档案管理规定

文件名称 档案管理规定 文件编号 版 本 页 码 首版日期 档案管理规定 批 准 批准签字 日 期 审 核 审核签字 编 制 编制签字 档案主管 年 月 日 年 月 日 日 期 保存位置 电子版本 硬拷贝 档案组 年 月 日 日 期 编制部门 总经办 保密级别 □绝密 □机密 □密 档案组 受控 受控文件不得私自影印 文件名称 档案管理规定 文件制/修订记录 文件编号 版 本 页 码 首版日期 序号 修订状态 C/0 文件制/修订内容、概要 文件模版更新，文件内容规定变更，具体修订见G/0版文件内容 制/修订人 制/修订日期 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 受控 受控文件不得私自影印 文件名称 1 目的： 档案管理规定 文件编号 版 本 页 码 首版日期 为规范公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务。 2 范围： 适用于公司。 3 定义： 档案是指过去和现在公司从事研发设计、采购、供应、生产、质检、营销、打假维权、广告宣传、基础建设等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录； 4 职责： 4.1 档案室负责全公司档案资料的保管； 4.2 公司所有人员均有对公司档案、资料保密的责任和义务。 4.3 档案管理人员负责档案的分类、编目、归档整理、借/调阅、防火、防盗、防潮、防霉、防虫等管理工作，保证公司档案资料齐全完整、安全保密和使用方便。 4.4 各中心档案对接人负责配合公司档案管理相关工作； 5 内容： 5.1 档案的分类： 公司档案分为：企业信用档案、企业管理档案、科技档案、知识产权档案、法律事务档案、客户资信档案、会计档案、人力资源档案、企业文化档案及企业名人档案十大类。 档案类别及管理范围如下： 一级类目名称 二级类目名称 基 本 范 围 保存期限 1.1登记类 1.企业信用档案 1.2荣誉类 企业法人营业执照、批准证书、组织机构代码证、税务登记证、财政登记证、开户许可证、外汇登记证、验资报告书、审计报告、外经贸批复、公司章程、自理报关登记证书、出入境检验检疫报检单位、永久保存 车辆登记证、公证书等。 公司在品牌方面、企业管理、质量管理、商标使用、纳税、推行标准化、慈善捐赠等方面所获得的荣誉。 受控 受控文件不得私自影印 文件名称 档案管理规定 2.1党群工作类 2.2行政管理类 2.3经营管理类 2.4生产技术管理类 3.C产品(工艺)类 3.K科研(研发)类 文件编号 版 本 页 码 首版日期 包括在党务工作、组织工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作和协会工作方面的管理文短期保存 件。 包括在行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利和外事长期保存 工作方面的管理文件。 包括在经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售和企业管理方面的管理文件。包括公司各中心发布的通知、公告等文件 长期保存 包括在生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作及档案和信息管理方面的管理文件 新工艺的开发、试验、投产等一系列的方案和记录 长期保存 同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、永久保存 竣工验收和工程创优的全过程。 同一设备仪器内含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。 商标的注册申请、注册受理通知及商标注册证按批复的时间先后顺序编案卷流水号。 专利的申请、受理及批复。 包括侵权纠纷、反倾销等。 包括开店申请、店面施工图、店面照片、合同、订货情况、各种申请等。 包括供应商评审表、合格供应商名录、合同、供应商考核记录、供应商淘汰记录等。 包括赁证、帐薄、报表及其他等 8.1.1管理人员 8.1.2一般工人 8.2.1管理人员 8.2.2一般工人 包括报纸、电视等不同形式的报道记录 包括在报纸、电视、路牌、灯箱等各种形式刊登的广告。 长期保存 永久保存 长期保存 长期保存 2企业管理档案 3科技档案 3.J基建类 3.S设备类 4.1商标类 4.2专利类 6.1营销客户类 6客户资信档案 6.2原材料供应类 6.3外协加工类 8.1在职类（ZZ） 8.2离职类（LZ） 9.1报道类 9.2广告类 4知识产权档案 5法律事务档案 永久保存 长期保存 7会计档案 8人力资源档案 / 长期保存 9企业文化档案 受控 受控文件不得私自影印 文件名称 档案管理规定 9.3文化类 包括公司文化类的特刊、报纸等。 文件编号 版 本 页 码 首版日期 0企业名人档案 企业的董事长、总经理、股东等个人的成长档案、创业档案 永久保存 备注：声像、电子、照片等其他非纸质载体档案，是各种门类档案的不同表现形式，不单独设置类目，其分类、编号、组卷可按各门类要求，但可以分开保管，并另外外编制一套目录，以利保管和利用。 5.2 档案编号原则： 分类号＋案卷号，中间以横线“－”连接；分类号包括:一级类目编码、二级类别编码及归属类别编码，类目与类目间以“·”断开)。 如下图 5.2.1 一级类目编码，用数字0、1、2??9表示，如‘企业信用档案’，代码是‘1’。 5.2.2 二级类目编码，指一级类目里包含内容的流水号码。如“2企业管理档案\\2.2行政管理类”中“2.2”就是“行政管理类”的代码。 5.2.3 归属类别编码，指该档案具体的所属类别的代码，通常以该类别两到三个字拼音的第一字母代替。如：“职员考核”的代码是“KH”，“标准化工作”的代码是 “BZH”，“侵权类法律事务档案”的代码是“QQL”等。 5.2.4 案卷号：指该档案所属的案卷流水号，如001、002??（注：一盒为一个案卷）。 5.2.5 一、二级类目及归属类别的具体编码，详见“附件：一、二级类目及基本内容的代码”。 5.3 档案收集管理： 5.3.1 各中心应指定专人负责管理本中心的文件资料，并保持相对稳定；人员变动应及时通知总经办。 受控 受控文件不得私自影印 归属类别编码 二级类目编码 一级类目编码 案卷号 ( ) · ( ) · ( ) — ××