新华制药股份有限公司内部控制失效分析
新华制药的内部控制评价报告中显示，新华制药为了防止因为职责分配不科学而产生错误或者舞弥行为，在山东新华制药的各个子公司、各个部门、各个业务环节进行了一系列较为详细的岗位职责分工：如将现金出纳和会计核算分离；将各项交易业务的授权审批与具体经办人员分离；如果企业中某些职能尚未或者无法分离，那么管理层应该对相关的活动进行详细有效的监管审核等。对货币资金收支和保管业务的严格的授权批准制度，保证了货币资金控制的不相容岗位相互分离，相关机构和人员相互制约，确保货币资金的安全。 2、授权审批控制
新华制药按交易金额的大小及交易性质不同，根据《公司章程》及各项管理制度规定，釆取不同的交易授权。对于经常发生的销售业务、采购业务、正常业务的费用报销、授权范围内融资等采用公司各单位、部门逐级授权审批制度；对非经常性业务交易，如对外投资、发行股票、资产重组、转让股权、担保、关联交晃等重大交易，按不同的交易额由公司总经理、董事长、董事会、股东大会审批。
但是，正如新华制药股份有限公司内部控制审计报告显示的那样，其在内部控制的实际运作中存在缺陷：对不同部门的授信权限没有进行明确规定，以导致不同的子公司和不同的部门都有对客户的授信权利，导致同一客户授信额度过大，对公司财务报告产生不利影响。另外，新华制药也没有对具有授信权力的部门的授信额度进行有效的控制，导致尽管内部控制制度对客户的授信额度有明确的规定，授信额度不大于客户的注册资金，但是在实际执行过程中，并未按照规定进行，甚至出现未授信发货的情况。 3、会计系统控制
公司建立了一系列资产保管制度、会计档案保管制度，并配备了必要的设备和专职人员，从而使资产和记录的安全和完整得到了保证。在取得及审核外部凭证方面，各部门、岗位根据职责划分建立了相互审核制度，使不合格凭证流入企业的情况得到了杜绝。企业内部凭证要预先编号，编制与审核需要经过签名或盖章。设专人保管有关重要单证及空白凭证，并设有专人保管登记簿。 4、财产保护控制
山东新华制药在财产保护控制环节严格按照内部控制的相关规范进行的，公司不但设置了一套完整的财产安全完整的保护措施，同时还建立了一系列的资产安全制度，并且还安排专门的人员去落实工作。公司限制未经授权人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险措施，以使各种财产安全完整。并制定了《货币资金及财务收支管理标准》、《存货管理标准》、《在建工程、固定资产及无形资产管理标准》《采购及销售管理标准》、《应收款项管理标准》、《成本费用管理标准》等，对货币资金、实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制，采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、
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账实核对等措施，定期对应收款项、对外投资、固定资产、在建工程、无形资产等项目中存在的问题和潜在损失进行调查，按照公司制定的相关规定合理地计提资产减值准备，并将估计损失，计提准备的依据。 5、调节和复核
调节和复核业绩属于侦査式控制，所谓调节是指员工将不同的数据连接在一起，识别并找出差异，并且在必要的时候釆取纠正措施，山东新华制药在此环节中仅仅是对成本进行了调节和复核，并没有在公司全面展开。 6、预算控制
新华制药已实行全面预算管理，规定了预算管理内容体系包括销售、生产、采购、人员及工资、期间费用、资本投资、财务预算等，对预算的编制提出初步的意见，并将预算表格下发。之后又逐步细化预算内容，对预算执行进度与现金预算进行差异分析，并将预算考核加入到年终的经济效益考评中，直接与公司绩效考评挂钩。
新华制药预算管理的基本流程如下：每年月财务资产部下发关于预算编制通知和预算表格，包括销售预算、生产预算、采购预算、人员及工资预算、期间费用预算、其他预算、资本投资预算、财务预算等。预算按归口管理的原则，编制和审核。 7、运营分析控制
公司建立了较完善的运营分析制度，董事会综合运用企业各方面的信息，通过对比分析、因素分析以及趋势分析等方法，定期召开董事会，对销售、业绩、财务状况、经营成果以及募集资金使用情况等方面进行分析，发现存在的问题，及时查明原因并加以改进。 8、绩效考评控制
