2.2 非拒绝类商务信函
在这全球的经济的商务交往中，书写非拒绝类商务信函的时候同样要注重礼貌原则，因为只有这样才能够体现你个人的修养素质，职业道德，诚实守信。通过你的书写语言更能够吸引客户的眼球，才能在原来的基础上，建立更加良好的/长久的合作伙伴关系，由此可见，正确的使用词和句对一封礼貌的商务信函来说是多么的重要。
2.2.1正确使用词和句
在商务信函中，积极意义词语如thank you，appreciate，grateful，glad，pleased，oblige等含有积极情感意义词语的使用能使对方身心愉悦，促进双方的合作。特别在有关催款、投诉、索赔等信函中，即使错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体。
2.2.1.1使用情态动词could、should、would、might等
在商务英语should，would，could，might等情态动词的使用常常可以使句子表达得更加礼貌、委婉。如：
1). we desire to expand the business we do with you，and would be most grateful if could provide us with a list of reliable business firms in your area which might be interested in our products.
2). we’d appreciate it if you let us know what discount you can offer us. 3). would you accept delivery spread over a period of time?
1、2两句虽然使用条件句,但加上情态动词would后,语气就没那么强硬。收信人不仅不会感到指使而不被尊重，而且会考虑对方的要求。第3句是请求对方做事，句子中使用了情态动词，语气上更加客气礼貌，收信人感到受尊重，因而更容易接受信中所提出的要求，也更利于贸易的进一步发展。
2.2.1.2恰当使用you-attitude
“You-attitude”的表达方式（即“你式写法”），一般情况下，使用you，your开头的句子，强调以对方为重，设身处地地为其考虑。例如：
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We shall appreciate it very much if you give a prompt attention to our proposal mentioned above and give us an early reply at your convenience.
“We shall appreciate ? if you”（如蒙?将十分感谢）可以说是典型的：“You-attitude”的书写方式。这封信的本意是想让对方及早答复，如果直接表达，不仅语气生硬，而且违反了以“客户为中心”的宗旨。例子的成功之处在于写信人把这封信函处理地很巧妙、很有礼貌。如先用“appreciate”来表示感激，再用“at your convenience”来突出以收信人为重，使得对方不好意思不尽快回复。
“You-attitude”的表达方式在不同类别的商务信函中要具体使用，例如：
Your consignments have caused numerous complaints，and several customers have returned a quantity of them to us.
在本句中使用“You-attitude”，不仅没有突出“以客户的利益为重”，而且把坏消息直接陈述出来，责备对方，丝毫没有留有余地，伤及对方的面子。所以，“You-attitude”的表达方要恰当的使用，以达到有效的、礼貌的传递信息。
2.2.1.3使用please、thank you、we have pleased等
当已收到来信，通常的复信表达如下：we have received from your letter of? We learn from your letter of? We note from your letter that?如果在上述表达中适当穿插例如please，thank you，we have pleased 这样的词语，则信息传递效果会截然不同。如：
We have the pleasure of receiving your letter?We are in receipt of your letter of?，for which we thank you. Thank you for your letter?商业书信的开头句子非常重要，如果开头句子带着积极感谢的语气，表达的效果会更好，也更亲切有力，谦和得体。
2.2.2使用条件句
商务信函中直接陈述自己的观点，给人的感觉过于强势，而如果在假设的条件下表达，就委婉多了。如：
1). Should your price be found competitive and delivery date is acceptable, we intend to place a substantial order.
2). If the quality of the goods comes up to our expectation and delivery date be acceptable, we can probably let you have regular orders.
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以上例句在使用条件句的前提下,避免损害收信人的面子,语气显得客气多了.另外,条件句的使用,使写信人的建议更有试探性,商量性,同时也给收信人一种暗示,只要价格具有竞争性,交货期可行、质量好，今后会有固定的订单，从而进一步发展贸易。这种合理又委婉的建议，收信人当然会欣然接受的。
2.2.3展示人情味
每一封信函的往来都是一次交流，人都是感性的，所以当消极的事情发生时，不要一味的抱怨，要适当的展示出人情味，给予安慰，使信函读起来更加体贴得体。例如：
1). As you will see from the enclosed copy of his report, he maintains that the damage was due to insecure packing and not to unduly rough handling of the case.
当收信人看到上述语言，肯定会因为对方如此直白的抱怨而感到不快，特别是“As you will see ”和负面否定词，明显带有指责的语气，使对方处于难堪的境地，只会取得适得其反的结果。如果写信人能心平气和、用礼貌的言语表达对对方的体谅，相信更快达到目的的。
2). We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident.
俗话说：“患难见真情”，当遇到不幸的事，没有什么比来自朋友的安慰更让人安慰，例2中，写信人对对方不幸的事件表示遗憾和谅解，体现出写信人具有人情味的一面。
2.2.4适当赞扬别人
在商务信函中，适当的称赞对方的商誉、产品、技术等能给收信人带来满足和愉快。如： 1). Your goods are superior in quality compared with those of other manufacturers. 2). We are given to understand that you are potential buyers of Chinese printed Shirting, which comes within the frame of our business activities.
例1例2均对对方进行适当的赞美,不仅让收信人看上了上述的赞美觉得受尊重,而且有助于 关系的融洽处理,更能引起读者的兴趣，进一步促进彼此的合作。经常称赞别人是有必要的，但要适度，否则就有奉承的嫌疑，给人留下虚伪的感觉。
2.2.5诚恳道歉
国际间的商品买卖，业务环节多，涉及面广，在商品生产、运输等环节都有可能出错，从而给合同的履行带来影响。当发生这类情况时，应当耐心礼貌地回复，并诚恳的道歉。例
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如：
1). We sincerely apologize for the trouble caused to you and would like to assure you that all possible steps will be taken by us to avoid any recurrence of similar mistakes in our future business.
2). We greatly regret the annoyance caused you by the delayed delivery of your order, we should put forward some excuse, but we refrain from doing so because our mistake is no way pardonable.
例1先对的失误进行诚恳的道歉，同时向对方承诺日后将努力防止同类事件的错误，自如、巧妙地解决问题，避免了引起对方的进一步不满。例2写信人也先对造成的不便进行道歉，再委婉的说明我们可以找到理由，但不愿做，因为错误总是不可原谅的，有错误就要承认，给收信人留下尽可能好的印象，并愉快的解决了问题，且不失信誉。
结论
礼貌原则作为商务写作的重要原则一定程度上印证了Leech的语用礼貌原则，由此可见，礼貌在商务信函中的作用是不容忽视的。在拒绝类商务信函中，Leech的礼貌原则得到了充分的体现。所以在写拒绝类商务信函这类特殊的信函时，尽可能做到措辞婉转，并留有余地以达到继续合作，如使用被动语态来避免提及动作的执行者，用委婉语来缓和可能引起不快、不满或有损感情关系的语言。咱写非拒绝类商务信函时，如适当使用“You-attitude”来突出以对方为重和称赞对方的商誉、产品、技术来满足收信人。总之，不管是写拒绝类商务信函还是非拒绝类商务信函，要多从对方出发，设身处地地考虑收信人的情况，时时刻刻注意商务信函中礼貌用语的使用，以此更好地传递信息，进而为下一步的商务活动奠定基础。
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