助决策，保证办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获取更好的效果，全面实现数字化办公是企业办公自动化发展的必然趋势。
本文试结合中小企业自身的特色和需求，浅谈其办公自动化信息系统建设中特点、功能，提出可行的建设措施和方案。
一、研究概念界定
1.1 中小型企业
中小企业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。不同国家、不同经济发展的阶段、不同行业对中小企业界定的标准不尽相同，且随着经济的发展而动态变化。各国一般从质和量两个方面对中小企业进行定义，质的指标主要包括企业的组织形式、融资方式及所处行业地位等，量的指标则主要包括雇员人数、实收资本、资产总值等。量的指标较质的指标更为直观，数据选取容易，大多数国家都以量的标准进行划分，如美国国会2001年出台的《美国小企业法》对中小企业的界定标准为雇员人数不超过500人，英国、欧盟等在采取量的指标的同时，也以质的指标作为辅助。
我国不同行业的中小企业的认定标准如下：
工业中小型企业须符合以下条件：职工人数2000 人以下，或销售额30000 万元以下，或资产总额为40000 万元以下。其中，中型企业须同时满足职工人数300 人及以上，销售额3000 万元及以上，资产总额4000 万元及以上；其余为小型企业。
建筑业中小型企业须符合以下条件：职工人数3000 人以下，或销售额30000 万元以下，或资产总额40000 万元以下。其中，中型企业须同时满足职工人数600 人及以上，销售额3000 万元及以上，资产总额4000 万元及以上；其余为小型企业。
批发和零售业中小型企业须符合以下条件：职工人500 人以下，或销售额15000 万元以下。其中，中型企业须同时满足职工人数100 人及以上，销售额1000 万元及以上；其余为小型企业。
1.2 办公自动化
办公自动化是从20世纪50年代开始，美国的部分企业开始用机器来处理办公业务，当时美国人就把这种手段叫做办公自动化（office automation，一般根据英文首写字母简称为
OA）。办公自动化是当前国际上飞速发展的学科，它是一门综合了电子、通信、文秘、行政等多种技术的新型学科，涉及到文秘、行政管理、电子机械、物理等十多个学科，办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、人机工程学等。它从生产经营单位和行政部门的办公事务处理开始，进入到各类的信息控制管理，进而发展到领导决策。办公自动化通常是指采用InternetIntranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
中小企业办公自动化信息系统是一个以企业办公业务为核心的信息集成系统。它利用先进的计算机和网络技术实现企业办公自动化，通过对大量办公数据分析处理实现企业现代化管理，提高企业的竞争能力，以实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和决策科学化的总体目标。
二、 中小企业办公自动化的建设现状与存在问题
2.1 现状
目前中小企业的办公自动化受自身经济实力、人力资源、经营业务等因素影响，实现程度不同，主要分为高、中、低三类企业。
第一类中小企业信息技术化水平较高，基本具备了建设办公自动化系统的能力。这类企业.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
第二类中小企业信息技术化水平一般，虽然已经建立Intranet网络，但没有相关应用系统支持协同工作，只是使用常用的MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。员工利用Intranet网络实现信息收集、邮件交流等事务，仍然属个人办公。
第三类企业由于资金、技术和人才等的制约，还停留在使用没有联网的计算机，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。
2.2 存在问题
2.2.1落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应
在企业办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的机制产生影响，原已习惯了的“看得见、触得到”的办公方式，一下子改变原有的工作方式和习惯，确实会在一部分企业管理者和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，这就造成了企业办公自动化与手工操作的矛盾。此外，部分的管理人员和办公人员的计算机水平跟不上，网络管理混乱，基础数据不完整，在这种落后的管理模式下，即使有先进的计算机网络，也会造成办公自动化的效果不明显。
