3.3.6档案管理信息系统
包括人事档案管理、各种业务信息管理、企业图书资料管理、质量管理资料、客户信息资料管理等。
3.3.7车辆管理系统
车辆管理系统可以实现企业对车辆的实时管理，改变车辆的档案及日常运行调度靠手工记录或人工记忆管理的现状，使企业车辆管理更规范、更能及时掌握车辆信息，简化业务操作，降低车辆使用费用。主要包括车辆信息管理、行驶管理、消耗管理、提醒预警、查询管理等。
3.2人事管理功能
实现企业人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训招聘管理、个人日志、个人工作报表和员工考核等。
结合企业实际的人事制度和需求，完成人事、考勤管理的过程控制，包括员工调动管理、晋升管理、培训管理、人事档案的建立、信息的修改、员工信息查询、统计等人事管理工作以及员工考勤加班出差管理、员工工资查询、修改、工资表打印等人事管理的日常事务。
3.3 文档管理功能 3.3.1文字处理
包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复印等。 3.3.2 文件管理
包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现各种档案管理、业务信息管理和图书资料管理等。该功能由文档管理系统实现。
3. 4 生产管理功能
包括生产计划、生产调度安排、产品实时监控等。 3.5电子邮箱功能
收发企业内部电子邮件等，进行内部信息交流沟通。OA系统通过电子邮件和电子会议等方式实现信息交流。
3.6 公告板功能
企业内部的论坛和通知等信息发布。 3.7 图像处理功能
包括用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机和安防监控系统采集的图像进行图像识别、声光报警、GPS定位查询等功能。
3.8 系统维护功能
包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。
以上在功能模块的使用上相对较灵活，可以根据企业不同业务及企业内部员工的不同职位授权开启相应功能。通过各个功能模块配合运行，使中小企业的内部管理完全规范化和制度化。简洁明了的登录界面增强了系统的安全性；特别是综合行政管理系统中的各项子系统功能大大提高了工作效率；安防监控系统可以实现人员考勤管理、库房收发货、防盗、安全预警、在线监控等综合服务；而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能增进了员工之间的交流与合作，活跃了企业的文化氛围。
四、中小企业办公自动化建设的新特点
中小企业有许多与政府、大公司、大企业不同之处,特别是经济实力、企业规模和企业特色,因此要求其办公自动化信息系统也应有自身突出特色。
4.1设计的先进性
办公自动化信息系统开发出来时在技术上应具有一定的先进性,代表当时办公自动化信息系统的先进水平,这样才能使系统在建成后一段时间内不会因技术的落后而需要大规模地调整,并且能跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时系统对计算机硬件要求不能太高、运行速度太快。因为中小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬、软件,短时间内也不能对系统进行全面升级;另外,大多数中小企业目前还处于规模不断扩大的过程中。
4.2界面个性化、系统简单实用
一般中、小企业都有其企业特色、企业文化氛围,其系统界面应个性化,体现企业的文化氛围,充分反映企业的经营宗旨、经营理念。另外,企业员工的计算机应用水平往往参差不齐,大多数员工计算机应用水平还较低,如果系统在使用上过于复杂,将加大使用培训的难度和工作量,增加系统维护和整体应用的开销,而且减低业务人员使用热情,从而影响系统使用效果。
办公自动化信息系统应本着尽量降低业务人员的工作量、提高工作效率的原则为用户提供简捷、明了的操作界面,通常只需点击按钮即可由系统完成相应的工作,而不应在一些华而不实的功能上做文章。
4.3系统的安全性
