查看信息无误后,点击[凭证导出],即可弹出用友通凭证界面,如下:
检查无误后,点击保存。退出后即可将用友中生成的凭证号回写到时空业务系统中,完成凭证的生成和提取数据的回写。
? 与传统的数据接口相比,本方案提供的接口优势还在于财务人员在选择单据后,生
成的记账凭证直接存储到用友财务通内。省去了通过数据接口生成凭证后,再需要财务人员通过财务软件中导入所生成的凭证的步骤。大大提升了财务人员进行业务处理的效率,尤其是在业务量大,凭证记录生成较多的情况下,这种优势更加明显。 凭证生成后,会在默认位置下生成XML文件,记录最后一次导出的凭证信息,方便核对。
5.4 方案详述
依据医药流通行业实际业务运作情况,时空-用友业务财务一体化解决方案以财务核算为主轴,业务管理为导向,根据信息流、资金流、物流的运转实际,切实帮助企业应对市场变化,实现可持续发展经营。
时空-用友业务财务一体化解决方案主要包括时空业务系统和用友财务通两大组成部
分,时空业务系统包含:进销存管理(采购管理、销售管理、库存管理)、GSP管理,以及涉及供、销、存、人、财、物等规范管理的相关模块;用友财务通包含:总账管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析功能,和核算功能模块;帮助企业实现对业务、财务的全程监管与信息共享。
5.4.1 采购业务
医药流通企业,为了降低采购成本,提高采购效率,就需要对采购业务的各个环节进行梳理,一方面通过优化采购流程,提高采购效率,快速响应市场,满足客户的需求,一方面通过管理监控采购业务关键点,防止采购过程中的跑冒低漏现象。
采购业务中密切关注的问题:供应商资质、信用、合理采购价格、合理采购量、库存量、首营管理等。
整个采购业务处理,包括了订单、到货、验收、入库、收到发票、结算、付款的业务过程,涉及商品的转移、票据的传递、款项的划拨等物流、信息流、资金流的流转过程,并且根据企业岗位职能的划分,将会涉及到不同部门、不同岗位、不同人员等,因此信息传递的及时、准确将直接影响到业务的处理效率和准确,至关重要。
本方案将以普通的采购业务进行介绍,流程如下:
采购业务流程采购采购采购计划订单下达,供应商配送合格退货凭证进销存、往来制单采购订单采购开票数据接口库存库存到货GSP验收入库不合格商品帐记账、汇总财务财务往来帐财务报表银行帐财务分析
采购部根据各分支机构的请货行为,综合考虑总库存以及销售预测等信息,生成缺货计划,采购部门根据缺货计划,选择相应的供应商,直接生成采购计划,然后下达采购订单。
采购订单下达后,到货后经过开票、GSP验收、入库等环节完成采购业务。采购订单的生成,既可以根据采购计划自动生成,也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。
到货开票根据采购订单生成,到货开票的内容可以根据实际到货的内容进行修改;到货开票也可以不通过采购订单,直接维护生成。
GSP验收单直接提取到货单生成,质量检验人员仅维护到货商品的批号、效期、质量状况等内容。
入库单根据通过GSP验收的到货单据生成。对于没有订单的到货情况,既可以通过一步入库的方式办理入库,也可以通知采购部门补办订货单据,然后提取采购订单或到货单据生成。
对于到货数量与订单不符的情况,可以根据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量,通常情况下可以按照实际收货数量验收入库,对于缺少的部分,既可以要求供应商补货,完成订单,也可以直接结案,不要求供应商补货;对于到货数量大于订单数量的情况,如果供应部门同意接收,就可以办理入库,不同意接收,就只能按订单的数量接收,多余部分办理拒收。
时空CCERP系统可以根据用户的具体要求以及GSP管理规范,利用平台工具对业务流程进行设置和修改,建立适合企业个性化需求的业务流程。
