目 录
摘要 .................................................................................................................................................. 1 Abstract ............................................................................................................................................. 1 引言 .................................................................................................................................................. 2 1. 礼貌原则..................................................................................................................................... 2 2. 商务信函的礼貌表现 ................................................................................................................. 3
2.1 拒绝类商务信函 ................................................................................................................ 3
2.1.1 使用让步从句 ......................................................................................................... 3 2.1.2 使用被动语态 ......................................................................................................... 4 2.1.3 使用委婉语 ............................................................................................................. 4 2.2 非拒绝类商务信函 ............................................................................................................ 5
2.2.1 正确使用词和句 ..................................................................................................... 5
2.2.1.1 使用情态动词could、should、would、might等 ............................... 5 2.2.1.2 恰当使用you-attitude .......................................................................... 5 2.2.1.3 使用please、thank you、we have pleased等 ................................. 6 2.2.2 使用条件句 ............................................................................................................. 6 2.2.3 展示人情味 ............................................................................................................. 7 2.2.4 适当赞扬别人 ......................................................................................................... 7 2.2.5 诚恳道歉 ................................................................................................................. 7
结论 .................................................................................................................................................. 8 参考文献 .......................................................................................................................................... 9
摘要自世界村这个概念出现以来，英文商务信函在商业事务中占据了相当重要和不可或缺
的地位。商务信函作为商务组织沟通联系客户的重要手段，其信函中的语言表达会大大作用于沟通双方对彼此的印象。作为一种重要的书面沟通形式，商务信函中语言运用是否恰当，对沟通的成功与否起到了关键作用。沟通双方在与对方合作的同时，都力图赢得最大利益，因此，在信函沟通中使用有效的语言策略是必要的。其中，礼貌原则策略在商务信函写作中应用极为广泛，也是一种行之有效的方法。礼貌语言策略能增加沟通双方的信任度，提高书信沟通的自觉性，增加信函沟通的成功机会。本文试从礼貌原则理论出发，着重分析如何在拒绝类信函和非拒绝类商务信函中更好的运用礼貌原则中的策略。 关键词：礼貌原则 商务信函 拒绝类商务信函 非拒绝类商务信函。
Abstract：Business correspondence has been an important and indispensable tool for us to
exchange information in the business affairs since global village has been existed. Business correspondence is the principal means used by a business organization to keep in touch with its customers. It is essentially a kind of writing communication activity. Whether it will succeed or not depends largely on the use of langrage. The parties involved will endeavor to win the most benefits while maintaining cooperation with each other. Therefore, it is necessary to adopt appropriate language strategies for the parties involved. Politeness strategy is the most commonly used one that contributes to the successful business correspondence writing. Politeness strategy can enhance the mutual trust and understanding in the communication. This paper attempts to adopt the Politeness Principle to analyze how to use politeness strategies in a better way in rejection and non-rejection business correspondence.