2.2.2 定位不准确，仍局限于传统观念
许多企业管理者对办公自动化的理解不深，仍局限于传统观念，认为办公自动化“远水解不了近渴”；“说起来重要，做起来次要”。认为仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这并不能大幅度提高企业的工作效率。
2.2.3 企业的软件应用与硬件平台不相适应
许多企业开发的办公软件功能过于单一。软件应用相对滞后于硬件平台，导致“有路无车”现象。软件应用过于庞大，软件功能与单位需求相差甚远，尽管硬件系统比较完善，仍导致“有路坏车”现象严重。
2.2.4 企业缺乏复合型人才，人员素质亟待提高
企业办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有所有工作都同步做好了，所有链条都接起来了，系统才能全面运转起来。必需要有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的复合型人才。这样才能有效地实施企业办公自动化，提高工作效率。目前仍有很多的办公人员还不适应办公自动化的要求，其素质与办公自动化技术的要求仍有差距。
2.2.5 基础设施尚不完善，系统安全难以保障
目前，应用办公自动化产品的多数企业的计算机和网络基础设施建设尚不完善，缺乏先进的设备支撑，系统安全难以保证。
2.2.6 规章制度不健全
企业办公自动化管理问题是所有办公自动化工作的重中之重，俗话说”没有规矩，不成方圆”。企业没有成文的“办公自动化管理条例”、“办公自动化安全方案”和“办公自动化档案”，人员培训没有方案。特别是在网络开通后，没有管理的网络后果是极其严重的。要注重培养具备计算机专业技能的管理人员来规范管理，建立责任、诚信制度。
三、中小企业办公自动化建设应具备的功能
中小企业办公自动化信息系统的用户主要是本公司的员工,但公司内的员工又分为一般员工、中层干部、公司领导和系统管理员。由于中小企业员工相对较少,一名员工经常要担任数种职位,甚至在日常办公和业务办公中的职位往往也不相同,同时中小企业员工的流动性特别大;因此,中小企业办公自动化信息系统应能够实现面向不同职位的用户,为不同职位的用户提供不同的功能模块和不同的操作界面。中小企业由于员工较少、规模较小，其办公自动化信息系统的功能也有其自身的特色，不仅包括企业日常办公的常用功能，,还包括日常办公中的许多小功能；同时还包括部分业务办公功能，主要表现在以下几个方面：
3.1行政管理功能
企业行政方面的各种功能，包括图表生成、日程安排、工作计划、会议管理、传真、复印管理、财务管理、考勤管理、用车管理、物资管理等。该功能是实现办公自动化的主要内容，包括综合行政管理系统、财务工资管理系统、仓库进销存管理系统、电脑监控综合信息系统、生产调度管理系统、档案管理信息系统、车辆管理系统等组成，依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。
3.1.1综合行政管理系统
应实现企业行政管理方面的各种功能。 3.1.2 财务工资管理系统
财务工资管理系统是一个企业不可缺少的部分，它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要，利用计算机实现企业财务工资的管理势在必行。根据现有财务制度，利用计算机进行财务管理工作，并服务于财务部门其他核算和财务处理工作。提高财务工资管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理的重要条件。
3.3.3 仓库进销存管理系统
随着企业规模的不断扩大，产品数量的急剧增加，所生产产品的种类也会不断地更新与发展，有关产品的各种信息量也会成倍增长。有效利用现行的条码信息技术等，实施产品的进销存管理。通过仓库管理系统登记各个产品的明细账，对原料、产成品、五金、办公用品、设备备件等进行分类管理，便于库管员定期对实物及明细账的数量进行核对，验证账本与仓库库存一致性。
3.3.4电脑监控综合信息系统
把门禁系统（IC卡开门）、考勤打卡系统、环境监控系统、报警控制系统和实时监控数据处理系统结合在一起，既能通过音频、视频以及红外线、雷达、震动等传感器实时监控对仓库的开门、取物、检修、防盗等操作，又能对防区内的警报信号立即处理或自动上报。构成一个安全、主动和综合的人事管理、仓库管理系统。
3.3.5 生产调度管理系统
企业生产调度管理工作多数仍是手工作业，安排专人进行车间作业的调度管理工作，效率低下，出错率高。计算机进行生产调度的作业计划，作业拆解，作业排序及分配，作业工序监控等管理，可以大大节约人力，物力，提高产品作业的效率，并能随时跟踪产品作业的实时状态。