系统应建立强大的安全机制以保证企业信息的安全。中小企业由于经济实力和经营规模的原因,往往不能保证每个员工都有一台计算机,经常是几个人共用一台计算机;而且多数员工往往身兼数职,各种职务的工作性质和工作内容又并不相同。为了保证企业信息的安全,应通过身份认证来实现对使用者的安全性控制;通过系统设置及用户权限设置实现用户对信息操作、功能操作的控制,超出其权限,业务的信息和越出权限的功能将无法看到,更谈不上越权执行操作。而且系统对所有信息的操作、信息的流向、被访问的时间等应有记录,可供系统管理员、公司领导查阅。
4.4系统通用性
为了适应中小企业经营规模的经常变化、人员的经常流动,方便未来的推广应用,在设计信息系统时,应将通用性作为系统实现的基本标准来考虑。因为中小企业本身就含有很大的变数,
其经营范围随着市场的变化会发生变化,而随着经营规模的变化和经营范围的变化,其企业员工也会经常性地发生流动。为了适应这种经常性的变化,系统的功能对企业本身的变化要有通用性。一方面系统应具有较强的可配置性,在人员、系统管理方面提供较完备的配置功能,使系统能够适应不同的应用环境;另一方面,系统提供各种模板,同时也提供灵活的模板配置功能,针对不同的业务人员提供不同的功能模板,而模板本身也应具有很强的可扩充性,容易地实现功能升级。
4.5提醒机制
中小企业办公自动化信息系统应具有强大的提醒功能。因为中小企业的业务人员在企业内往往从事几份性质不同的职务,其工作往往比较杂乱,如果没有强大的提醒功能,很难保证业务人员能够顺利完成其工作。提醒功能应包括员工本人对自己的提醒,也包括上级对员工的提醒。员工只要进入系统,会看到系统提示,如“XXX今天上午X点出席XX会议”;而且当系统时间到了X点时,可以用系统声音进行声音提醒。这样,使用户在多种形式的提醒下一目了然,统筹安排工作。
4.6综合办公
值班安排、会议管理、办公用品管理、图书资料管理、办公设备管理、公司车辆管理等等功能，让企业的日常管理变得紧紧有条，让企业的资源分配变得合理有效。
4.6.1人力资源模块
协助人力部门做好员工日常信息、员工档案管理，通过培训计划合理规划员工的成长过程，自定义的工资奖金项、详细的工资报表，打造符合企业标准的工资管理。
4.6.2客户关系模板
从对客户资源的发现到对客户的电话访问、客户拜访、给客户的方案书、报价书和合同等联络信息的管理，完整的实现了销售的每一个环节的管理，将客户不同阶段的信息汇总成报表，让企业员工真正获得对客户360度的观察。各种详细的客户报表、业绩报表 让老板真正实时掌握公司销售、让销售经理及时了解每一位销售人员的销售动作。
4.6.3信息沟通与处理
电子公告、公司新闻、公司调查、公司论坛，多方位多途径的增加公司与员工的信息共享与沟通。电子邮件、即时聊天（办公通）、知识管理、外出备案、我的文件柜等等功能，让员工与员工之间的沟通、信息资源共享变得轻松、简单、多样。协同办公不仅是个企业办公平台也是一个优秀的个人桌面工具，他的便签、文件柜、通讯录、邮箱、日程安排、计划管理、任务管理、工作日志、十几个常用工具等等功能给员工每天的工作带来方便。内部邮箱加上外部邮箱管理，整合员工的所有邮箱，让邮件管理不再混乱。
五、我国中小型企业办公自动化的对策
5.1企业决策层必须高度重视
作为中小型企业，在资金不宽裕的情况下，自筹资金进行办公自动化建设，需要决策层高瞻远瞩、运筹帷惺、有胆识、有魄力，遇到困难不动摇，对瞬息万变的信息及相关领域技术有一定的了解。为了更好地推动企业的信息化建设，有必要在管理层面设立信息化工作小组，有企业主要负责人领导担任组长，与普通员工一起参加培训、答题及测试，使系统开发、维护人员及广大职工增强应用办公自动化的信心，并变成自觉行动。
5.2选择成熟、易学的开发平台
目前办公自动化系统较成熟的模式是CS（ClientServer客户机服务器）模式又称CS结构，是软件系统体系结构的一种，CS模式适用于小范围模式，服务器要求不高，客户机也可以存放数据，但是客户的软件要求比较高，比较专业，客户机与服务器数据交互较多。CS模式简单地讲就是基于企业内部网络的应用系统。
与CS模式相比更先进的办公自动化系统则是Web模式。Web模式又称BS（BrowserServer，浏览器服务器）结构InternetIntranet方式的办公自动化系统是基于WEB的办公自动化系统，其运作模式不同于CS模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后实现。这种方式的系统具有下列的好处：
第一，对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。