新华制药注重绩效评价和激励约束机制，注重岗位业绩考核制度，针对不同岗位人员分别制定了各自适用的绩效考评机制，其“公开、平等、竞争、择优”的人事制度以及科学的激励和约束机制充分体现了绩效考评控制。对高级管理人员，在聘用期间，董事会定期对工作绩效和贯彻执行董事会决议等方面进行考核，通过对每位高级管理人员的职务分析，明确规定他们的工作性质，职责范围以及相应的奖惩制度，建立激励和约束机制。对于高级管理人员以外的员工，为合理配置人力资源，提高工作效率，为员工调薪、晋升、培训提供科学依据，特制定了员工绩效考核管理办法，作为职务、职称晋升；薪酬调整；岗位调整；教育培训；解除、续签劳动合同以及评选劳模、先进的主要依据。通过以上绩效评价及激励约束机制，极大的调动了公司员工的积极性和创造性。
2.2.4 信息与沟通
一、信息系统
新华制药将信息技术广泛应用于企业管理中。2000年9月，金蝶系统在新
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华制药正式运行成功。在初期的公司系统中，共设置了产品结构、库存管理、销售管理、采购管理、质量检验、人力资源、总账管理、应收款管理、应付款管理、存货核算、固定资产、工资管理、现金管理、报表系统、财务分析、合并报表、系统管理等个模块。目前，系统各项流程运行顺畅，数据处理迅速、准确，有效降低了企业的库存、采购、销售、生产的成本，为公司取得了良好的经济效益。通过生产管理系统、ERP系统、电子商务、OA系统的应用，使企业的生产运行、资金、物流、信息等全部实现了在网络上的高速运行，大大提高了企业的管理水平，使企业发展、质量保证、节能减排、安全生产、环境保护等各项工作取得了优异成绩，促进了公司的又好又快发展。但是目前，新华制药的内部控制制度中并没有关于信息与沟通的内部控制制度，也没有建立重大事件信息传递的内部控制制度，而且信息收集和传递体系和信息共享体系也不完善。 二、信息质量
新华制药根据《公司法》、《证券法》以及证券监管部门有关规章、规则、规定，制定了《信息披露管理办法》，明确公司信息披露原则、内容、要求以及工作程序，旨在按照有关证券监管法规要求，规范公司运作，避免出现重大遗漏、虚假或误导性信息。 三、沟通
新华制药在其年报中强调，公司按照真实、准确、完整、及时信息披露原则，通过编制业绩报告、公布公告、公司网页、接待投资者分析员、回答问询等方式和途径，加强与投资者沟通联系，提高公司透明度，做好信息披露和投资者关系工作。
2.2.5 内部监督
一、监督机构
新华制药设立监事会，以财务监督为中心，根据法律、行政法规及公司章程的有关规定，负责对董事会、董事及公司其他高级管理人员进行监督，防止其滥用职权，侵犯股东、公司及公司员工的利益。董事会下设独立审核委员会，负责监管本公司财务报告的公正性，除审阅本公司的财务数据和报表外，还负责与注册会计师联系、管理本公司的财务汇报制度、内部监控和风险管理程序等。审计委员会及监事会成员均具备一定的经验和专业能力。此外，公司实行内部审计制度，设立审计部，负责对公司及控股子公司的经济运行质量、经济效益、内控制度、各项费用的支出以及资产保护等进行监督，并提出改善经营管理的建议，提出纠正、处理违规的意见。
新华制药建立了较健全的内部控制监督制度，明确了内部审计机构或类似机构和其他内部机构在内部监督中的职责权限，规范了内部监督的程序、方法和要求。
二、监督活动
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新华制药制定了《内部审计管理规定》，对公司内部监督的范围、内容、程序等都做出了明确规定。审计部、法律纪律检查部负责公司作为公司内部控制曰常稽核监督的机构，专门负责监督和检查公司的经营活动以及内部控制执行情况，评价每次的检查对象和内容，并提出改进建议，以确保公司生产经营活动正常进行以及内部控制的贯彻实施。
2.3 公司层面内部控制缺陷 2.3.1 公司治理结构缺陷
新华制药股权结构表明：第一大股东新华集团的持股比例逐年增加，由2007年35.7%增加到2011年30.32%。第二大股东香港中央结算(代理人)有限公司所持有的股份为其代理的在香港中央结算(代理人)有限公司交易平台上交易的H股股东账户的股份总和，持股比例有逐年减少的趋势，由2007年32.55%减少到2011年32.34%。而第三大股东的青岛豪威投资发展有限公司持股比例仅仅不到4%。与此同时，从新华制药披露的股东大会决议中可以发现参加股东大会的股东仅为境内持股股东，H股股东从未参与过股东大会。
