置超级链接时，注意不要选中文字，而要选中文字所在的文本框，这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字的颜色不受母版影响。具体操作为选中文本框，单击右键，选取“动作设置”项，链接到所要跳转的页面。
十六、在播放中途显示一张空白画面
有时，在做演示时，会有人问一些问题，它可能与正在放的这张幻灯片无关，而你想把注意力集中在问题上，或者只是因为听众需要休息十分钟，这时你就需要让屏幕显示一个空屏。这很简单，按一下“b”键会显示黑屏，而“w”则是一张空白画面。再按一次返回到你刚才放映的那张幻灯片。 十七、让文字闪烁不停
在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁字，但无论选择“中速”、“快速”还是“慢速”，文字都是一闪而逝。要做一个连续闪烁的文字，可以这样做：
1.创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。 2.复制这个文本框，粘贴多个（根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数），再将这些框的位置设为一致。
3.把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐蔽。 十八、利用PowerPoint制作互动式图片
相信每一个电脑爱好者都有一些自己喜爱的图片，不论是自己的偶像，还是一些风景画，都要作一些收藏，而且在你和朋友相聚的时候，你还要和你的朋友一同欣赏一下（炫耀一下吧！）。然而在欣赏时，差不多的人都使用一些专业的看图软件，这样虽然可以完成你的初衷，但是在欣赏之余，你是否感到这样的欣赏有些单调，你可以说在看图之余，你可以听听音乐，但是这些终究是别人的东西，而且完全没有展现你的才华，不知你有没有想过，动手制作一个有个人风格的互动式的图片集？你可以制作一个像电影中看到的那种效果，而且具有连接式的索引效果，先别被这个“宏伟”的计划吓跑了，其实作这些工作的时候你不必学那些复杂的专业化软件，你只需用最平常的Office套件中的PowerPoint就可以制作出这样的效果，怎么样？心动不如行动，动手吧，让你的朋友大吃一惊，从此对你另眼相看！
我们以制作一个明星的写真集为例。首先在制作之前，我们得好好的规划我们手头的图片，也许你的手头有好几个明星的图片，那么我们有必要把他们进行整理，在制作幻灯片的时候我们应该尽量的将他们放在相同的索引之下，这样才利于我们以后进行浏览。
一、制作明星影集的封面
“人靠衣服，马靠鞍”，要有一个吸引人的作品，外部包装当然是必不可少的，所以我们应该设计一个有个性，而且美观大方的封面，让它直接吸引你朋友的眼睛，在这里我们只介绍一种方法，其他的创意还是需要你来用心设计。其设计方法如下：