采购业务流程中,可以根据用友财务通系统需要的数据和数据格式,通过专用数据接口自动生成相应的数据文件,直接导入到用友财务通系统内,生成凭证,进行财务处理。
为了实现对采购业务的管理和监控,可以通过多种种方式实现,既可以在采购计划、订单、到货开票、结算等业务节点增加审核环节,通过人工监控采购业务,防止漏洞;也可以通过在系统中设置监控点,自动监控;或者,通过人机结合的方式管理和监控采购业务。
5.4.2 销售业务
由于信息技术的飞速发展,信息的传递速度越来越快,也越来越透明,地域间、企业间的信息壁垒将逐渐被打破,以往低进高出的销售业务模式也将逐步改变,由原来的赚取差价向为上游供应商和下游客户提供服务转变,具体的销售业务也向快批、快配等注重服务的经营模式发展。企业为了更好的为下游客户和上游供应商提供优质的服务,增强企业的竞争力,
就需要利用信息技术优化企业的业务流程,提高业务处理效率,快速、准确地对客户的订单给予承诺,并对订单迅速的做出反应,快速、准确地完成销售开票、结算、GSP复核、商品出库等交易过程以及配送业务,提高客户的满意度和维护客户的忠诚度。
销售业务中密切关注的问题:客户资料管理、价格管理、结算管理、客户资信和信誉管理、促销管理、会员管理等。
为了帮助批发企业优化销售业务流程、满足GSP管理的要求,时空CCERP系统设计了对客户管理、价格管理、销售出库、销售退回、销售退补价、销售结算等业务的管理,企业在具体应用时,可以根据CCERP系统提供的平台工具进行流程和具体功能的增、删、改调整,以满足企业个性化的需要。
? 客户管理
1) 建立客户信用评估体系,对客户的资信进行跟踪管理。客户信用评估体系可以根据
客户的规模,历史采购、回款记录,进行定性和定量的分析,确定客户的资信等级和销售政策;
2) 系统对存在资质问题的客户进行提示,并且可以在销售开票环节进行提示和拦截,
并把信息传递给相关的部门;
3) 在开票环节显示客户的类别、协议销量、二级分销客户、可用额度等综合信息,把
客户的资料和销售政策提供给销售开票人员,避免人工记忆产生的差错; 4) 把客户的经营范围和商品的品类相关联和对应,防止超范围经营;
5) 对于超过信誉额度、超范围经营的客户,在开票环节进行提示或者拦截,避免由于
客户信誉超过限额而给企业带来损失。 ? 销售业务
销售业务流程否否销售销售订单审核通过是销售开票审核通过是出库结算分拣仓库销售出库是复核通过GSP出库复核退货数据接口退货入库商品帐记账、汇总凭证财务进销存、往来制单往来帐财务报表银行帐财务分析
销售业务人员与客户进行洽谈和交互,签订销售订单(电话、传真、完善订单等),销售订单审核不通过,返回,对订单进行修改、删除等操作;订单审核通过,确定客户提货或者发货后,进行销售出库开票。出库开票单审核如果不通过,对出库开票单进行相应的修改和删除;出库开票单审核通过后,结算员盖章确认出库结算,库房根据盖章的出库单据进行商品分拣、装箱等作业,质量检验人员对出库的商品进行出库质量复核,复核通过后,生成出库单。
销售业务流程中,可以根据用友财务通系统需要的数据和数据格式,通过专用数据接口自动生成相应的数据文件,直接导入到用友财务通系统内,生成凭证,进行财务处理。
可以根据实际应用需要,对业务流程进行个性化的定制,增加或者删减业务环节和相应的应用功能。例如,为了提高效率和管理控制的双重需要,在正常的销售政策和售价范围内,系统可以不添加人工审核环节,对于超出正常销售政策的销售行为,在销售开票环节通过系统提示或者拦截进行控制,然后再由具有相应权限的人员进行审批,才能开票销售;为了提高销售出库效率,可以在结算环节完成后,即针对订单中的商品所在的货位或者架位下达分拣作业指令,增加分拣效率,提高商品出库速度。通过企业实际业务制定个性化的业务流程,提高订单处理、结算、商品出库的工作效率,一方面可以提高企业的商品周转速度和资金的利用率,一方面可以增加客户的满意度,提高客户的忠诚度。
? 价格、数量管理