四、系统主要功能要求：
注意：以下功能模块为学校目前参考流程，欢迎提出更好的解决方案，并在标书中注明。
该系统要紧密结合高校业务，全面贯通高校内部经脉，通过对学校各部门办公要素的整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。使高校内部各级单位间建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息发布及控制功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供全面信息的传递、处理渠道。
系统主要功能模块，如图所示：
办公自动化系统日常办公部门事务管理个人办公系统管理公用信息收文管理发文管理校内呈文会议管理值班安排档案管理日程安排通讯录电子邮件在线交流系统问题征集消息提醒流程定义流程监控用户管理信息动态公告栏信访管理交办协办辅助办公固定资产管理工作授权待办事宜个人设置文档模板管理桌面模板管理日志管理信访信息规章制度 图1 系统功能模块图
各个子功能模块完成的功能简述如下：
收文管理：采用工作流技术管理整个收文过程，主要对接收文件的登记、拟办、签批、分阅、办结、归档、统计查询等流程进行管理。收文流程可以预先定义好，如图2所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看
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文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；另外系统对于文件的查询权限有严格的控制。
校办相关人员将文件信息登记到办公系统校办主任批阅拟办通过校领导阅示通过相关职能部门阅办校办归档
图2 目前收文流程参考
发文管理：采用工作流技术管理整个发文过程，主要对发送文件的拟稿、审批、会签、核稿、签发、编号、印发、办结、归档、统计查询等流程进行管理。发文流程可以预先定义好，如图3所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；系统对于文件的查询权限有严格的控制；发文正文与WORD相结合，保留修改痕迹，在流转过程中按流程配置保留WORD修改的不同版本；除发文正文外，可添加多个附件，方便电子文件传阅；成文时可套用文档模板库中的模板；可以直接在文件上进行批注，并且加盖个人电子印章，全文批注与电子印章均有防伪功能，杜绝非法拷贝和篡改。
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发文部门拟稿不通过不通过部门负责人审核通过协办部门会稿不通过通过校办主任审核、会签通过校领导签发通过校办登记发文字号不通过发文部门校对发文
图3 目前发文流程参考
校内呈文：这个模块是特别为校办公室编辑《信息交流》、上报信息给市科教党委等部门和编写年鉴等工作收集学校各个部门的信息而设计的。同样也采用工作流技术管理整个过程。信息上报流程可以预先定义好，如图4所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成。
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校办通知各部门需要的相关信息各个部门信息员拟稿，发送给校办校办有关人员对接收到的稿件编辑、整理不通过分管主任审核通过存档
图4 目前信息上报流程参考
会议管理：这个功能模块将又细分为以下几个子功能模块，如图5：
会议管理会议场地申请会议通知会议论坛会议日程安排会议记录及归档会议档案查询
图5 目前会议管理功能模块图参考
会议场地申请：可对会议场地信息进行维护，如添加、修改、删除；可查询会场信息并申请会场，申请流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。流程如图6所示：
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部门相关人员填写会议场地申请单不同意校办主任审核同意分配会议室通知申请部门使用会场
图6 目前会议场地申请流程参考
会议通知：该子模块可以对系统管理模块中的用户管理模块定义的所有OA用户进行按部门、或按干部层次的分组，还可以自定义分组；同时具有OA系统内部的消息发送功能，只要向各个分组发送消息，各个分组所有成员都能收到，并且只要分组成员登录OA，就能看到关于会议通知的消息提醒，同时系统自动给出反馈消息，以使会议通知人员确定是否通知到个人；还要求在此模块中可以直接发送手机短信给由于未登录OA系统而不能收到OA内部短消息的参会人员。
会议论坛：可提供一个针对会议议题的内部在线论坛。在开会前，将议题放在论坛上，并能通过会议通知来提醒议题讨论相关人员在此论坛内发表会前言论，互相阅读各自言论以便参考和总结。这个功能模块主要是为了能使参会人员在召开会议前就能在这个平台上就议题讨论得比较成熟，在真正举行会议时能快速的得出结论并定夺，以减少会议次数和时间，减轻参会人员的负担，提高会议效率。
会议日程安排：可定义和预览一周的会议安排，包括会议时间，地点，主题等。可以往前查看过去每一周的会议安排，用户在有权限的前提下，点击进入每个会议，可以看到详细的会议记录，参会人员签到等情况。
会议记录及归档：可以对即将举行的会议进行现场电子的会议记录，以及提供方便的参会人员签到机制；可以对每次会议记录及相关文件资料进行归档。
会议档案查询：在有权限的前提下能够查看每次会议记录及相关文件的档案资料，并且提供搜索功能以便查询。
信访管理：主要用于完成对教职工、学生的来信来访、投诉等内容进行登记、检查、办理和跟踪等功能。整个流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。流程如图7所示：
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