第2章 OFFICE特点概述
2.1 财务管理中遇到的问题
在日常的财务管理应用中，我们时常会碰到一些这样让人烦脑的问题，文本版式不够漂亮不够吸引人，数据杂乱、不易变通，频繁操作类似的数据，不能提高工作效率，不能有效的显示数据的核心，不能在两份不同格式的文档中互换数据，财务软件中的数据不能合理地转换为我们想要的数据等等，OFFICE有哪些功能可能解决这些问题。
2.2 OFFICE技术解决问题的方法
2.2.1 简述WORD技术在财务管理中的应用
WORD提供一健保存、打印、发送邮件等工具给我们带来的帮助，提高了工作效率，自动保存功能防止了停电给我带来的损失，它众多的排版格式使文本变得美观。图表功能使数据显示更加直观。文件版本工具让我们知道文件修改前的原始面目。WORD将很多文字排版软件的优点集于一身，并且还衍生出其它软件没有的优点。在很大程度上提高了我们编写财务报告的效率，并且保证了美观性，相比其它文本处理软件，这些功能是远远达不到的。 2.2.2 简述ELCEL技术在财务管理中的应用
EXCEL同样提供一健保存、打印、发送邮件等工具。我们在日常管理活动中，经常会发生一些费用支出，为了更好地反映、控制这些日常支出，就必须通过适当方式将这些费用统计出来。由于EXCEL提供了强大的计算、统计、分析功能，所以在一个企业的日常费用管理中，可以借助EXCEL来提高工作效率。大家都知道小型企业在会计核算的时候是通过财务软件来完成费用的分类统计，但是这个往往不能满足我们的需求，在查询单据以及分类汇总的时候往往会很麻烦。在日常费用统计中，如果需要从中找出一些带有总结性的内容，如部门收入或支出的合计数，利用财务软件肯定是做不到的，手工操作也是比较麻烦的，这个时候，可以利用EXCEL提供的“数据透视表”来完成此项工作。EXCEL函数功能的强大之处，并不局限于它能帮助我们更有效率地计算、数据分析，它还可以提取数据。在一般纳税人的账务处理过程中，有时会碰到需要分类核算企业的销售数据，而销售数据是通过销售发票信息分类汇总得来的。如果开具的发票是几张或十几张，这种情况手工核算是比较简单的，如果开具的发票是几十张，
甚到几百张的时候，并且销售的商品种类繁多，这个时候如果要一张一张地将数据整理出来，是十分的麻烦，并且浪费时间。我们可以在防伪开票系统将开票信息导出，导出来的结果是文本格式，而通过EXCEL的函数就可以将文本转化为数据表，最后通过数据透视表即可得到企业的销售数据。为了使销售数据表更美观更直观，我们还可以设置销售数据表的格式，从而达到理想效果。我们财务软件中显示的数据格式都是固定样式，不能随着我们的一些需要来提取数据，这时同样可以利用EXCEL来提取数据，然后进行汇总、分类、美化。因此在财务数据处理过程中，合理使用EXCEL是不可缺少的。
第3章 详解OFFICE在财务管理中的应用
3.1 OFFICE之WORD在财务管理中的应用
3.1.1 WORD在财务管理中存在的必在性
制作财务报告少不了要用文字编辑软件，市面上有很多文字编辑软件，比如WPS OFFICE、UltraEdit等等，这里我主要分析WPS VS OFFICE，必竟这两款软件使用面比较广。单从实用够用来讲WPS是可以的。但WPS及后续版本BUG不少，在使用过程中遇到的一些问题，如：1.关于符号排版，在压缩格式下，前置的和特定词语中的就不及WORD好看；2.在图文排版，尤其是在压缩情况下最右边的一个汉字有时会超出，而有时又会空出半格来；3.时也会出现一行中最右边5、6个汉字稀稀拉拉的。4.在打开低版本可兼容格式的文件时，对字体重新格式，打开文字工具条上的字体，就会出现非法操作，但打开菜单上的字体或右击鼠标时就不会。可见WPS的稳定性不怎么好，而WORD不仅在这方面超越WPS，更重要的是WORD的普遍性非常大，毕竟WORD是随着微软系统同时存在的。
3.1.2、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，WORD中虽然为“修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在每次修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在WORD中“版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个WORD文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好一个WORD文件后，首先选择一下“文件”—“版本”—“现在保存”,再在备注里面输入修改人和审及其它需要信息，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个财务报告的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。如图3.1.2.1所示：
图3.1.1.1
3.1.3、使用WORD样式提高编写财务报告的效率以及美化财务报告
在编排财务报告的时候，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使所有报告格式一直保持一致。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。
样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。
如果要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。例如，标题2 样式最初为“四号、宋体、两端对齐、 加粗”，如果希望标题2 样式为“三号、隶书、居中、常规”， 此时不必重新定义标题2 的每一个实例，只需改变标题2 样式的属性就可以了。可见WORD样式在编排财务报告时具有以下好处：
1.可以使财务报告的格式更容易统一。
2.可以构筑大纲，使文档更有条理，和修改更简单。 3.可以用来生成目录。
3.1.4 财务报告中页码打印的应用
在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将1.3.5.7.9页码先编在右侧，先打这几页，然后再对反面的2.4.6.8.10页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页码就自然对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用
“插入-页码-对齐方式-页码-内侧”功能后（如图3.1.4.1），只要在打印界面上先打1.3.5.7.9页，然后将纸反过来再打2.4.6.8.10页，这样处理后页码自然对齐了。
图3.1.4.1
3.1.5 标题行重复功能的应用
在制作工程决算审计表中难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用EXCEL表格功能，难以实现满页打印，并且不便于增加和删除行。如果你用一下Word中的“表格——标题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击“表格”——“重复标题行”就完成了。 3.1.6 插入对象的应用
我们要将编写财务报告所需要的附表等Excel表格文件整合到一个WORD中，这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理，不必在打印好财务报告后再到电脑中去查找所打印文件对应的EXCEL附件。方法：光标移至己打开的WORD文件的最后，打开“插入”——“对象”——“由文件创建”，在“文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件，然后在“显示为图标”上打勾就行了(如图3.1.6.1)。这时文档中出现了一个图标，双击即打开了该EXCEL附件，此文件己成为WORD文件的附件，保存了WORD文件即保存了EXCEL文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会将Excel文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复Excel文件图标。