SQQZ/XX-XX-XXX-XXXX 文件编制的年代号(2010、2011、?) 按部门编制的文件顺序号(001、002、?)
职能部门代号(拼音缩写二位) 文件类别代码(拼音缩写二位)
公司代码
5.1.4 表卡编号规则
SQQZ—XX—I/II—X—XXX 序号（001.002.…）
1.原始凭证、单据类2.表格类3.统计台账
I.系统记录 II.内部记录 部门代码(拼音缩写)
公司代码
5.1.5职能部门代号规定：
综合管理部 ZG 技术部 JS 生产采购部 SC 营销部 YX 计划财务部 JC 质量部 ZL 5.1.6文件类别代码规定：
产品图纸 CT 设计资料 SZ 工艺规程 GG 检验标准 JB
工装 GZ 其他 QT
5.1.7 文件的版本规定（包括表卡格式的版本） ①首版文体的版本为A版。
②同一版本的文件，若已经修订三次，或一次修订的内容牵涉到三页（含三页）以上的文件时，需更换版本，文件版本换为B版，依次类推。
5.2 文件的结构
5.2.1 质量保证体系手册 按规范所要求的条款的排列顺序，编订各章节及内容项目，并明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件和作业指导书。
5.2.2 质量保证体系程序文件 程序文件格式分八个部分： 1）目的
2）适用范围 3）职责 4）定义
5）作业程序 6）引用文件 7）使用表卡
5.2.3 作业指导书 作业指导书由相关职能部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，便于阅读、理解和使用。
5.3 文件的制定、修订和废止 5.3.1 文件的制定
根据任务或工作的需要，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后，由相关编写人员依照文件标准格式，编写文件内容，编写完后连同《文件制定/修订/废止申请表》一并送主管领导审核和批准后报综合管理部编号发布。
5.3.2 文件的修订
① 文件需修订时，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》，经部门负责人核准后，由原编制部门依照申请表的内容，对文件进行修改，审批及发布权限同原文件审批及发布权限。
② 修订内容以程序文件的首页更改记录显示。在修订时新的首页和新的修订页按原文件的《文件分发/收回记录表》下发，并收回替换的页面。
5.3.3 文件的废止
① 文件需要废止时，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后，由原制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将《文件制定/修订/废止申请表》送权责主管审核和批准，并交综合管理部进行收回及废止作业。
②技术文件按《图样与技术资料管理程序》的规定执行。 ③文件废止后的原文件编号不再使用。 5.4 文件的分发和收回
5.4.1 经批准发行的文件，综合管理部依照文件所需部门打印适当的份数，每一份首页均加盖“受控文件”印章后，分发各使用部门，文件使用部门和负责人或指定人员在《文件分发/收回记录表》上签收。
5.4.2 各部门建立《部门使用文件清单》，综合管理部建立《文件管理总清单》，以确保文件的管理、查阅与受控。
5.4.3 文件在修订或废止时，综合管理部负责收回相关的旧版或废止文件。对收回的失效文件，应按发放的数量检查回收数量及内容的完整性，并在《文件分发/收回记录表》上签收。
5.5 文件的存档和销毁 5.5.1 文件的存档
① 发布文件的原稿（正本）均由文件归口部门存档。
② 文件归口部门中保存每一种文件的最新版本和前一版本，前一版本的每一页的正面加盖黑色“作废文件”印章。
③ 各部门的表单由相关部门按规定的保存期限存档。 5.5.2 文件的销毁
文件归口部门对收回的失效文件予以销毁，或每页加盖黑色“作废文件”印章后隔离保存。超出有效期限的表单和记录由各保存单位自行销毁。
5.6 文件的管理
5.6.1 现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门集中保管。
5.6.3 各文件使用部门的文件档案管理需纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确运行。
5.6.4 各文件以纸面文字形式分发，在文件批准发布后，电脑资料存入公司网络归口部门指定的文件夹，并设置限制使用的等级。在文件修订时，电脑资料由归口部门的文件夹发回原制定单位，进行修订。修订完成后，再重新存入指定文件夹。
5.7 文件运行
文件运行过程中，各使用部门及时进行必要的检查和考评，发现问题及时反馈，以便及时修订和完善。
