分发就是文书人员依照一定的分工原则，区别不同情况，把经过登记的收文发往领导人阅批，或者转往有关部门办理。
三主优先原则：本机关的主要领导人优先，主管领导人优先，业务主管部门优先。
7、 什么叫拟办、批办、承办、注办？
拟办是文书部门或承办部门负责人对除了阅知之外尚需具体处理的文件，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程，它是阅办阶段中的一个重要环节。 批办是文书部门负责人或机关主管、主要领导人对收到的文件如何处理、办理，提出批示意见的行为过程。
承办是文书人员或有关部门的工作人员，根据领导人的批办（示）意见，按照来文的内容和要求，对文件予以具体办理、处理的行为过程。
注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程。
8、 发文处理总程序有那两个阶段组成？各个阶段又包括哪几个环节？ 发文处理总程序有两个阶段组成：制文、制发。
制文阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、核稿、呈批、签发、注发7个环节。 制发阶段包括编号、登记、打字、校对、膳印、用印、封发、传阅8个环节。
9、 会签应该遵循哪些原则？校对有几种方法？文件质量的高低，在很大程度上决定于制文
阶段的哪几个环节？
会签应遵循：相互尊重的原则；平等协商的原则；协同一致的原则。 校对方法有：折校法、唱校法。
文件质量的高低，在很大程度上决定于制文阶段拟稿、核稿、呈批、注发几个环节。
10、什么叫呈批、签发、注发?
呈批是把经过核稿人员审核的欲发文稿，报送给本机关主管领导或主要领导作最后审阅并签发。
签发是机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，认为可发，予以签署意见的行为过程，是领导人行使职权的表现。
注发是批注经过领导人同意发出的文件如何印发的行为。
11、文书管理的任务、作用、原则各是什么？
文书管理的任务是（1）控制文件的数量（2）对文件的拟写和制作进行管理（3）对文件传递运转过程进行管理（4）建立健全各项管理制度（5）安全保管文件。 作用：（1）防止文书的丢失和泄密（2）提高文件的阅读和使用率（3）为归档工作奠定基础。
原则：（1）分类管理的原则（2）安全保密的原则（3）便于阅读和利用（4）管而不死，活而不乱。
12、文书立卷、案卷（卷宗）的概念是什么？ 文书立卷又称文书组卷，它是文书部门将办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系、内部规律性和有关规定，组成案卷的行为过程。
案卷（卷宗）是机关和企事业单位分类保存以备查考的文件装订成一组组的集合体。
13、文书立卷有何意义？有哪些原则？
意义：（1）维护文件的完整与安全，有利于文件的保存和管理。 （2）保持文件的历史联系性，有利于事后查考和利用。 （3）集中大量有价值的文件，有利于档案工作的开展。 原则：（1）以反映本机关工作的文件为主立卷 （2）根据文件自身的特征立卷 （3）保证文件材料的齐全完整立卷 （4）保持文件之间的历史联系立卷 （5）照顾文件的保存价值立卷
（6）便于文件的保管、检索和利用立卷
14、“根据文件自身的特征立卷“原则中的”自身特征“具体指的是哪几个特征？
文件的自身特征指：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地区特征、通讯者特征。
15、“照顾文件的保存价值立卷“，文件保管期限可以分为几类？各类的保管期限约为几年？ 文件保管期限可分为：永久、长期、短期三类。 16、“便于文件的保管检索和利用”，厚薄适中的案卷一般为几页？ 厚薄适中的案卷一般为二、三百页。
17、平时归卷应把好哪“六个关口”? 年终立卷的“年终”指的是什么时间？
“六个关口”指：把好发文关；把好收文关；把好重要会议关；把好外出开会带回来的文件关；把好机关内部文件材料的保管关；把好报刊登载的文件材料关。
年终立卷的“年终”指的时间：不是指一年之末，而是指下一年指初，即下一年的二三月份。
18、文书工作“四化”之间的关系是一种什么样的关系？
规范化是制度化、科学化和自动化的基础；制度化是规范化、科学化和自动化的保证；科学化是规范化、制度化和自动化的核心，自动化是规范化、制度化和科学化的方向。
19、实现文书工作“四化”有何意义？
（1）有利于提高文书工作的效率（2）有利于促进各项事业的发展（3）有利于文书学科的自身建设（4）有利于造就一支现代化的文书工作队伍。
20、清退、销毁的概念及其范围？
清退是文书部门根据有关制度和规定，对运转处理完的文件进行清理追退。
清退范围（1）印有密级的文件及资料（2）送给领导人传阅的文件（3）其他应该清还的文件。
销毁是指对运转处理完毕，而又无保存价值的文书进行焚毁 。 范围包括（1）不需立卷的各类文书：（2）平时清退除的重份文书；（3）无保存价值的其他文献资料；（4）上级机关授权销毁的材料；（5）翻印复印的上级文件。