档案管理规定(2)

文件名称 档案管理规定 文件编号 版 本 页 码 首版日期 5.3.2 凡本公司发布的公文（含打印审批稿和电子文档）一律交由总经办统一归入档案室管理。 5.3.3 一项工作由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门负责收集、移交档案室归卷。 5.3.4 公司召开大型会议，高管例会会议材料，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案向档案室办理移交、归档手续。 5.4 归档范围： 5.4.1 公司正式发布的公文、通知； 5.4.2 公司级专项立项资料； 5.4.3 相关调研报告； 5.4.4 公司大型会议、高管例会会议材料； 5.4.5 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料； 5.4.6 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 5.4.7 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5.4.8 公司高管任免的文件材料以及关于奖励、处分的文件材料。 5.4.9 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 5.4.10 车辆保险、车辆登记、车辆年检报税等相关手续档案； 5.4.11 公司各种获奖奖杯，证书等； 具体归档资料依以总经办发布档案管理的通知文件。 5.5 档案的保存期限： 5.5.1 应视其内容的重要程度、可靠程度、有效性等因素，划定保存期限。 5.5.2 保存期限分为：永久保存、长期保存、短期保存； 5.5.2.1 长期保存一般为5-10年； 5.5.2.2 短期保存一般为1-3年； 5.5.3 档案管理员定期对档案进行盘点，超过保存期限的，需填写【档案销毁申请单】予以销毁，有保留价值的可继续保存，但需标识区分； 5.6 档案质量管理： 5.6.1 档案盒应逐项按照规定统一使用黑色水笔书写，字迹要工整、清晰；封面案受控 受控文件不得私自影印 文件名称 档案管理规定 卷题目应能准确反映出卷内文件材料的内容； 文件编号 版 本 页 码 首版日期 5.6.2 档案盒封面应注明档号、存放区域、案卷题目、保管日期、密级程度。 5.6.2.1 归档案卷须齐全完整； 5.6.2.2 分类整理要符合规定，保持文件资料之间的有机联系，便于查找和利用； 5.6.2.3 保管期限划分准确； 5.6.2.4 卷内文件排列科学系统； 5.6.2.5 题名能全面概括资料内容，文字简练通顺； 5.6.3 档号编制符合档号编制规则； 5.7 档案移交： 5.7.1 档案移交前须向接收部门提交移交清单，详细填写移交文件的门类及数量； 5.7.2 公司的档案管理人员，对所移交档案的质量进行检查，符合要求方可办理交接手续； 5.7.3 档案移交时需按文件规定填写《档案移交表》,经交接双方核实后签字； 5.8 档案借阅： 5.8.1 任何人借用公司档案必须办理借阅手续，填写【档案借阅登记表】； 5.8.2 公司保密文件借阅时，办理申请手续后由总经办批准； 5.8.3 借阅的文件必须按约定时间归还并登记，若续借需办理续借手续； 5.8.4 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案资料，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印； 5.9 档案室安全管理： 5.9.1 档案室应配备符合档案安全保管要求的防火器材； 5.9.2 档案室应配备降温、去湿、温湿度测试（干湿温度计）等设备，定期进行点检并记录【档案室温湿度点检表】。档案室温度应控制在14~24℃（±2℃），相对湿度应控制在45~60%（±5%）； 6 相关文件： 6.1 《文件管制程序》 6.2 档案相关通知文件 7 附件表单： 7.1 卷内目录 受控 受控文件不得私自影印 文件名称 7.2 档案借阅登记表 7.3 档案移交表 7.4 档案销毁申请单 档案管理规定 文件编号 版 本 页 码 首版日期 7.5 档案室温湿度点检表 8 受文范围： 受控 受控文件不得私自影印