Key words：Politeness principle business correspondence rejection business correspondence non-rejection business correspondence.
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引言
随着经济全球化的进一步深入,国际贸易取得了长足的发展,商务信函作为企业间业务往来使用最为频繁的沟通工具,信函是否礼貌得体,对商务活动的成功与否起着举足轻重的作用，所以掌握英语语言的礼貌原则十分必要。礼貌原则是商务信函的基本要求，用礼貌的言语来传达，不仅能达到良好的交际效果，而且可以博得对方的好感，树立公司的良好形象，进而促成一笔好生意。由此可见，礼貌原则指导下的商务信函写作可以产生不同凡响
的作用。
1. 礼貌原则
礼貌是人们在相互交往中，通过语言、表情、行动、态度表示相互尊重和友好的言行规范。礼貌是人类文明的标志，是人类社会活动的一条重要准绳，同时也是人与人之间交往的润滑剂。1983年英国语言学家Geoffrey Leech提出了商务交际的礼貌原( Politeness Principle) ,并将其分为六大准则:
1. 策略准则( Tact Maxim)
Minimize cost to other ———使他人受损最小 Maximize benefit to other ———使他人受益最大 2. 慷慨准则( Generosity Maxim)
Minimize benefit to self ———使自己受益最小 Maximize cost to self ———使自己受损最大 3. 赞扬准则(Approbation Maxim)
Minimize dispraise of other ———尽量少贬损他人 Maximize praise of other ———尽量多赞誉他人 4. 谦虚准则(Modesty Maxim)
Minimize praise of self ———尽量少赞誉自己
Maximize dispraise of self ———尽力夸大对自身的贬损 5. 一致准则(Agreement Maxim)
Minimize disagreement between self and other ———尽量减少与他人的分歧
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Maximize agreement between self and other ———尽量增加与他人的一致 6. 同情准则( Sympathy Maxim)
Minimize antipathy between self and other ———尽量减少对他人的反感 Maximize sympathy between self and other ———尽量增加对他人的同情 Leech 的礼貌原则以“自己”和“他人”为中心,把重心偏向“他人”,尽量为“他人”的利益、感情和需要着想,而把自己的利益放在次要地位。这样做的好处是获得他人的尊重和好感,增进双方的情感和友谊,从而实现交际目的。这六条准则本是语言学原则，但对商务信函写作同样具有很强的指导作用。礼貌的商务信函重视对方的观点，尊重对方的权利、愿望和需要，迎合对方的心理，能产生令人愉快的感觉，从而促成和扩大对外贸易。因此，我们要注意在商务信函写作中礼貌原则的运用。
2. 商务信函的礼貌表现
商务活动中每一次信函的往来都是一次交流，关系到交易双方的切身利益，所以要注重感情的联络，力求达到亲切有礼，礼貌得体。要做到生意不成仁义在，并形成长期的合作关系。商务信函一般有两种类型，一种是拒绝类商务信函，另外一种是非拒绝类商务信函。本文着重分析了如何在拒绝类信函和费拒绝类商务信函中更好的运用礼貌原则中的策略，使其表达地更加得体，礼貌，给阅信热留下良好的第一印象，从而接受自己的观点或条件。
2.1 拒绝类商务信函
拒绝类信函是一种特殊的商务信函，在此类信函中，写信人要在维护双方信誉的基础上委婉地拒绝收信人的要求，通常这类信函要传递的都是令人不快的信息，任何不当的拒绝行为实施都有可能造成(潜在)客户流失,给公司带来经济损失。这类英文商务信件的特点决定了写信人在信件写作过程中必须注重拒绝信息的礼貌传递。那么如何做到即使你这次拒绝对方的要求，他们仍然能够欣然接受，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会？这就需要我们在使用语句时运用一定的技巧和策略。
2.1.1使用让步从句
用让步从句表示拒绝和分歧。例如：
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While we appreciate your cooperation in giving us the information about Indian supply in your market，we are regretful that we are unable t reduce our price to the level you indicated.
收信人通过以上的信息可以得出:不能按要求的价格供货,写信人对买方发出的要求予以否定的答复,不论理由多么充分,总是令人不快的.例1为避免这一尴尬,选择以while引导的让步状语从句,在感谢对方提供消息的前提下,否定对方提出的价格,让收信人自己意识到信中所产生的分歧，从而心平气和的接受被拒绝的理由。
2.1.2使用被动语态
在商务信函中，同一件事情，如用主动句表达常有谴责对方的感觉，而使用被动语态可以避免提及动作的执行者，从而缓和信函中不友好的氛围。例如：
After opening this case we found it contained completely different articles. We can only presume that the contents of this case were for another order.
上述例子是对发错货物的抱怨，写信人在写这封抱怨信函时，充分顾及了对方的感受，如在假设（presume）的前提下并使用了被动语态指出对方的错误，避免了提及动作的执行者，不仅措辞委婉，而且考虑到对方的处境，顾及了对方的脸面，不至于使其过于难堪，礼貌地、委婉地指出问题所在，并把不满意情绪表达的更间接些，且能更快引起对方对所造成错误的积极反应，更有利于双方的交流。
2.1.3使用委婉语
委婉语是一种普遍存在的语言现象，委婉语的使用避免了交际中的尴尬和唐突现象，也缓和了可能引起不快、不满或有损感情关系的语言。例如：
Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. I regret to say that, at this stage, such an arrangement would be rather premature. We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works.
上述信函是写信人不同意或不满足对方的请求，通过委婉语（regret、would be rather premature）在信函中较诚恳地陈述了不能解决客户的要求，是因为时机不成熟，结尾提供了一项可选择的措施，不仅不使收信人丢面子而感到难堪，同时为进一步发展贸易奠定了基础。
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