由此可见新华制药内部控制治理结构存在缺陷：股权结构高度集中，存在“一股独大、国有控股”现象，一股独大的股权结构会为该公司带来弊端，在股东大会中无论是什么议案只要第一大股东认为对自己有利，都可以通过。第一大股东随意侵占小股东利益、完全控制公司经营的现象有可能会发生。
2.3.2 内部控制体系不健全
新华制药缺乏完整的内部控制体系。新华制药的风险管理环节存在很多缺失，这种缺失导致了新华制药不能很好的应对企业的有可能面临的风险。另外，在内部控制活动环节中也存在诸多缺失，这些缺失直接导致了新华制药内部控制评价报告被信永和事务所出具否定意见。
2.3.3 内部控制体系没有与公司治理结构有机结合
新华制药内部控制体系没有与公司治理结构有机结合的最主要表现是内部审计部门独立性不强。从新华制药股份有限公司组织结构图很明显的看出，其审计部是下设在总经理和副总经理的，这种结构使得审计部在地位上无法实现独立性，失去了应有的监控作用，尤其是新华制药的高级管理层的监控作用。另外，审计部门员工的自身利益都被上级部门所控制，这导致审计部根本不可能真正独立，也不能发挥其监督作用。新华制药只有将内部控制体系与公司治理结构有机的结合，内部控制体系才能发挥其应有的作用，而不是摆设。
2.3.4 管理层对内部控制点重要性认识不足
企业管理层把握着整个企业的发展方向和路线，所以企业的管理层对内部控制体系的重要性认识充分与否对企业建立健全内部控制十分关键。而大多数企业的管理层往往并没有认识到企业内部控制的重要意义，没有正确理解内部控制系统的功能，导致企业缺乏完善的内部控制制度。
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新华制药公司管理层同样存在对内部控制重要性认识不足的问题，具体表现为:新华制药公司企业文化中缺乏内部控制文化，使得内部控制的环境基础较差;审计部门缺乏独立性，难以对企业经济活动进行公正、客观的评估，难以发现存在的问题，无法发挥内部控制的基本功能，最终导致新华制药公司内部控制执行力和监管力衰微。
还存在这样的问题，管理层实际上认识到内部控制的意义，但是为了维持现有体系的平衡而不作为。新华制药公司也有同样的问题，尽管内部控制在授信环节有严重缺陷，但是这种平衡己经持续很久，因而管理层都避免去打破这种局面。当客户资金链断裂之后，新华制药公司应收款项难以回收，公司因此蒙受巨大经济损失之后，公司管理层才对内部控制中的缺陷进行正确对待。
2.3.5 预算控制管理不健全
新华制药虽然建立了全面预算管理，但其应起的作用并没有得到充分的发挥，在执行的过程中暴露出不少的缺陷。 1、预算制度不健全
公司没有一个完整的预算管理制度，只是在每年编制预算时，以公司的名义下发一个预算编制工作通知，以此作为编制预算的依据，这样使得预算系统工程没有一个具有权威性的科学规章制度来加以规范，预算管理人员没有一个遵循的章程，从而影响预算管理机制的有效运行。 2、预算管理组织机构不健全
没有成立预算管理委员会，公司的总经理和总会计师掌握着对全面预算管理的控制与监督，这使得董事会几乎无法实现在全面预算管理中的权限。没有设立专门的预算管理机构，没有形成一个完整的网络体系，预算管理工作由财务部门执行，没有组织保障，致使预算管理中所出现的一些矛盾和冲突，没有具体机构来办理，而造成预算管理出现断层和漏洞。 3、预算的编制不规范
这体现在预测方法不科学、预算编制技术和程序不合理。
预测方法不科学直接导致预测数据失真，影响公司总体目标的实现。例如公司的销售预算不是建立在充分的市场调研基础之上，而是更多的依赖于历史的销售数据，有时提出的指标未能充分的考虑市场，最终导致指标无法完成，严重影响公司总体目标的完成。当前一些行之有效的先进预算编制方法(如弹性预算、零基预算等)在新华制药没有得到有效的应用。
在预算编制程序方面，公司还是采取从下到上、从上到下的方式，这之间存在严重的脱节，沟通不足，以检修费用的编制为例，公司下达预算编制的通知，然后各单位根据自身实际情况，层层发动从班组开始逐级编制上报，形成本单位的预算明细草案，上报到专业部门审批，最后审批的金额随着公司总体生产经营计划下发到各单位。从中存在的主要问题有:下级往往在上报预算时留有余地。
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