5.8外来文件的管理
各部门收到本单位以外（包括与其管理、技术工作有关的政策、法律法规、标准等）后，须识别其适用性和重要性，对适用放重要的外来文件应建立《外来文件清单》，控制其分发，并跟踪其修订状态：
a)重要文件应报公司主管批示，同时填写《文件发放台帐》，向相关部门转发。 b)一般文件由部门主管批示，同时填写《文件发放台帐》，向相关部门转发或处理。 5.9 电子版文件的管理
5.9.1电子文档的管理按《OA系统收发流程》进行审批，发送和归档。 5.9.2所有的电子文档均应备份，按规定的期限保存，防止丢失和泄密。 6、引用文件 无
7、使用表单及保存年限
7.1 《文件制定/修订/废止申请表》 保存期三年 7.2 《文件管理总清单》 保存期三年 7.3 《文件资料分发/收回记录表》 保存期三年 7.4 《部门使用文件清单》 保存期三年
3.1.2查验是否建立了外来文件的相关规定，外来文件是否是有效版本。是有效版本，并建立了有关规定的，评审记录填写“经查，已建立外来文件的相关管理规定（见文件控制程序xxx章节），使用的均为有效版本”；否则，填写缺陷的表现。外来文件包括上级的文件、法规、安全技术规范、标准等。
3.1.3查验相关部门使用的受控文件是否是有效版本，如果是，评审记录填写“经查，相关部门使用的受控文件是有效版本”；否则，填写缺陷的表现。
3.1.4查验文件控制程序中是否对编制、会签、收集、修改等进行了规定，主要查实际执行情况。符合要求制定规定的，评审记录填写“经查，制定了相应规定（见文件控制程序xxx章节），并已执行”；否则，填写缺陷的表现，如“经查，制定了相应规定，但实际工作中未执行”。
3.1.5查验文件的保管方式、方法、时限的规定，主要查实际执行情况。符合要求的，评审记录填写“经查，制定了相应规定（见文件控制程序xxx章节），并已执行”；否则，填写缺陷的表现。
3.2.1查验记录的填写、收集、归档等是否有相应规定，主要查实际执行情况，抽查存档的记录。如果符合要求，评审记录填写“经查，制定了相应规定（见记录控制程序xxx章节），并已执行”；否则，填写缺陷的表现。
某单位记录控制程序示例
1： 目的：
对质量保证体系所要求的记录予以控制。 2： 适用范围：
适用于为证明产品符合要求和质量保证体系有效运行的记录。 3： 职责：
3.1： 办公室负责监督管理各部门的质量记录。
3.2： 各部门负责人负责编制本部门质量记录,质保工程师批准。 4： 工作程序： 4.1、记录的编制和审批
4.1.1各部门的质量记录样式，由各部门组织编制，部门负责人审核，质保工程师批准。 4.1.2编制完成的质量记录样式由办公室统一编号，并登记在《质量记录控制一览表》中。 4.2、记录的编号
4.2.1所有记录按《文件控制程序》4.3的规定进行编号。
4.2.2对机械施工记录，应逐台建档，按施工项目、合同和年份分类，建立档案。 4.3、记录的填写
4.3.1记录填写要求及时、准确、真实，不得虚假，严禁填写无依据的数据。 4.3.2记录填写要求清晰、不得随意涂改、变动。
4.3.3记录填写内容要求完整、不得有漏项、空项，须用不退色水笔填写。 4.3.4记录填写时，记录人员应签名，并注明日期。
4.3.5如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，并在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上姓名。
4.3.6记录中如涉及计量单位时应采用法定计量单位。 4.4、记录的保管
4.4.1、质量记录在移交前由责任部门负责保管，移交后由办公室负责保管,质量记录的保管应做到防雨、防水、防火、防潮、防蛀、防霉、防虫、防鼠、防丢失等九防要求。 4.4.2、办公室负责质量记录的保存，所有质量记录应分类保存，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录应保持清洁，字迹清晰。
4.4.3、采用其它媒介的质量记录，也应有相应的储存条件，必要时应进行备份。 4.4.4、记录保存期限：
（1）质量管理工作见证资料保存五年； （2）维保技术档案保存至维保合同中止后二年； （3）安装技术档案永久保存；
（4）仪器设备定期检定资料：不少于五个计量周期； （5）仪器设备档案至该台设备报废。 4.5、记录的查阅和借阅
4.5.1应经办公室负责人同意，在记录保管场所查阅，阅后应立即归还保管人员。 4.5.2需借阅和复印记录时，应填写《文件借阅、复制记录》，说明借阅、复制的名称、数量和原因。归还时应注明归还日期。
4.5.3如果合同有特殊要求时，相关部门有责任按合同要求向用户提供记录的复印件，但公司应留原件。 4.6、外来记录的控制
4.6.1备品备件的质量证明资料由市场开发部负责管理。