基本任务：集中统一管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。 具体任务：1.对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。2.负责管理本单位全部档案和相关资料，并积极组织提供利用。科学管理档案是档案室的基础工作，为本机关提供提供档案信息服务是档案室工作的基本出发点。3.定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。档案室一角的档案，其完整性、价值高低、整理质量、保管状况等，直接影响档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护状况。 4）档案室的类型：
1.普通档案室。主要是负责管理机关的党、政、工、团文书档案。2.科技档案室。科技档案室是指保管科技档案的专门档案机构。3.音像档案室。这是保存影片、照片、录音带等特殊载体的档案室。4.人事档案室。通常依附于人事管理部门或组织部门，也称职工或干部档案室。5.综合档案室。统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案。6.联合档案室。同一地区的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案。7.档案信息中心。
四、新型档案机构：①文件中心②档案寄存中心③档案事务所④现行文件资料中心（不算严格意义上的新型档案机构）。
1）文件中心：一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，是按地区、系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。
1.我国甘肃永靖县，1988年，第一个。
2.文件中心的特征：①主要是一种实体性管理机构，主要目标是为那些大量的休眠文件提供一个效率高、耗费低的安全庇护所。文件中心一般不从事与文件内容有关的研究活动，这是它和档案馆在职能上的一个根本区别。②文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度很高的档案管理机构，规模大、服务对象多、资金集中、专门性强、人员素质高。③文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，而无所有权，所有权仍属其形成机关④文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要负担起为档案馆积累档案的任务⑤文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训的职能。
3.文件中心类型：一、政府性文件中心：由政府拨款建立，为政府机关服务的非营利性文件管理机构。二、商业性文件中心。由有关
机构或个人创办、营利性档案管理机构，不属于国家档案管理系列。 2）档案寄存中心：由国家档案馆或其他独立法人设立的，为各类企业社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构
3）档案事务所：是提供档案事务服务的一种商业性的档案服务机构。主要开展档案业务的指导、咨询，以及各种档案的劳务性服务工作，均为有偿服务。
档案事务所的性质：是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。在用人制度上采取聘任制和临时工制相结合的办法。 4）现行文件资料中心：是公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界的咨询，了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构。
第十二章 档案工作的特点、规律与发展
1）档案工作的特点
档案工作是一项服务性、文化性、管理性、政治性与科学性的工作。 ①服务性：档案工作通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。服务性是档案工作赖以生存与发展的基本因素。档案工作与其他服务性工作主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。
②文化性。主要表现在：一、档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用。档案馆具有文化传承作用，档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。档案馆在继承和保存社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。二、档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用。档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要标志。三、档案馆具有社会文化教育的作用。档案馆所保存的档案是社会文化历程的结晶，既是反映和维护民族历史真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。四、档案馆具有发展科学文化的作用。档案馆有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸。
③管理性。档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性作为基本任务。管理性主要表现在三个层次：1.档案工作是一项管理档案的专门业务。2.档案工作是信息资源管理的重要内容3.档案工作是社会管理活动的组成部分。档案工作这一相对独立的管理系统处于不同规模和层次的更大管理系统之中
④政治性。1.档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。为建设有中国特色社会主义服务，把工作重点切实转移到以经济建设为中心的社会主义现代化建设上来，是我国档案工作的重要任务。2.档案工作的开放度大小也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的开放度大小集中表现在档案机构的开放性、档案信息内容的开放性和档案人员观念的开放性等众多方面。3.档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作者必须区分关键性的档案信息秘密、重要性的档案信息秘密和一般性的档案信息秘密的基础上，区别对待，以维护档案信息的秘密安全。
⑤科学性。表现在：1、档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作。2.档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容。3.档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。档案事业具有规模大、层次多、结构复杂、联系面广等特点。
2）档案工作的地位：档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。 3）档案工作的效益。
1.档案工作效益是一种投入与收益的比较关系。
2.档案工作的效益有其区别于其他工作的基本特点，这主要表现在：①社会性。档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性和公益性，这是档案工作效益最为突出的一个特点。
②隐蔽性。社会对档案部门的投入比较清楚，而档案部门对社会的贡献却比较模糊，这种投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾，形成了档案工作效益的隐蔽性特点。
③滞后性。档案工作的效益在时间上具有延迟性。
第十三章 档案工作的发展规律
1）档案工作的分化与整合规律。 档案工作的发展变化主要表现在：
1.文档管理一体化。一般都以归档环节作为文书工作与档案工作的界限。文档管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。
信息技术的运用将是文档管理一体化的诱发动因和支撑条件。从诱发动因角度看，信息技术的广泛运用生成了大量电子文件，使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。从支撑条件的角度看，信息技术的运用为我们在文件管理中强调业务流程的整合提供了有效的工具保证。
2.档案、图书、情报管理的一体化（世界性的趋势）。 2）档案工作的职能化发展规律。 具体表现如下：
1.运用电子计算机实现档案管理的自动化。
2.运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化。档案管理的对象主要有两类，即数字化的档案信息和纸质档案。
3.档案缩微化与档案保护技术水平的提高。档案缩微化能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，有利于档案原件的保护，提高档案信息的检索水平。但比之计算机存储，成本高，几乎没有前途。 3）档案工作发展与社会环境变化的互动性规律.
主要表现在：一方面，社会环境影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作对社会环境的变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。
影响档案工作生存与发展的社会环境因素：1.社会物质生产2.社会经济政治制度3.科学文化事业4.社会档案意识（社会经济、文化发展水平是影响社会档案意识的根本因素） 4）档案工作的社会化发展规律
1.档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富，其目的在于把全社会的档案集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。
2.档案信息服务的社会化，保证国家和公民的根本利益前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。
3.现行文件开放工作也是档案工作社会化发展规律的重要表现之一。
第十四章 档案工作的国际交流与合作
1）档案工作国际合作的基本形式：1.参加国际档案理事会（1950年设于法国巴黎）组织的活动。2.国家间建立双边的档案工作合作关系。3.开展国际的档案学术交流活动。
2）收集散失档案的档案学理论基础：1.来源原则（全宗完整原则）2.职能所有权原则，任何国家都有权收回对其行政职能运转来说所必需的档案的所有权3.主权追溯原则，新生国家独立之前产生的档案也应该为这个国家所有。4.历史连续性原则。在某国家的某一历史进程中产生的档案应该成为这个国家档案馆的馆藏。
3）三个公约：1954年《狼牙公约》，武装冲突时保护文化财产。1970年，《巴黎公约》，禁止并防止文化遗产非法进出口和所有权非法转让。1983年，《维也纳公约》，国家对国家财产、档案、债务继承的公约。
三个公约的主要特点：1.各国对国家档案的保护、归属和继承问题有着强烈的敏感性。2.档案的国际立法经历了保护、归属、继承的三个阶段，体现出长期性、复杂性、艰巨性。3.国际法的主体是国家而不是个人，执行效果取决于国家的意志4.国际上涉及档案立法时，往往会涉及档案和档案工作的新知识和新观点，这具有档案学理论和实践的研究价值。
第十五章 档案信息化建设
1）档案信息的数字化
原则：1.规范性原则，按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，尽可能采取通用标准。2.安全性原则，确保档案信息内容不泄密。3.效益性原则，选择最优的档案信息数字化方案。 采用扫描录入方式或经OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式储存档案内容，辅以全文检索数据库两种方式。
2）档案网站建设。主要功能：服务功能、宣传功能、交流功能。